С появлением Mirapolis HCM продолжительность обучения в Группе компаний «СиЭс Медика» сократилась с трехдневного тренинга до двухчасового вебинара. Компания получила мощный инструмент для управления обучением более 1300 сотрудников и партнеров, автоматизации оценки и развития компетенций. Мы пообщались с Наталией Савенковой, специалистом по обучению персонала Группы компаний «СиЭс Медика», и узнали, как система управления талантами объединила всех сотрудников из регионов, ускорила обучение и как компания использовала локдаун для повышения профессиональной подготовки.
Группа компаний «СиЭс Медика» — производитель и дистрибьютор высокотехнологичной медицинской техники, эксклюзивно представляет в России японский бренд OMRON, под которым реализует тонометры, небулайзеры, термометры, миостимуляторы, мониторы активности, жироанализаторы и весы. По России продукцию CS Medica и OMRON представляют 68 дилеров в 80 городах и в более чем в 43 000 аптек.
В Группе компаний «СиЭс Медика» обучают всех сотрудников компании, включая руководителей, менеджеров, торговых представителей — всего более 700 человек плюс 600 партнеров. Они проходят вводные тренинги, обновляют знания о продуктах и техниках продаж, учатся отрабатывать возражения по ассортименту.
Ранее мы обучали через очные тренинги и корпоративный портал. Трехдневные тренинги на выезде забирали много ресурсов и времени, не все дилеры могли привлекать тренеров со стороны. Доступ к документам на корпоративном портале ограничен для сотрудников официальных дилеров продукции OMRON и CS Medica, потому сотрудники на местах с опозданием получали информацию о новых продуктах.
Наталия Савенкова, специалист по обучению персонала Группы компаний «СиЭс Медика»
Переход на Mirapolis HCM помог с нуля выстроить обучение в московском офисе, а затем подключить официальных дилеров продукции OMRON и CS Medica и партнеров. Сейчас с помощью системы мы управляем обучением, оценкой и развитием компетенций, составляем индивидуальные планы развития (ИПР).
В 2020 году она помогла сохранить рабочие места торговым и медицинским представителям, которые не могли осуществлять визиты. Освободившееся время мы использовали для их обучения: собрали экспертизу и провели онлайн-конференцию, на которой отработали возражения по большинству продуктов.
Как выбирали решение
Мы хотели создать единую базу знаний для сотрудников, официальных дилеров и партнеров Группы компаний «СиЭс Медика» по всей России, искали систему, которую можно адаптировать под задачи бигфармы с большим количеством территориально-распределенных офисов.
Так как мы занимаемся продуктово-навыковым обучением, нам нужна была площадка для онлайн-тренингов — в небольших офисах по всей России, их дорого проводить в очном формате. Также мы планировали автоматизировать адаптацию — до 2018 года сотрудники получали планы развития на бумажном носителе.
Мы выбрали Mirapolis HCM, потому что решение соответствовало следующим критериям:
- Единое решение. Для управления нашими процессами нам был нужен доступ из единого окна и интеграция с необходимыми внутренними системами (SharePoint, Битрикс24, 1C).
- Развитие системы. Мы искали продукт, который бы в перспективе позволил перевести все HR-процессы в цифровой формат. Вначале мы использовали только обучение, потом оцифровали оценку компетенций, затем автоматизировали адаптацию.
- Широкий функционал. Система позволяет решать любые задачи обучения, оценки знаний и адаптации сотрудников, автоматизирует оценку и развитие компетенций.
- Гибкие настройки. Мы управляем обучением и оценкой в Группе компаний, и система должна была подстраиваться под наши процессы, например, в вопросах назначения ролей и отчётов.
Как мы развиваем и оцениваем компетенции сотрудников
Mirapolis HCM — платформа, которая объединяет все этапы обучения и оценки Группы компаний «СиЭс Медика». Сначала мы собираем обратную связь от руководителей и топ-менеджеров. Одни программы утверждаем после обсуждения, другие согласовываем сразу, например, для сотрудников кадрового отдела и IT-специалистов. Далее составляем план обучения на основе информации, предложенной нашими менеджерами, или кейсов из открытых источников и реализуем программу обучения.
Обучаем
Мы используем курсы по продуктам и СМК (Системе менеджмента качества), welcome-курс, охране труда и пожарной безопасности, электронные книги, записи вебинаров.
В Mirapolis HCM есть все необходимое для работы каждого сотрудника и внешнего партнера, которые причастны к реализации продукции CS Medica и OMRON. Курсы по одной линейке продукции с учетом тестирования длятся 20-25 минут — мы приблизили их к формату microlearning.
Региональные дилеры могут ограничиваться базовым объемом знаний или давать сотрудникам дополнительные материалы, в том числе очно. Всеми электронными материалами можно пользоваться с десктопов и мобильных устройств — это удобно тем, кто редко бывает в офисе и много времени проводит в разъездах. Доступ к продуктовому курсу или другой полезной информации предоставляется сразу после его появления в системе обучения Mirapolis. Чтобы не пропустить новые материалы по интересующей теме, сотрудник может подписаться на уведомления.
В процессе адаптации все сотрудники онлайн изучают материалы по СМК. Мы регулярно проводим аудит на соответствие стандартам СМК и используем Mirapolis HCM, чтобы устранять замечания.
Мы выяснили, что сотрудники неправильно понимают маркировку на упаковке товаров. Чтобы не возникало проблем с хранением, погрузкой и транспортировкой, мы подготовили обучающие материалы и организовали в системе обучения тестирование на знание условных обозначений.
Мы оцифровали планы адаптации для 11 должностей, тем самым автоматизировав процесс.
Тренингам отведена особая роль — на них мы отрабатываем новые навыки, учим работать с возражениями на примере популярных продуктов. Сотрудники приходят к единому пониманию стандарта презентации товаров и точно знают, как их продавать. Обучать этому — наша главная цель.
Для многих задач мы используем смешанное обучение, комбинируя инструменты онлайн и офлайн. Например, департамент маркетинга ежеквартально разрабатывает цифровое руководство для торговых и медицинских представителей. Там приведены ключевые сообщения по продуктам, которые нужно активно продавать в ближайшем квартале. Их сотрудники отрабатывают в диалоговом тренажере в Mirapolis HCM, а затем разбирают с экспертами на вебинарах и онлайн-конференциях в малых группах на встроенной вебинарной платформе. В прошлом году мы провели 20 таких онлайн-тренингов, в которых приняли участие 143 сотрудника.
Также мы вывели на новый уровень партнерское обучение. Раньше оно проводилось в формате очных тренингов, эффективность которых сложно оценивать. Сейчас все процессы организованы через систему Mirapolis HCM. Если в прошлом году в ней зарегистрировались 223 партнера, то в этом – 837. Мы вовлекаем партнеров в обучение. В последний раз выбрали самых активных провизоров, которые успешно прошли тестирование после участия в вебинарах, и отправили им фирменные зубные щетки CS Medica.
Оцениваем и разрабатываем ИПР
С 2017 года мы ежегодно оцениваем всех сотрудников, которые работают с клиентами: менеджеров, торговых и медицинских представителей, специалистов сервисного центра. Процесс организован полностью в дистанционном формате с помощью Mirapolis HCM. Раз в два года оценку проходят руководители мидл уровня и региональные управляющие. На примере вторых нам важно показать вовлеченность в процесс самообразования и важность обучения для младшего персонала.
Мы разработали набор универсальных корпоративных компетенций для менеджерского состава и будем вовлекать больше людей в процесс самообучения. Используем классический метод 360, который позволяет увидеть специалиста со всех сторон: как его видят он сам, его коллеги и руководитель. Оцениваются не только hard skills (навыки продаж), но и soft skills (клиентоориентированность, коммуникабельность, ответственность, лояльность).
По итогам сотрудник получает карту развития компетенций, на основе неё формируется ИПР. Он содержит перечень нужных для развития материалов, книги, курсы, рабочие проекты, доступные в Mirapolis HCM или внешних библиотеках, Eduson и Альпина.
За последний год было разработано 50 ИПР для сотрудников. К составлению планов мы подходим индивидуально, руководствуемся итогами оценки и тем, какие компетенции хотим развить – у торговых представителей, специалистов сервисного центра и региональных руководителей они будут разными.
Отслеживаем динамику
Нам помогают автоматические отчеты в Mirapolis HCM. Мы работаем над тем, чтобы сформировать культуру обучения, мотивировать на прохождение курсов для самообразования и повышения hard и soft skills, а также растить амбассадоров бренда внутри Группы компаний.
Все отчеты мы смотрим через Mirapolis HCM и именно из нее управляем обучением и оценкой. Система играет важную связующую роль между разрозненными онлайн-инструментами и очными обучающими мероприятиями.
Результаты и планы
Сейчас мы выстраиваем все процессы вокруг Mirapolis HСM и практически полностью ушли от аналоговых материалов в онлайн и активнее вовлекаем в обучение. Нам удалось самостоятельно выстроить все процессы и сделать курсы практически для всех категорий сотрудников. Мы разработали модели компетенций и ИПР, а для тех, кто работает с клиентами, реализовали смешанное обучение. Кроме этого, у нас получилось перенести СМК в онлайн-формат.
В этом году у нас активно начало развиваться обучение партнеров. По сравнению с прошлым годом в системе зарегистрировалось в 3,5 раза больше человек.
С появлением общедоступных онлайн-инструментов на Mirapolis HCM стало проще получать актуальную информацию о новых продуктах и курсах. Руководители стали обращаться в главный офис с просьбой разработать и выложить новый тест, записать видеоуроки, научить отрабатывать возражения.
Наши сотрудники тепло отзываются о работе в Mirapolis HCM: им нравится иметь доступ к нужной информации, обмениваться мнениями с коллегами на вебинарах, задавать тренерам вопросы о продуктах, разбирать ошибки со специалистами сервисного центра. Это сближает и делает специалистов из разных офисов единой командой.
Наталия Савенкова, специалист по обучению персонала Группы компаний «СиЭс Медика»
Сейчас мы движемся в сторону того, чтобы максимально использовать инструменты Mirapolis HCM, увеличивать охват оцениваемых, стандартизировать больше планов адаптации, увеличивать число ИПР, чтобы реализовать индивидуальный подход.
За прошедший год мы провели 64 вебинара, которые посмотрели 3275 человек. Полностью перевели в онлайн обучение ключевых групп сотрудников без привлечения тренеров со стороны и увеличили количество обучившихся партнеров с 200 до 3000.
Платформа помогла нам с пользой пережить локдаун и прийти в аптечные сети с новыми знаниями о продуктах и умением отрабатывать возражения.