Где вы храните накопленные за годы работы знания вашей компании – на гугл диске, в архивах на сервере или в электронных таблицах? Если так, ответьте еще на пару вопросов. Вы быстро находите там нужный документ? А можете загрузить туда обучающий курс или вебинар? Если нет, тогда эта статья для вас. Мы расскажем, зачем нужна база знаний для бизнеса и как ее создать в Mirapolis LMS.
Зачем нужна база знаний
Бизнес, нацеленный на успешное развитие, не может обойтись без структурированной системы хранения документов, собственных наработок, кейсов и прочих материалов, к которой есть организованный доступ и где каждый быстро находит то, что ищет. Этой системой является база знаний компании. Организовав ее у себя, вы получите:
- Централизованное хранение. Вся важная для сотрудников информация находится в одном месте.
- Оптимизацию бизнес-процессов. Схема отработанных действий фиксируется и попадает в базу знаний. Допустим, менеджеру нужно подготовиться к первой встрече с клиентом. Он открывает в базе знаний папку «переговоры с клиентом» и находит в ней все необходимое: презентационный ролик о продукте, шаблон договора и список вопросов, которые нужно обсудить на первой встрече.
- Непрерывное обучение. За счет использования экспертной информации и готовых курсов сотрудники могут обучаться на рабочем месте.
- Экономию рабочего времени. Ответы на часто задаваемые вопросы по услугам компании или о выпускаемом продукте есть в базе. Не нужно отрывать руководство и коллег от работы.
- Быстрый адаптационный период для новичков. В базе знаний у них есть доступ к необходимой на этот период информации.
Структурированную базу знаний с удобным поиском можно создать в Mirapolis LMS.
Что представляет из себя база знаний в Mirapolis LMS
База знаний – это группа разделов в СДО Mirapolis LMS. Она состоит из медиатеки, новостных лент и учебных мероприятий.
В медиатеке можно хранить все, чем вы наполняете базу: документы, материалы для обучения, презентации, видео – и просматривать их без скачивания.
Новостная лента – это тоже источник знаний о вашей компании и сотрудниках, их достижениях, состоянии дел в отрасли. Информация в лентах помечается тегами, и ее легко найти по интересующей теме.
Учебные мероприятия – вебинары, электронные курсы, тесты и опросы, практические задания, очные обучения и т. п. В учебные мероприятия можно включать элементы медиатеки.
Базой можно управлять. Для этого в системе существуют разные роли. К примеру, администратор СДО может настраивать систему, наполнять медиатеку контентом, давать сотрудникам доступ к определенным материалам. Если у сотрудника есть роль контент-менеджера, он может создавать обучающий контент и назначать его сотрудникам. Преподаватель ведет курс, проверяет задания, ставит оценки. Начальнику подразделения или директору можно подключить панель руководителя, чтобы управлять обучением подчиненных.
Как создать базу в Mirapolis LMS
Шаг 1
Проанализировать потребности сотрудников, основные бизнес-процессы, провести аудит имеющейся документации и информации, чтобы понять, по каким категориям и подкатегориям ее разделить в базе. К примеру, в категории «новому сотруднику» будут находиться правила безопасности в офисе, корпоративная политика и вебинар для стажеров.
Вот как может выглядеть главная страница базы с категориями.
Шаг 2
Отобрать контент. В медиатеку можно загрузить материалы в любом формате: PDF, DOC, XLS, PPT, wiki-статьи, видео, аудио, внешние ссылки, встраиваемый контент с других сайтов.
Можно создавать тесты и загружать готовые обучающие курсы и тесты.
Шаг 3
Сегментировать контент. Чтобы сотрудник быстро нашел информацию, на всем, что вы добавляете в медиатеку, нужно проставить теги. Это делает либо администратор СДО, либо тот, у кого есть возможность загружать материал в медиатеку. Тегами «сделка», «бизнес», «производитель» можно пометить материалы, относящиеся к категории «бизнес В2В». Менеджер вводит в строку поиска продажи В2В, и ему выдается весь контент на эту тему, включая обучающие курсы.
Шаг 4
Чтобы не допустить утечки важной информации и для безопасного хранения интеллектуальной собственности компании, определите права доступа к материалам. Это можно сделать по разным критериям: для просмотра, редактирования, комментариев. Администратор СДО может закрыть доступ к финансовым документам всем сотрудникам, кроме бухгалтерии и руководителя. Может запретить скачивать какие-то документы или открыть групповой доступ сотрудникам иногороднего филиала для комментирования плана продаж.
Накапливайте интеллектуальный капитал и получайте новые знания
Курсы, тесты, вебинары, презентации, видео, текстовые файлы – все обучающие материалы в Mirapolis LMS можно группировать по направлениям обучения, помечая соответствующими тегами, например «продажи», «управление персоналом» и др. Все необходимые для вашего бизнеса курсы сотрудники найдут в базе по соответствующему запросу.
Удобно настроенная навигация позволяет искать материалы по тегам или по разделам, настроить удобный вид выдаваемой информации – списком или таблицей.
Сформируйте курс самостоятельно
В базе знаний Mirapolis LMS есть отличная возможность собрать уникальный обучающий курс из имеющихся экспертных материалов. Включите в него вики-статьи, тесты, видео и презентации – главная их ценность в том, что они могут быть созданы специалистами высокой квалификации вашей компании, которые накопили достаточно бесценного опыта и готовы поделиться им с коллегами. Это экономит бюджет и сохраняет знания в компании.
Создайте свою википедию
Пусть эксперты поделятся своим мнением, расскажут, с какими ошибками сталкивались, и посоветуют начинающим, как их избежать. Для этого достаточно зайти в раздел вики-статьи, написать статью и поставить теги. Эти знания останутся у вас и после ухода сотрудников.
Хотите генерировать идеи? Все на форум!
Корпоративная база знаний пополняется не только за счет готового контента. Общаясь на форуме и в блоге, сотрудники делятся знаниями и опытом. Можно создать тематическое сообщество и делиться в нем профессиональными секретами или лайфхаками.
Не пропустите того, чего ждете
Если вам нужно быть в курсе изменений в бухгалтерских нормативах компании или в технических регламентах ИТ-разработчиков или вы хотите изучить технический английский, подпишитесь в базе знаний на интересующую тему или направление обучения. И как только в нужных документах появятся обновления или в медиатеку зальют ожидаемый курс, вы получите уведомление на почту.
Не загружайте новый, а просто обновите версию
Если обновляется, к примеру, один из финансовых нормативов, администратору не нужно каждый раз подгружать новый файл, он открывает в медиатеке норматив и вносит изменения. Все заинтересованные в этом сотрудники получают на почту уведомление.
Это не архив – это управляемая база
Управление базой знаний не ограничивается ее единоразовым наполнением. Это живой организм, он растет и развивается вместе с вашей компанией. У вас появляются новые подразделения – в базе новые документы. Сотрудникам нужно овладеть новыми навыками – в базе появляются обучающие программы. Обновляйте и корректируйте свою базу знаний – для этого есть все возможности.
База знаний Mirapolis LMS – простой и удобный инструмент. С его помощью вы создадите базу знаний своей компании с быстрым доступом к документам и обучающим курсам.