Неудачный опыт работы с предыдущей системой дистанционного обучения не остановил «Орматек» – компания смогла выстроить процесс адаптации так, что он помогает удерживать новичков и растить из них профессионалов.
Компания «Орматек» пережила неудачный опыт с предыдущей системой дистанционного обучения, но решила начать все с нуля — крупному мебельному ритейлеру с магазинами по всей России и в ближнем зарубежье по-прежнему требовалось регулярно адаптировать и обучать сотни сотрудников с учетом специфики местных рынков. О том, как компания структурировала большой объем материалов по продуктовому обучению в онлайн и автоматизировала процесс адаптации сотрудников на платформе Mirapolis, рассказывает Маргарита Баринова, руководитель отдела подбора и адаптации компании «Орматек».
Как мы выбирали решение для обучения и адаптации
«Орматек» — ключевой игрок российского мебельного рынка с 600+ точек и 5000 сотрудников в 17 странах. Впервые мы задумались об онлайн-обучении и адаптации сотрудников в период 2017–2018 годов. Нашли подрядчика-стартап, начали работать, но в один день он прекратил свое существование, а специалист, который занимался разработкой онлайн-платформы, заблокировал доступ к серверам со всей информацией, которая там была.
Мы начали искать платформу заново и нашли два решения, которые работают из одного интерфейса — Mirapolis LMS и Mirapolis Onboarding. Наш выбор определили:
- Функциональность и развитие системы. Возможность обучения Mirapolis дополнял продуманным до деталей модулем адаптации и возможностью масштабирования системы, а нам требовалось решение, которое мы смогли бы развивать, подключая дополнительные блоки и формируя единую экосистему.
- Надежность. Мы не хотели повторения истории с потерей доступа к обучающей платформе, потому искали поставщика решений с минимальными рисками и разместили корпоративный университет в облаке.
- Адаптация под компанию. У нас достаточно сложная региональная структура, и нам было важно, чтобы решение отражало наши внутренние процессы: иерархию, филиалы с их особенностями. Например, нам требовались кастомные отчеты – с фильтрами по регионам, для розницы и оптового направления, для сотрудников и дилеров.
- Работа с вендором из РФ без посредников. Мы хотели коммуницировать с командами разработчиков и поддержки напрямую.
- Опыт интеграции. Нам необходимо интегрировать данные из 1С и собственной системы документооборота, а также работать с дилерской ERP.
- Удобство администрирования и дружелюбный интерфейс для пользователей. Мы не могли тратить много времени на изучение новой системы, поэтому она должна была быть максимально понятной и простой в использовании.
- Стоимость. Учитывая функциональность и потенциал для роста, которые мы получали, решение Mirapolis было выгодным для нас.
Всё необходимое в одной системе
Мы работаем с системой электронного документооборота «Проджект Менеджер» собственной разработки. В ней отображается:
- управленческая структура, связи между сотрудниками и их зоны ответственности;
- задания и процессы взаимодействия между подразделениями.
Все данные по новым сотрудникам выгружаются в систему из 1С раз в сутки.
Прямая интеграция с Mirapolis позволила воссоздать в СДО структуру компании без потери данных и полностью автоматизировать передачу информации. После добавления в «Проджект Менеджер» новые сотрудники подтягиваются в Mirapolis и занимают правильное место в иерархии.
Недавно стартовал второй этап внедрения системы обучения и адаптации сотрудников компании «Орматек». Мы реализовываем обратную интеграцию, чтобы данные автоматически передавались из Mirapolis в «Проджект Менеджер», и подключаем дилеров, которые используют аналог нашей системы. У них другие взаимосвязи с компанией, соответственно, и данные по ним подгружаются тоже другие.
Как при выборе, так и при внедрении и использовании, Mirapolis быстро реагировал на наши запросы и помогал формировать ТЗ и решения под наши нужды.
Как мы выстроили и автоматизировали процесс адаптации
У нас крупная розничная сеть и, соответственно, сложный процесс адаптации, который мы бы хотели автоматизировать. Сотруднику необходимо изучить большое количество внутренних регламентов и весь ассортимент его точки, чтобы держать продажи на уровне.
Наша задача – как можно быстрее вывести его на полную производительность и помочь успешно пройти испытательный срок.
Маргарита Баринова:
Структурировать процессы адаптации мы начали осенью 2020 года. Мы выстроили общую систему и разработали универсальный план адаптации для ключевых категорий сотрудников. В будущем мы сможем масштабировать его на другие должности в Центральном регионе, Сибири, на Урале, в южных областях – всего планируем охватить около 1500 сотрудников.
Адаптацией занимаются менеджеры по подбору персонала. Они составляют план адаптации и модерируют процесс его реализации – помогают сотруднику сделать первые шаги в компании и подобрать материалы для обучения его руководителю.
Менеджер по подбору персонала также выступает в роли куратора – отслеживает, успевают ли сотрудники проходить этапы адаптации, собирает обратную связь и в целом контролирует, всем ли все всем понятно. Такой подход позволяет нам обучать планомерно, а не хаотично, как было раньше.
Адаптация на примере продавцов-консультантов
Когда сотрудник попадает в Mirapolis, он видит всю необходимую для начала работы информацию:
- что необходимо сделать до конца испытательного срока;
- какие материалы изучить;
- задачи на определенные временные промежутки: неделю, месяц. Это помогает распределить свое время и силы и выстроить гибкую систему контроля;
- коллег, к которым можно быстро обратиться за помощью.
К новичку прикрепляют наставника (обычно это его руководитель) и модератора/куратора (менеджер по подбору персонала), а затем назначают план адаптации.
В течение первых двух недель сотрудник ежедневно изучает в СДО материалы по четырем темам: продукция, операционная деятельность, продажи и внутренние стандарты. Каждый день он получает небольшую порцию информации, которую может запомнить и не тратить на это слишком много времени.
В систему уже загружены все необходимые документы и ответы на самые частые вопросы. Если возникают какие-то трудности, сотрудник всегда может обратиться к своему руководителю, который указан в Mirapolis, или любому другому коллеге.
Куратор получает сводный отчет по прохождению адаптации и может оценить, насколько успешно она проходит и вмешаться, если этого требует ситуация. Также он оперативно получает обратную связь, если у сотрудника возникают трудности, и может быстро ему помочь.
В ближайшее время мы планируем расширить адаптацию до года. До того, как новый сотрудник станет экспертом, ему нужно будет пройти пять этапов и пять контрольных точек:
- первые две недели;
- с двух недель до месяца;
- с 1 месяца до 3;
- с 3 до полугода;
- с 6 месяцев до года.
Для каждого из этапов будет разработан свой план, включающий определенные товары и регламенты, которые сотрудник должен будет знать к концу установленного периода. Так как вся необходимая информация в Mirapolis уже есть, подразделениям нужно будет только создать типовые задачи с учетом своих особенностей, а после назначать их каждому новому сотруднику.
Маргарита Баринова:
Ранее план адаптации в компании выглядел как файл со ссылками на медиаматериалы для самостоятельного изучения. Это было неудобно, неэффективно и просто пугало новичков — они боялись, что не успеют усвоить довольно много информации на старте. С помощью Mirapolis Onboarding и Mirapolis LMS мы решили эту проблему. Поэтапное изучение материалов полностью автоматизировано: сотруднику автоматически назначаются задачи с небольшим объемом информации, что помогает ему эффективнее и быстрее вливаться в процессы.
Мы получаем не общие цифры по всем магазинам, а видим объективную картину на местах. Это приносит реальную пользу — руководитель розничного направления отслеживает успехи и неудачи, видит влияние результатов адаптации на продажи.
Отчёты по адаптации помогают увидеть, сколько планов адаптации назначено, сколько из них были завершены успешно, сколько находятся в процессе прохождения. Отчеты соответствуют внутренней структуре компании и позволяют группировать данные в так, что видна картина по каждому региону.
Также адаптации в коллективе очень помогают модули дней рождения, опросов: новичок сразу видит, у кого из его коллег день рождения может налаживать контакты, отправляя поздравления в системе или лично. А с помощью опросов мы собираем обратную связь и оперативно вносим изменения в процессы.
Как мы перевели обучение в онлайн
Мы сделали акцент на обучение розничного направления, но в будущем планируем охватить и оптовое. Все без исключения сотрудники проходят welcome-семинар.
Продавцов-консультантов мы обучаем в первую очередь по нашим продуктам. Знакомить их с ассортиментом помогают тренинги и курсы, часть которых мы формируем из материалов медиатеки в Mirapolis LMS, а часть помещаем в систему готовыми. Продуктовое обучение универсальное, его проходят все новые сотрудники. В процессе работы они актуализируют знания, так как товарные позиции регулярно обновляются.
Навыковое обучение требуется реже — например, когда продавец-консультант переходит на должность администратора и ему нужно прокачать управленческие навыки. Это мы делаем на онлайн-тренингах. Для обучения операционной деятельности лучше всего подходят видеоинструкции.
Для каждой задачи у нас свой формат онлайн-обучения. Очным обучением мы также управляем в LMS: тренеры отмечают в системе факт проведения тренинга и указывают количество участников.
«Орматек» – географически распределенная компания, и обучать людей по единым стандартам и одинаково эффективно нужно в регионах, учитывая их территориальную специфику. Mirapolis позволяет учитывать все нюансы и делать прохождение курсов и тестов удобным для продажника на точке: сотрудник может учиться в мобильном приложении.
С помощью геймификации мы мотивируем сотрудников. Те, кто первыми пройдет обязательные курсы, получают денежные призы или продукцию компании. Чтобы создать условия для успешного старта новичкам, welcome-семинар будет трансформирован в полноценный welcome-курс.
Контроль знаний
Для контроля в финале адаптации и при промежуточной проверке знаний мы используем тесты, которые собираем в «Конструкторе тестов» Mirapolis LMS. Мы хотим формировать рейтинги самых обученных и самых необученных, а также и добавлять в ежемесячные тесты случайные вопросы из разных областей знаний – в Mirapolis можно это реализовать в модуле геймификации. В отчётах по обучению мы смотрим, кто обучался и с какими результатами закончил курс.
Результаты и планы
С помощью решения для автоматизации адаптации и системы дистанционного обучения мы адаптируем и обучаем ключевых сотрудников, которые приносят основную прибыль, в более чем 600 торговых точках по единому стандарту. Новички быстрее и легче усваивают информацию.
Уже на старте у них растет лояльность к компании, потому что адаптация и обучение выстроены максимально удобно:
- можно учиться на рабочем месте с мобильного телефона;
- сразу видно, какие задачи нужно выполнить и когда, к кому обратиться за помощью;
- обучение нескучное и удобное: геймификация увлекает, а небольшие порции информации не создают дополнительный стресс;
- в системе видна вся информация о коллегах, поэтому в коллектив влиться намного проще.
Маргарита Баринова:
Мы можем отслеживать прогресс каждого сотрудника, чтобы вовремя корректировать пробелы в знаниях и помогать успешно завершить адаптацию. Уже есть отработанные практики, которые будем масштабировать на всю сеть магазинов компании «Орматек».
Мы поставили себе цель максимально перевести в дистанционный формат все обучение и полностью — продуктовое, чтобы сотрудники смогли обучаться с комфортом, в удобное для них время и с любого устройства. Хотя некоторые навыки лучше отрабатывать только очно с тренером, мы уверены, что теоретическую базу для них можно полностью разместить на платформе Mirapolis.