Компания «Орматек» пережила неудачный опыт с предыдущей системой дистанционного обучения, но решила начать все с нуля — крупному мебельному ритейлеру с магазинами по всей России и в ближнем зарубежье по-прежнему требовалось регулярно адаптировать и обучать сотни сотрудников с учетом специфики местных рынков. О том, как компания структурировала обучение в онлайн, автоматизировала процесс адаптации сотрудников, внедрила геймификацию и элементы корпоративного портала на платформе Mirapolis, рассказывают Маргарита Баринова, HRBP «Орматек» и Юлия Шкляева, руководитель отдела обучения «Орматек».
Как мы выбирали решение для обучения и адаптации
«Орматек» — ключевой игрок российского мебельного рынка с 600+ точек и 5000 сотрудников в 17 странах. Впервые мы задумались об онлайн-обучении и адаптации сотрудников в период 2017–2018 годов. Нашли подрядчика-стартап, начали работать, но в один день он прекратил свое существование, а специалист, который занимался разработкой онлайн-платформы, заблокировал доступ к серверам со всей информацией, которая там была.
Мы начали искать платформу заново и нашли два решения, которые работают из одного интерфейса — Mirapolis LMS и Mirapolis Onboarding. Наш выбор определили:
- Функциональность и развитие системы. Возможность обучения Mirapolis дополнял продуманным до деталей модулем адаптации и возможностью масштабирования системы, а нам требовалось решение, которое мы смогли бы развивать, подключая дополнительные блоки и формируя единую экосистему.
- Надежность. Мы не хотели повторения истории с потерей доступа к обучающей платформе, потому искали поставщика решений с минимальными рисками и разместили корпоративный университет в облаке.
- Адаптация под компанию. У нас достаточно сложная региональная структура, и нам было важно, чтобы решение отражало наши внутренние процессы: иерархию, филиалы с их особенностями. Например, нам требовались кастомные отчеты – с фильтрами по регионам, для розницы и оптового направления, для сотрудников и дилеров.
- Работа с вендором из РФ без посредников. Мы хотели коммуницировать с командами разработчиков и поддержки напрямую.
- Опыт интеграции. Нам необходимо интегрировать данные из 1С и собственной системы документооборота, а также работать с дилерской ERP.
- Удобство администрирования и дружелюбный интерфейс для пользователей. Мы не могли тратить много времени на изучение новой системы, поэтому она должна была быть максимально понятной и простой в использовании.
- Стоимость. Учитывая функциональность и потенциал для роста, которые мы получали, решение Mirapolis было выгодным для нас.
Всё необходимое в одной системе
Юлия Шкляева,
руководитель отдела обучения «Орматек»
За последние полтора года произошел качественный скачок в обучении. С помощью встроенных инструментов Mirapolis нам удалось структурировать не только адаптационное обучение, но и обучение сотрудников, давно работающих в компании. Повысить вовлеченность как обучающихся за счет качественной информации и элементов геймификации, так и руководителей за счет удобства контроля обученности и адаптации сотрудников. Все наше обучение управляется с помощью Mirapolis , и по каждому сотруднику есть полная статистика его активности в системе. Также мы регулярно собираем с помощью Mirapolis обратную связь по всему нашему обучению, что помогает нам становиться лучше и эффективнее.
Мы работаем с системой электронного документооборота «Проджект Менеджер» собственной разработки. В ней отображается:
- управленческая структура, связи между сотрудниками и их зоны ответственности;
- задания и процессы взаимодействия между подразделениями.
Все данные по новым сотрудникам выгружаются в систему из 1С раз в сутки.
Прямая интеграция с Mirapolis позволила воссоздать в СДО структуру компании без потери данных и полностью автоматизировать передачу информации. После добавления в «Проджект Менеджер» новые сотрудники «подтягиваются» в Mirapolis и занимают правильное место в иерархии.
Вторым этапом внедрения системы обучения и адаптации сотрудников компания «Орматек» подключила дилеров. У них совершенно другая организационная структура и выстраивание иерархических отношений, поэтому они используют отличное от собственной розницы решение для документооборота. Поэтому Mirapolis реализует два потока интеграции данных в LMS, а управлять всем обучением можно по-прежнему из личного кабинета обучающего портала «Орматек».
Настраивать интеграцию под нестандартные задачи, необходимые для бизнеса «Орматек», компания может самостоятельно, специалисты Mirapolis помогли настроить Mirapolis LMS, чтобы компания могла гибко делать это с помощью API.
Как мы выстроили и автоматизировали процесс адаптации
У нас крупная розничная сеть и, соответственно, сложный процесс адаптации, который мы бы хотели автоматизировать. Сотруднику необходимо изучить большое количество внутренних регламентов и весь ассортимент его точки, чтобы держать продажи на уровне.
Наша задача – как можно быстрее вывести его на полную производительность и помочь успешно пройти испытательный срок.
Маргарита Баринова,
HR BR «Орматек»
Структурировать процессы адаптации мы начали осенью 2020 года. Мы выстроили общую систему с помощью Mirapolis Onboarding и разработали универсальный план адаптации для ключевых категорий сотрудников. Следующим этапом мы масштабировали его на другие должности в Центральном регионе, Сибири, на Урале, в южных областях – всего планируем охватить около 1500 сотрудников.
Сейчас адаптируем сотрудников магазинов с помощью этого инструмента онлайн. Это помогло сделать единообразным обучение сотрудников во всей сети, контролировать его прохождение со стороны всей вертикали руководителей (от непосредственного до директора департамента), а также сохранять результаты обучения и вести статистику.
Адаптацией занимаются сотрудники отдела обучения. Разработчики курсов формируют учебные курсы, в которых подают информацию структурированно, понятно и доступно для новых сотрудников, не знакомых с продуктом. Администратор дистанционного обучения оказывает техническую помощь и консультационною поддержку новым сотрудникам и их наставникам. Также отдел HR BR под управлением Бариновой Маргариты помогает новичкам в вопросах, которые невозможно закрыть электронными системами обучения, и помогают с точки зрения человеческого подхода.
HR BR также выступает в роли куратора – отслеживает, успевают ли сотрудники проходить этапы адаптации, собирает обратную связь и в целом контролирует, всем ли все всем понятно. Такой подход позволяет нам обучать планомерно, а не хаотично, как было раньше.
Адаптация на примере продавцов-консультантов
Когда сотрудник попадает в Mirapolis, он видит всю необходимую для начала работы информацию:
- что необходимо сделать до конца испытательного срока;
- какие материалы изучить;
- задачи на определенные временные промежутки: неделю, месяц. Это помогает распределить свое время и силы и выстроить гибкую систему контроля;
- коллег, к которым можно быстро обратиться за помощью.
К новичку прикрепляют наставника (обычно это его руководитель) и модератора/куратора (менеджер по подбору персонала), а затем назначают план адаптации.
В течение первых двух недель сотрудник ежедневно изучает в СДО материалы по четырем темам: продукция, операционная деятельность, продажи и внутренние стандарты. Каждый день он получает небольшую порцию информации, которую может запомнить и не тратить на это слишком много времени.
В систему уже загружены все необходимые документы и ответы на самые частые вопросы. Если возникают какие-то трудности, сотрудник всегда может обратиться к своему руководителю, который указан в Mirapolis, или любому другому коллеге.
Куратор получает сводный отчет по прохождению адаптации и может оценить, насколько успешно она проходит и вмешаться, если этого требует ситуация. Также он оперативно получает обратную связь, если у сотрудника возникают трудности, и может быстро ему помочь.
Компания уже перенесла в онлайн адаптацию ПК. На очереди адаптация для администраторов торговых точек и директоров розничной торговли. Тем более уже есть успешный опыт внедрения, есть понимание всех подводных камней и отработанных лучших практик.
Маргарита Баринова,
HR BR «Орматек»
Ранее план адаптации в компании выглядел как файл со ссылками на медиаматериалы для самостоятельного изучения. Это было неудобно, неэффективно и просто пугало новичков — они боялись, что не успеют усвоить довольно много информации на старте. С помощью Mirapolis Onboarding и Mirapolis LMS мы решили эту проблему. Поэтапное изучение материалов полностью автоматизировано: сотруднику автоматически назначаются задачи с небольшим объемом информации, что помогает ему эффективнее и быстрее вливаться в процессы.
Мы получаем не общие цифры по всем магазинам, а видим объективную картину на местах. Это приносит реальную пользу — руководитель розничного направления отслеживает успехи и неудачи, видит влияние результатов адаптации на продажи.
Отчёты по адаптации помогают увидеть, сколько планов адаптации назначено, сколько из них были завершены успешно, сколько находятся в процессе прохождения. Отчеты соответствуют внутренней структуре компании и позволяют группировать данные в так, что видна картина по каждому региону.
Также адаптации в коллективе очень помогают модули дней рождения, опросов: новичок сразу видит, у кого из его коллег день рождения может налаживать контакты, отправляя поздравления в системе или лично. А с помощью опросов мы собираем обратную связь и оперативно вносим изменения в процессы.
Как мы перевели обучение в онлайн
Мы сделали акцент на обучение розничного направления, но в будущем планируем охватить и оптовое. Мы перевели в онлайн тренинги по продажам. Это экономит деньги компании на поездки и командировки, позволяет охватить большее количество сотрудников, а также обмениваться опытом между городами, т.к. на одном онлайн тренинге присутствуют сотрудники со всей страны.
Мы разделили форматы обучения для удобства:
- Продуктовое обучение, операционное и по работе в программах — это электронные курсы.
- Soft-skills — онлайн-обучение с помощью модуля виртуальная комната.
- Обучение продажам — смешанное, теория дается с помощью электронных курсов, а отработка знаний — на онлайн-тренингах.
Продавцов-консультантов мы обучаем в первую очередь по нашим продуктам. Знакомить их с ассортиментом помогают тренинги и курсы, часть которых мы формируем из материалов медиатеки в Mirapolis LMS, а часть помещаем в систему готовыми. Продуктовое обучение универсальное, его проходят все новые сотрудники. В процессе работы они актуализируют знания, так как товарные позиции регулярно обновляются.
Юлия Шкляева,
руководитель отдела обучения «Орматек»
Сотрудники тепло отзываются о библиотеке полезной информации, которую нам удалось собрать с помощью модуля Медиатека. Мы регулярно рекомендуем им что-то из библиотеки, и каждый раз после рекомендации мы можем видеть «взрыв» интереса, т.е. количества просмотра и скачиваний.
Навыковое обучение требуется реже — например, когда продавец-консультант переходит на должность администратора и ему нужно прокачать управленческие навыки. Это мы делаем на онлайн-тренингах. Для обучения операционной деятельности лучше всего подходят видеоинструкции в составе электронного курса.
Очным обучением мы также управляем в LMS: тренеры отмечают в системе факт проведения тренинга и указывают количество участников.
«Орматек» – географически распределенная компания, и обучать людей по единым стандартам и одинаково эффективно нужно в регионах, учитывая их территориальную специфику. Mirapolis позволяет учитывать все нюансы и делать прохождение курсов и тестов удобным для продажника на точке: сотрудник может учиться в мобильном приложении.
Юлия Шкляева,
руководитель отдела обучения «Орматек»
Мы проводим неформальные и даже смешные голосования, за которые в итоге присуждаем монеты геймификации (например, голосование, какой хэллоуинский монстр самый страшный). Такие маленькие решения помогают воспринимать СДО не просто как место учебы, но и как пространство, где они могут принять участие в чем-то увлекательном.
Геймификация
С помощью геймификации мы мотивируем сотрудников. Те, кто первыми пройдет обязательные курсы, получают денежные призы или продукцию компании. Чтобы создать условия для успешного старта новичкам, welcome-семинар будет трансформирован в полноценный welcome-курс.
Юлия Шкляева,
руководитель отдела обучения «Орматек»
Сотрудникам очень нравится геймификация и возможность зарабатывать монеты. Сотрудники готовы перепроходить тест раз за разом, чтобы достичь максимального балла и заработать дополнительные монеты. Кроме того, мы действительно сделали специальную сувенирную продукцию, которая оформлена с использованием элементов из гайдлайна электронных курсов, фирменных цветов и логотипа «Орматек». Поэтому она максимально эксклюзивная, и она есть только у тех, кто успешно проходит все обучение.
За успешное прохождение курсов и тестов присваиваются монеты геймификации, которые сотрудник может обменять в магазине товаров на сувенирную продукцию, брендированную специально под наше электронное обучение сотрудников, а также собственную продукцию компании.
Контроль знаний
Для контроля в финале адаптации и при промежуточной проверке знаний мы используем тесты, которые собираем в «Конструкторе тестов» Mirapolis LMS. Мы хотим формировать рейтинги самых обученных и самых необученных, а также и добавлять в ежемесячные тесты случайные вопросы из разных областей знаний – в Mirapolis можно это реализовать в модуле геймификации. В отчётах по обучению мы смотрим, кто обучался и с какими результатами закончил курс.
Результаты и планы
С помощью решения для автоматизации адаптации и системы дистанционного обучения мы адаптируем и обучаем ключевых сотрудников, которые приносят основную прибыль, в более чем 600 торговых точках по единому стандарту. Новички быстрее и легче усваивают информацию.
Уже на старте у них растет лояльность к компании, потому что адаптация и обучение выстроены максимально удобно:
- можно учиться на рабочем месте с мобильного телефона;
- сразу видно, какие задачи нужно выполнить и когда, к кому обратиться за помощью;
- обучение нескучное и удобное: геймификация увлекает, а небольшие порции информации не создают дополнительный стресс;
- в системе видна вся информация о коллегах, поэтому в коллектив влиться намного проще.
Маргарита Баринова,
HR BR «Орматек»
Мы можем отслеживать прогресс каждого сотрудника, чтобы вовремя корректировать пробелы в знаниях и помогать успешно завершить адаптацию. Уже есть отработанные практики, которые будем масштабировать на всю сеть магазинов компании «Орматек».
Мы поставили себе цель максимально перевести в дистанционный формат все обучение и полностью — продуктовое, чтобы сотрудники смогли обучаться с комфортом, в удобное для них время и с любого устройства. Хотя некоторые навыки лучше отрабатывать только очно с тренером, мы уверены, что теоретическую базу для них можно полностью разместить на платформе Mirapolis.