Не все воспримут переезд легко.
Российские компании массово мигрируют с западных HCM-решений на отечественные. При таком переходе сотрудникам нужно помочь адаптироваться, освоить новые инструменты. Вот как сделать освоение новой HCM-системы максимально комфортным для всех категорий пользователей.
О том, как быстро перейти на российскую HCM, мы писали в этой статье.
1. Разделите на группы коллег, использующих НСМ-системы
Профессиональным пользователям — администраторам системы и техническим специалистам — требуется минимальная адаптация. Они не просто знали «изнанку» предыдущей системы, но и составляли требования к новой. Также они присутствовали на демонстрации решения, задавали вопросы на этапе его тестирования и стали первыми, кого разработчик обучал работе с HCM еще до перехода к проектной эксплуатации.
Например, для модуля Mirapolis HCM «Оценка компетенций» администраторы разрабатывают оценочные карты для различных должностей. Им знакомы общие принципы работы и методика процесса, остальное — технические моменты. Именно им стоит уделить внимание во время адаптации технических специалистов: подготовить короткие видеоинструкции и отработать практические навыки во время офлайн-мероприятия.
Читайте статью о том, как бизнесу помогает цифровой профиль сотрудника, чтобы принимать решения в HR на основе данных.
Конечных пользователей больше, и среди них можно выделить несколько подгрупп, о чем расскажем в одном из пунктов. Это не только рядовые сотрудники, но и руководители компании, а также специалисты HR-отдела.
С одной стороны, у топ-менеджеров дефицит свободного времени, с другой — если они не разберутся с функциональностью новой HCM сейчас, это запустит цепную реакцию. В результате на рутинные операции придется тратить намного больше времени, чем раньше. Соответственно, главной задачей будет донести до руководителей отделов и HR-специалистов ценность быстрого погружения в новый продукт.
2. Подготовьтесь к сопротивлению
При переезде на новую систему негатива не избежать. Одни сотрудники не захотят покидать зону комфорта, вторым будет жалко времени на обучение с нуля, у третьих в процессе возникнут сложности и раздражение, что самую обычную задачу уже не решить, как прежде. Хорошая новость в том, что эти проблемы временные. Но так как нам нужно как можно быстрее войти в ритм, подготовьте почву заблаговременно.
- У предыдущей HCM-системы точно были недостатки. Акцентируйте на них внимание сотрудников: устаревший интерфейс, недостаточная функциональность (например, невозможно отобразить структуру компании), неудобные в работе инструменты или периодические «зависания» на отдельных задачах.
- Преимущества нового HCM-решения, наоборот, выделите. Это может быть: понятный интерфейс с удобным расположением разделов, когда на одном экране видны все интересующие сотрудника разделы, например, новости компании, обучающие мероприятия, анонсы о принятых сотрудниках; скорость и детализация сформированных отчетов или то, что важно для той категории сотрудников, которым вы рассказываете о новом решении.
3. Выясните, кого и чему обучать в первую очередь
Выделите основные задачи, которые чаще всего выполняют в HCM-системе или которые критично важны для разных групп пользователей. Разработайте материалы, которые помогут быстро приступить к решению этих задач. Например:
- топ-менеджеру — как подготовить отчет по состоянию кадровых процессов в компании;
- руководителю направления обучения — как рассчитать плановые затраты на обучение;
- HR-специалисту — как провести оценку методом «360 градусов»;
- рядовому сотруднику — как работать в личном кабинете, пройти обязательное обучение и не пропускать важные оповещения.
4. Разработайте удобные обучающие материалы
Оптимальный вариант — короткая видеоинструкция, насыщенная полезной информацией. Долгие прелюдии с рассказами о преимуществах или истории появления того или иного инструмента только раздражают: сотрудники уже понимают его важность и теперь хотят освоиться как можно быстрее.
Сотрудники более охотно изучают короткую инструкцию, а лучше обучающие видео. Обучающие материалы можно загрузить в Mirapolis HCM, тогда сотрудник сможет пройти их с компьютера или телефона в удобное время. А сам процесс обучения можно превратить в соревнование с помощью геймификации, привнеся туда элементы соперничества.
Читайте также: Геймификация в дистанционном обучении. Инструменты геймификации в Mirapolis LMS
5. Организуйте расширенную техподдержку
Пусть это будет что-то вроде «скорой помощи» для тех, кто делает первые шаги в освоении новой HCM-системы. Привлеките технических специалистов из основного штата или наймите новых, можно даже начинающих, обучите их работать с системой, чтобы они могли передать знания остальным сотрудникам.
Особенно такая поддержка важна, если HCM только внедрили, а масштабный процесс ежеквартальной оценки, массовый подбор или другой критичный HR-процесс уже идет.
Формат общения с поддержкой может быть любым, главное — дать пользователям возможность получать ответы настолько быстро, насколько это возможно. Удобно делать это с помощью чат-ботов или чатов с живыми сотрудники. Такой подход точно оценят специалисты, которым вот-вот предстоит составить квартальную оценку компетенций, а компания только перешла на другую HCM.
6. Подготовьте ответы на часто задаваемые вопросы
Соберите FAQ и разместите его на корпоративном портале. Не рассматривайте это как замену видеоинструкциям и чатам в реальном времени. Пусть ответы на часто задаваемые вопросы будут дополнительным, а не основным источником информации о новой системе.
В Mirapolis HCM есть свой корпоративный портал, где можно анонсировать появление новых обучающих материалов и обсудить важные вопросы на форуме. В медиатеке Mirapolis HCM можно создать свою внутреннюю «Википедию», и блоги для обсуждения новых «фишек» и обмена опытом, а также разместить полезные ссылки, тексты и видео.
Миграция с западных HCM-решений на отечественные неизбежна, потому нужно помочь сотрудникам перейти от отрицания к принятию и быстрее освоить новые инструменты.
Первопроходцами станут администраторы и технические специалисты, которые протестируют новую систему, разработают и назначат обучение всем остальным группам пользователей.
Информационная подготовка, короткие и максимально полезные видеоинструкции, онлайн-чаты с поддержкой, ответы на часто задаваемые вопросы станут основными инструментами для продвижения новой HCM в коллективе и помогут быстро адаптировать сотрудников.