Российский рынок решений для цифровизации и автоматизации HR-процессов постоянно растет — в среднем на 8-10 процентных пунктов ежегодно. При этом, согласно исследованию SAP и Deloitte от 2019 года, всего 9 % российских компаний соответствуют уровню зрелой автоматизации HR.
Что такое цифровизация и автоматизация HR и какие выгоды это приносит бизнесу, разбираем в этой статье.
Что такое цифровизация и автоматизация применительно к HR?
Эти процессы близкие и взаимосвязанные: автоматизация становится возможна на базе цифровизации.
Цифровизация — это собственно оцифровка HR-процессов через внедрение различных цифровых систем. Результатом цифровизации становится прозрачность процессов, непрерывный сбор данных по этим процессам в режиме реального времени, и отсюда — легкий доступ к аналитике. Например, пересмотр системы KPI на уровне компании и переход к расчету персонализированных премий на основе собранных данных — это область цифровизации.
Автоматизация — освобождение HR-специалиста от исполнения рутинных и/или простых задач, которые могут быть выполнены без его непосредственного участия, благодаря возможностям используемых в компании цифровых HR-решений. Например, автоматический расчет премий на основе собранных в системе данных по KPI каждого конкретного сотрудника. Или автоматическая рассылка соискателям приглашений на собеседование — специалисту достаточно нажать для этого одну кнопку, все остальное система сделает сама.
В уже упомянутом исследовании Deloitte выделяются несколько ступеней зрелости автоматизации HR:
И российские, и западные компании в среднем находятся на уровне частичной автоматизации HR, с небольшой разницей: отечественным компаниям Deloitte присвоила индекс цифровизации 1,84 из 5 возможных, западным — 2,08 из 5 возможных. Зрелая автоматизация в этой классификации начинается с 2,5 баллов.
Технологии, при всей своей важности, не являются самоценными. Они — инструмент HR-стратегии, и должны помогать компании решать актуальные бизнес- и HR-задачи. Основные изменения при внедрении цифровых платформ должны происходить в бизнес-процессах, взаимоотношениях внутри коллектива, в подходах к работе и в корпоративной культуре.
Как это реализуется на практике, рассмотрим далее.
Зарубежные примеры цифровизации и автоматизации HR
В Hitachi Consulting Corporation, подразделении корпорации Hitachi, благодаря цифровизации смогли сократить расходы на подбор персонала и более качественно закрывать вакансии.
В подразделении компании работает 6500 человек, а офисы находятся в 22 странах. Раньше у каждого офиса была своя отдельная система автоматизации HR-процессов, и данные в них существовали изолированно. Поэтому, если руководству компании требовалось получить аналитику по всей компании в целом, HR-специалистам приходилось собирать и сводить всё вручную. Процесс занимал дни. Проблема решилась благодаря внедрению единой HR-системы для всех офисов. Теперь данные прозрачны, и на их основе можно принимать информированные бизнес-решения.
Эта же система помогла наладить процесс найма по рекомендации уже работающих сотрудников. Программа вознаграждения сотрудников за успешный найм по их рекомендации существовала и ранее, но была малоэффективной: у сотрудников не было доступа к информации о том, что происходит с их рекомендациями далее, после передачи контактов человека. В новой системе возможно более ясно идентифицировать рекомендации, отслеживая процесс найма до успешного трудоустройства и выдачи вознаграждения за найм. Благодаря этому процент нанятых по рекомендации сотрудников вырос с 17 до 35 %. Только за первый год использования системы компания смогла сэкономить 1 млн долларов на уменьшении платежей рекрутинговым фирмам.
Кроме того, изменился сам подход к найму. Если раньше в Hitachi Consulting начинали активно искать новые таланты только при открытии вакансии, то теперь HR заранее планомерно выстраивает связь с потенциальными талантливыми кандидатами на основе рекомендаций уже работающих сотрудников. Потенциально подходящие кандидаты вносятся в систему, и, когда у компании возникает потребность, новая позиция закрывается быстро и качественно.
Еще одним плюсом стала стандартизация процессов. Например, на уровне всех подразделений был выработан единый процесс ежегодного назначения сотен сотрудников для временного перевода в другие подразделения компании для обмена опытом.
Пользуясь терминологией Deloitte, этот кейс демонстрирует преимущества перехода от частичной к зрелой автоматизации.
Кейс IBM показывает преимущества перехода к стадии Интеллектуальный HR. Для оптимизации процессов управления персоналом в компании задействован Watson — набор сервисов и алгоритмов искусственного интеллекта, собственная разработка IBM.
Watson собирает данные о процессе рекрутинга. С его помощью HR-департамент может легко проанализировать историю трудоустройств в IBM. Эта информация, в сочетании с данными внешних источников, помогает определить ключевые характеристики, необходимые кандидату на той или иной открытой вакансии. ИИ анализирует резюме кандидатов на предмет соответствия этим характеристикам, и в результате компания отбирает самых подходящих кандидатов для дальнейших собеседований — исключая любые возможные предубеждения и ошибки из-за человеческого фактора. Еще одна возможность — сканируя резюме кандидата, на основе анализа его компетенций и опыта работы, система подбирает для него самую подходящую позицию в компании.
Читайте также: Основные возможности для HR-аналитики в Power BI
ИИ работает и с уже нанятыми сотрудниками. Система помогает создавать индивидуальные планы карьерного развития, с опорой на сильные и слабые стороны работника, а также его цели. Сами работники могут «общаться» с карьерным тренером Watson — он консультирует их о возможностях роста в IBM.
Российские примеры цифровизации и автоматизации HR
В зарубежной практике компании стараются автоматизировать прежде всего процесс подбора персонала. В российской — автоматизация чаще всего начинается с обучения, затем добавляется автоматизация адаптации и оценки персонала. Какие результаты это приносит, рассмотрим на примере реальных кейсов от клиентов Mirapolis.
В примерах ниже автоматизация рассмотрена на примере одного-двух процессов для каждой компании. Стоит понимать: типовой путь автоматизации для компаний — ее постепенное масштабирование. С Mirapolis такое масштабирование будет провести легко, поскольку система предоставляет возможности для цифровизации и автоматизации всех основных HR-процессов. Вашей компании не придется разбираться с проблемами интеграции разных систем — все уже доступно из одного окна. Это сокращает время на внедрение, позволяет систематизированно накапливать и хранить различные виды HR-данных и как следствие — получать объективное представление обо всех HR-процессах в организации.
Автоматизация обучения
Для автоматизации обучения необходимы системы дистанционного обучения — такие, как Mirapolis LMS. Их преимущества:
- Они помогают увеличить охват обучаемых сотрудников (исчезают любые географические и количественные ограничения).
- Они уменьшают затраты компаний на обучение.
- Формируют базу знаний компании (к ней сотрудник может обращаться и после прохождения курса, когда необходимость в применении новых знаний возникнет на практике).
- Экономят ресурсы отдела обучения, автоматизируют рутинные операции.
- Собирают аналитику по обучению.
Для «РЖД» при обращении в Mirapolis было важно оптимизировать расходы на обучение и обеспечить непрерывность и эффективность обучения. Внедрение СДО было опробовано на одном подразделении компании — дирекции тяги, то есть на работниках локомотивных бригад по всей территории России. Численность этого подразделения составляет 128 000 человек.
Сотрудникам доступно очное и дистанционное обучение. По результатам успешной аттестации по итогам дистанционного обучения и недопущения брака в работе сотрудник освобождается от очного посещения технической учебы. Это существенно экономит время: в некоторых случаях сотрудникам приходилось тратить до 6 часов времени на дорогу в учебные центры.
По результатам тестирования 128 000 слушателей успешно завершили 435 505 курсов (на каждого зарегистрированного пользователя приходилось несколько обязательных курсов).
«РЖД», положительно оценив результаты, тиражировала дистанционное обучение и на другие свои подразделения. Подробно этот кейс описан здесь.
В «ТМК» — «Трубной металлургической компании» — после внедрения дистанционного обучения на базе Mirapolis расходы на обучение сотрудников снизились в 2000 (!) раз: очное обучение обходилось в 5000-6000 рублей на человека, дистанционное — в 2,3 рубля.
Так выглядит общий календарь обучения в «ТМК»:
Все доступные для прохождения курсы сотрудник видит в своем личном кабинете в системе. Он может самостоятельно зарегистрироваться на интересующий его курс или подать заявку для согласования с руководителем — в Mirapolis доступны гибкие настройки этого процесса.
По итогам внедрения СДО:
- 28 489 сотрудников используют платформу;
- 52 580 раз в системе были пройдены электронные курсы;
- 338 вебинаров посетили 26 410 сотрудников;
- 209 электронных курсов доступны для самостоятельного изучения каждому сотруднику.
Собирать обратную связь от сотрудников позволяют опросы и голосования — этот функционал также предусмотрен в Mirapolis. Детально изучить этот кейс можно по ссылке.
Автоматизация адаптации
Автоматизировать процессы адаптации в компании можно через специализированные решения для автоматизации адаптации (такие как Mirapolis Onboarding) и через соответствующие адаптационные модули внутри HCM-систем.
«Орматек», один из крупнейших игроков мебельного рынка в России, автоматизировал адаптацию с помощью Mirapolis Onboarding. У компании больше 600 магазинов, в которых работает более 5000 сотрудников.
С помощью автоматизации «Орматек» ускорил процесс адаптации, повысил его качество и получил доступ к полной статистике по прохождению адаптации на уровне отдельных сотрудников и магазинов.
Раньше план адаптации в компании выглядел просто как файл со ссылками на медиаматериалы. Новичок не всегда понимал, что и в каком темпе ему нужно изучать, а большой объем предстоящего обучения скорее пугал. В Mirapolis в соответствии с разработанным компанией планом адаптации сотруднику автоматически и последовательно назначаются задачи с небольшим объемом информации — такой методичный подход облегчает изучение материалов.
Для сотрудника автоматизированная адаптация является более комфортной, чем прежняя «ручная». В своем личном кабинете новичок видит полную информацию: что необходимо сделать до конца испытательного срока, какие материалы изучить, задачи с разбивкой по временным промежуткам, а также имена коллег-наставников. К ним сотрудник может обратиться за помощью. Всё наглядно и ясно.
К автоматизированной системе адаптации подключили все магазины сети. Благодаря этому обеспечивается единый подход к адаптации и гарантируется желаемое качество обучения, независимо от географического положения конкретного магазина.
Благодаря автоматическому сбору данных о прохождении адаптации руководители розничных направлений могут отслеживать успехи и неудачи, видеть влияние результатов адаптации на продажи.
Кроме адаптации, «Орматек» автоматизировал также обучение сотрудников и дилеров через Mirapolis LMS. Узнайте детали этого кейса.
Автоматизация подбора персонала
X5 Retail Group — владелец сетей «Пятерочка», «Карусель», «Перекресток» — автоматизировал подбор персонала с помощью Mirapolis HCM. В одной только сети «Пятерочка» ежемесячный объем найма составляет более 8000 человек, поэтому в данном случае автоматизация была необходимостью. Первоначально X5 решила автоматизировать подбор офисного персонала компании.
Благодаря Mirapolis HCM были автоматизированы рутинные операции, весь процесс подбора отражается в системе:
- Подача заявок на открытие вакансий и их согласование.
- Подбор кандидатов на вакансию.
- Организация собеседований: рассылка приглашений, уведомления участникам, напоминания, планирование в календаре.
- Согласование кандидата с заказчиком.
- Процесс проверки кандидатов службой безопасности.
- Процессы формирования, согласования и отправки предложения о работе.
- Процесс адаптации новичка в компании.
- Подведение итогов на различных этапах испытательного срока.
В единой системе легко получить нужную аналитику — например, оценить загруженность отдельных HR-специалистов и распределять между ними задачи на основе полученных данных.
Читайте также: Как адаптироваться к новой HCM-системе за 6 шагов — чек-лист для HRD
Автоматизация охватила 43 000 подразделений компании. Постепенно в систему перенесли профили 190 000 активных сотрудников.
Подробности этого кейса можно прочитать здесь.
Выводы
Цифровизация и автоматизация любых HR-процессов приносит пользу компании: экономит ее ресурсы (денежные и человеческие), обеспечивает легкий доступ к аналитике, позволяет стандартизировать процессы управления человеческим капиталом.
Обычно для цифровизации компании выбирают одно-два приоритетных для себя направления, и уже затем масштабируют использование цифровых систем на другие HR-процессы.
В текущих условиях российской компании оптимально выбирать отечественное решение для цифровизации и автоматизации HR — только так можно гарантировать, что выстроенная в компании система не обрушится вместе с уходом зарубежной компании с российского рынка.
При выборе системы обратите внимание на все ее возможности. Многие доступные на российском рынке решения автоматизируют какой-то один процесс — например, процесс подбора. Распространить автоматизацию на другие процессы с их помощью будет проблематично: понадобятся новые системы, которые нужно будет интегрировать между собой и поддерживать актуальность интеграции.
Читайте также: 7 шагов для перехода с SAP SuccessFactors на российскую систему управления персоналом (HCM)
Mirapolis выгодно выделяется на их фоне. Это единое решение для всех процессов управления человеческим капиталом. С ним вы сможете цифровизировать приоритетное HR-направление, оценить выгоды и без проблем цифровизировать новые HR-процессы, обеспечивая прозрачность управления на уровне всей организации.