Кадровый резерв — своего рода страховка компании на случай ухода ключевых сотрудников. Для госорганизаций его создание предусмотрено отдельной статьей в законе о гражданской службе. Бизнес решает, нужен ли ему кадровый запас, на свое усмотрение — но в целом иметь резерв жизненно важно, в какой-то момент это может спасти компанию.
Нужно учитывать, что составление кадрового резерва вручную — достаточно трудоемкая задача, поэтому многие компании делают резерв только для ключевых позиций. Однако с развитием автоматизации процесс упрощается: блок «Карьера и развитие» Mirapolis HCM позволяет сэкономить время и усилия специалистов — соответственно, включить в запас можно большее количество позиций. Разберем поэтапно, как создать кадровый резерв и чем в этом может помочь платформа Mirapolis.
Как сформировать кадровый резерв: пошаговая инструкция
Шаг 1. Определите ключевые должности
Речь идет не только о позициях топ-менеджеров, но и обо всех важных для компании сотрудниках. Чтобы выявить тех, на чьи должности актуально иметь «запасного игрока», ориентируйтесь на следующие критерии:
- если сотрудник на своей должности оказывает заметное влияние на результаты работы компании — значит его потеря будет критична;
- если позиция предполагает набор компетенций, которые в дефиците на рынке труда — вы не сможете своевременно найти замену.
Для этих позиций вам нужен кадровый резерв. Теперь о тех, для кого нужно вырастить смену в ближайшее время:
- топ-менеджеры и ключевые специалисты, которые не удовлетворены работой в компании;
- сотрудники, которые не удовлетворяют компанию;
- ключевые сотрудники, достигшие предпенсионного возраста.
Еще один момент, который нужно учитывать: если компания собирается расширяться, вам потребуются новые работники, в том числе руководители — имеет смысл вырастить управленцев в своих рядах.
Блок «Карьера и развитие» в Mirapolis HCM позволит работать с кадровым резервом на всех этапах его формирования. На первом шаге, при определении ключевых должностей, система поможет рассчитать риски ухода сотрудников на ключевых должностях и выявить «незащищенные» должности.
Шаг 2. Составьте профиль должности для каждой из позиций
Профиль должности — это документ, определяющий все требования, которым должен отвечать работник для выполнения должностных обязанностей. Для разработки профиля должности нужно прописать все обязанности сотрудника, а затем, отталкиваясь от этих данных, сформулировать критерии, которым необходимо соответствовать. В этом документе должно быть:
- описание функционала и ключевых показателей эффективности;
- профессиональные и общие для компании компетенции;
- требуемые навыки;
- личные качества, необходимые для работы в конкретной должности;
- формальные и специальные требования.
Ответственность за создание профиля должности лежит на HR-отделе, к работе привлекаются также руководители подразделений и отраслевые специалисты.
Шаг 3. Проведите оценку персонала
Вы определили, какие компетенции необходимы для «запасных игроков». Теперь необходимо оценить персонал и понять, кто из сотрудников перспективен для той или иной должности. Во-первых, это могут быть «самовыдвиженцы» — люди, которые сами заявили о желании продвигаться по карьерной лестнице. Во-вторых — сотрудники, которых рекомендует руководство. Третий путь — отобрать резервистов на основе оценки персонала. Для этого можно проводить интервью, тесты, использовать готовые методики для оценки навыков и качеств сотрудников. Существенно облегчит процесс цифровизация, например в Mirapolis HCM предусмотрена возможность подачи заявки для зачисления в кадровый резерв на целевую должность сотрудником, руководителем или автоматически, когда система сама предлагает резервистов.
Оценка складывается из нескольких составляющих.
Оценка результативности
При оценке результативности работы персонала учитываются:
- объем выполненной работы;
- сложность поставленных задач;
- результаты труда.
Эффективность складывается из двух факторов:
- время, потраченное на достижение результата;
- затраченные ресурсы.
Методики, которые помогают оценивать результативность:
- Количественные (эффективность оценивается по балльной системе);
- Качественные (описываются личностные и поведенческие характеристики сотрудников — например оценка «360 градусов», когда оценку дают коллеги, руководитель и сам оцениваемый сотрудник);
- Комбинированные ( например, Performance appraisal: отслеживаются результаты по выполнению количественных показателей, с комментариями руководителя или эксперта компании).
Оценка компетенций и потенциала
В данном случае задача — выявить, какими компетенциями обладает сотрудник и есть ли у него потенциал для развития в нужном компании направлении.
Вот наиболее эффективные методы оценки:
- Тестирование: психологическое (позволяет определить личностные качества — soft skills) и профессиональное (позволяет определить профессиональные качества — hard skills).
- Интервью: устное собеседование в форме вопросов и ответов.
- Анкетирование: сотрудник заполняет стандартную форму с набором вопросов, на ее основе анализируется отсутствие или наличие у анкетируемого конкретных черт.
- Аттестация: определение уровня соответствия квалификации работника занимаемой должности или той, на которую вы планируете назначить его «дублером».
- Оценка экспертами: полагаясь на собственный опыт, они анализируют характеристики сотрудников и выдают заключение.
- Ассессмент-центр: проведение деловой игры с моделированием спорных рабочих ситуаций для оценки поведения сотрудников в нестандартных условиях.
- Методы «180, 360, 540 градусов»: оценка поведения в реальных ситуациях.
Подробно об оценке компетенций сотрудников мы рассказывали в этой статье.
Аналогичные методики применяют для оценки потенциала.
Рейтингование сотрудников, выявление кандидатов в резерв
Итак, вы оценили персонал. Теперь нужно выбрать наиболее перспективных кандидатов. Для этого можно использовать методики ранжирования.
В кадровый резерв рекомендуется включать не более двух-трех кандидатов на предполагаемую позицию. Если «дублеров» будет слишком много, очередь дойдет не до всех, а это существенно снизит мотивацию сотрудников.
Управляйте развитием сотрудников, предлагайте оптимальные карьерные цели и управляйте преемственностью по ключевым должностям с Mirapolis HCM. Система позволяет формировать пулы преемников, сравнивает их навыки с необходимыми для целевой должности, автоматически рассчитывает уровень готовности кандидатов. Доступен автоотбор по заданным критериям и другие удобные возможности.
Шаг 4. Подготовка кандидатов на должности
Составлением списка перспективных сотрудников работа с кадровым резервом не заканчивается, а, по сути, начинается. Вам нужно подготовить кандидатов. Разработайте индивидуальные планы развития. ИПР составляется для каждого кандидата с учетом навыков и компетенций, которые недостаточно развиты для замещения потенциальной должности и требуют проработки.
В Mirapolis ИПР формируются на основании автоматических рекомендаций по развитию, которые система подбирает по итогам оценок и аттестаций. Вы сможете отслеживать не только сроки выполнения плана, но и прогресс в развитии обучающегося.
Программа подготовки резервистов может реализовываться в разных формах:
- семинары;
- мастер-классы и тренинги;
- постановка новых рабочих задач, направленных на развитие компетенций, в том числе подключение к новым проектам;
- работа с наставником.
Полезно, если резервист будет временно замещать своего руководителя и практиковаться в реальных условиях.
Шаг 5. Оценка кандидатов на должности
На этапе подготовки необходимо постоянно мониторить эффективность обучающих мероприятий, оценивать сотрудников, вносить коррективы в программу обучения. Через год (это среднее время, на которое рассчитаны такие программы) вы получите «готовых» к новым должностям специалистов.
Чтобы определить, «созрел» ли резервист, проводят дополнительную, комплексную, оценку. Она включает:
- оценку результативности сотрудника;
- изменение профессиональных и управленческих компетенций: проще говоря, насколько выросли показатели кандидата в процессе подготовки по сравнению с теми, которые были выявлены при отборе.
Удобная аналитика по развитию кадрового резерва доступна в Mirapolis HCM. Данные о кандидатах собираются на протяжении всего процесса: от подачи заявки в резерв до итоговой аттестации. Вы сможете отследить развитие компетенций сотрудников, эффективность их обучения. Процесс оценки и обработки результатов тестирования может проходить полностью автоматически.
Финальная оценка кандидатов выявит лучших. На основании этих данных принимается решение: кто из участников останется в кадровом резерве и будет продвигаться вверх по мере освобождения тех или иных должностей.
Должны ли сотрудники знать, что в компании есть кадровый резерв
Это важный вопрос, так как наличие кадрового резерва влияет на климат в компании. С одной стороны, наличие резервистов может тревожить тех специалистов и руководителей, на чьи должности готовятся дублеры. Ключевые сотрудники с неохотой растят себе смену, так как опасаются, что их могут «подсидеть». Это не актуально, если резерв составляется на типовые позиции. С другой стороны, возможность попасть в кадровый резерв и занять в будущем более интересную должность, повышает мотивацию нижестоящих сотрудников.
Мы провели опрос среди российских компаний и выяснили, как происходит информирование сотрудников на практике.
Лилия Алеева,
Директор по маркетингу и прямым продажам ICL Services
Чтобы информировать сотрудников о кадровом резерве, мы используем различные каналы связи, такие как электронная почта, внутренний портал компании и собрания сотрудников. Считаем, что важно объяснять преимущества участия в кадровом резерве. Кроме того, можно освещать истории успеха сотрудников, которые были переведены из кадрового резерва на руководящие должности в компании.
Олеся Кушнарева,
Коммерческий директор Binom Systems
Мы запустили процесс формирования кадрового резерва в конце 2022 года. Проинформировали всех сотрудников на ежемесячной общей встрече компании о том, что увеличивается количество новых клиентов и, следовательно, приближается дефицит руководителей проектов, в связи с чем создается резерв кадров. Взращивание руководителей внутри компании — это часть позиционирования нашего HR-бренда, поэтому нам важно информировать об этом абсолютно всех сотрудников.
Ксения Юркова,
Директор по персоналу ГК «Эксцельсиор»
У нас постоянная потребность в бригадирах на проектах, где наши сотрудники работают вахтовым методом. Проекты расположены в разных городах страны, поэтому кадровый резерв предполагает и возможный переезд человека в другой город.
Чтобы коллектив знал о возможностях роста, мы в каждой точке проживания сотрудников (а это более 400 мест) разместили информационные плакаты о карьерных возможностях. Нам важно зафиксировать, что человек готов к большей ответственности. А дальше — собеседование, выяснение готовности о переезде и предложение, если интересы сходятся. Если предложенный город не подходит, то оставляем резюме в кадровом резерве.
Екатерина Васильева,
Руководитель отдела HR в аутсорсинговой компании MIMINO
Мы разработали стратегию коммуникации, которая используется для информирования сотрудников о кадровом резерве.
- Объявления внутри компании: на внутренних интернет-ресурсах, включая веб-сайт и социальные сети.
- Объявления на собраниях и мероприятиях. Руководство компании сообщает о новых проектах и возможностях карьерного роста, которые доступны сотрудникам.
- Специальные обучающие программы, которые дают информацию о том, что такое кадровый резерв и как сотрудники могут быть частью этой программы. Важно предоставить ресурсы для обучения и развития их навыков, которые могут быть необходимы для включения в кадровый резерв.
Иван Линдберг,
Генеральный директор ООО «Делись»
В компании несколько небольших команд отвечают за разные проекты. Каждое звено имеет иерархию из руководителя и исполнителей, а также исполнителей, способных занять руководящую позицию.
Потенциал сотрудника определяется на этапе работы по проявляемым качествам и, самое главное, по самостоятельности разработчика. Если он может выполнять проект без дополнительных инструкций от тимлида, а также способен декомпозировать задачи — проводится беседа. Генеральный директор, продакт-менеджер и, собственно, сотрудник обсуждают его желание и возможности впоследствии занять позицию тимлида на новом проекте. Так помимо действующих команд у нас формируется резерв из сотрудников, готовых не только подхватить один из действующих проектов, но и начать новый в составе нового звена.
Подводя итог, можно сказать, что каждая компания принимает решение исходя из индивидуальной ситуации, но в целом организации, которые нацелены на повышение уровня кадров, предпочитают «открытую» позицию.
Резюме
Для того, чтобы сформировать кадровый резерв, нужно:
- Определить ключевые должности.
- Составить перечень необходимых компетенций на каждую из этих должностей.
- Проинформировать сотрудников о появлении в компании кадрового резерва.
- Провести оценку персонала.
- Подготовить резервистов: в программу подготовки могут входить семинары, лекции, наставничество, практические работы и другие мероприятия.
- Регулярно оценивать кандидатов, после финальной аттестации включить самых перспективных в кадровый резерв.
Автоматизация расширит возможности создания кадрового резерва, сократит трудозатраты HR-отдела и позволит включить большее количество кандидатов. Mirapolis предусматривает комплексный подход к работе с кадровым резервом: система управления человеческим капиталом Mirapolis HCM возьмет на себя все вопросы, связанные с формированием резерва, а система Mirapolis LSM позволит выстроить дистанционное обучение. В финале вы получите подробную и удобную аналитику. Узнайте о возможностях Mirapolis на бесплатной консультации.