Чек-лист: оцениваем внедрение цифровизации в работу HR-подразделений

Пандемия вызвала всплеск интереса к цифровизации HR-процессов. По данным исследовательской компании Allied Market Research, инвестиции в мировой рынок HR-tech в 2021 году оценивались $32,6 млрд. По прогнозам, к 2031 году их объем увеличится до $76,5 млрд, а значит, новых цифровых решений для управления персоналом станет еще больше.

При этом российские компании пока только осваивают цифровизацию. Исследование SAP и Deloitte показало, что HR-процессы полностью автоматизированы только у 9% предприятий. А 25% организаций до сих пор делают все «на бумаге», то есть вручную.

Рассказываем, какие процессы HR-специалистов можно перевести в «цифру», и как отследить результаты.

Что можно цифровизировать в HR

Мы писали о том, как автоматизация влияет на решение задач бизнеса. Цифровизация, по сути, — инструмент с помощью которого автоматизируются процессы.

По данным консалтинговой компании Coleman Group, чаще всего компании автоматизируют кадровое администрирование — 77%. С помощью специальной системы HR-специалисту проще вести учет сотрудников, следить за предоставлением отпусков, регистрировать приказы и получать необходимые аналитические данные.

Функции оценки персонала автоматизируют 55% опрошенных компаний. HR-специалисту становится легче оценивать сильные и слабые стороны сотрудников, формировать индивидуальные планы развития и иметь кадровый резерв.

Систему компенсаций и льгот автоматизируют 38% компаний. Так удается сформировать пакет компенсаций, учитывая потребности сотрудников и возможности компании. Это снижает текучесть кадров и повышает лояльность персонала.

Функцию обучения и развития персонала автоматизируют 32% компаний. В итоге HR-специалисту проще сформировать индивидуальную программу обучения и разобраться, какие курсы необходимы для всего персонала.

К автоматизации внутренних коммуникаций прибегают 23% компаний. Благодаря наличию единой площадки для обмена сообщениями сотрудникам разных отделов проще общаться. Также это помогает организовать удаленную работу.

Функцию подбора персонала автоматизируют 21%. HR-специалисты могут систематизировать сведения о кандидатах и анализировать данные по отдельным вакансиям и соискателям. Это упрощает найм.

Так, если в компании оцифрованы HR-процессы, проще наладить работу с фрилансерами: ставить задачи, платить и принимать работу. Внедрение специальных решений вроде Mirapolis HCM позволяет планировать кадровую нагрузку и упрощает управление сотрудниками.

Читайте также: Выгоды от цифровизации и автоматизации в HR — на реальных кейсах

Что дает цифровизация компании

Оцифровка HR-решений положительно сказывается на работе всей компании:

• Ускоряет процессы. Это происходит за счет того, что сотрудники работают на единой платформе, где настроены системы уведомлений и задач по каждому из этапов, а все шаги и процессы связаны между собой.
• Снижает затраты. Если рекрутер длительное время не может найти нужного сотрудника, это сказывается на работе отдела. Другие специалисты могут не справляться с нагрузкой, а если справляются, у них не остается времени на развитие других проектов. В результате компания теряет прибыль. Автоматизация процесса позволяет этого избежать.
• Уменьшает количество ошибок. Когда HR-специалист ведет документы вручную, он может многократно внести одни и те же данные в систему учета, или совершить другую ошибку. Внедрение цифровых решений минимизирует риски.
• Снижает риск потери данных. Бумажные отчеты могут потеряться — использование облачных хранилищ позволяет этого избежать.
• Укрепляет коллектив. Благодаря наличию единой платформы для общения, сотрудникам проще коммуницировать. Это делает работу отделов более слаженной и способствует установлению хорошего микроклимата.
• Удерживает специалистов. С помощью цифровых решений проще выявлять и развивать квалифицированных сотрудников внутри компании, создавая кадровый резерв. Это мотивирует специалистов к развитию, а HR-специалистам позволяет быстро найти сотруднику замену в случае увольнения.

Как оценить внедрение цифровых решений

Предугадать, как тот или иной инструмент скажется на работе конкретного HR-отдела, сложно. Надо тестировать. Определить, насколько эффективным оказалось внедрение, можно, проанализировав ряд показателей.

• Сокращение срока закрытия вакансии. Анализ времени, затрачиваемого на подбор персонала, позволит понять, изменился ли процесс найма. Если на поиск сотрудника рекрутеру требуется столько же времени, как раньше, это может означать, что внедрение цифровизации не принесло пользы. Но прежде, чем делать такой вывод, стоит убедиться в том, что рекрутер обучен пользоваться системой.
• Сокращение затрат компании. Их анализ может дать представление о том, насколько эффективно компания тратит деньги на найм, обучение, удержание персонала и прочие расходы, связанные с управлением. К примеру, если затраты на обучение сократились, при этом сотрудники не стали проходить меньше курсов, изменение системы обучения было успешным.
• Снижение текучести кадров. Высокий уровень показывает на проблемы с управлением, например, отсутствие развития или низкую мотивацию. Если после внедрения цифровизации сотрудники стали увольняться реже, это хороший показатель. Узнайте, как рассчитать коэффициент текучести и понизить его.
• Повышение уровня удовлетворенности сотрудников. Мотивированные сотрудники работают лучше, и оценить, насколько они довольны работой в компании, можно через опросы в HR-системе.
• Рост производительности. К этому показателю можно отнести объем выполненных работ, соблюдение сроков, качество результатов и другие данные, которые показывают эффективность работы. Это можно отследить в HR-системе.

Стоит помнить, что для успешного внедрения цифровых решений важна цифровая грамотность. Сотрудников надо обучать пользоваться новыми инструментами, показывать их достоинства и спрашивать у них об эффективности внедрения новых инструментов. Собирать обратную связь позволяют опросы и голосования — этот функционал предусмотрен в Mirapolis HCM. Также система позволяет анализировать данные и оценивать эффективность изменений.

Как часто проводить аудит, каждая компания решает самостоятельно, — хоть ежедневно. Результаты можно заметить уже в первый месяц, но анализировать сведения важно на протяжении всего процесса внедрения цифровых решений.

Чек-лист: что должно измениться в компании

Чтобы понять степень цифровизации кадровых процессов, можно ответить на следующие вопросы:

• сколько видов кадровых документов ведутся полностью в электронном виде;
• переведен ли в цифровой вид хотя бы один из договоров — трудовой, ученический, об обучении без отрыва от работы или изменения к ним;
• согласуются ли кадровые документы в электронном виде;
• насколько массово используется электронная подпись;
• есть ли в компании собственный удостоверяющий центр для выдачи электронной подписи;
• есть ли у внеофисных сотрудников доступ к корпоративным системам;
• как быстро персонал получает нужные справки.

Если цифры большие, а на большинство вопросов ответ положительный, уровень цифровизации высокий.

Также надо оценить, насколько изменились следующие показатели:

1. Бюджет. Внедрение цифровых решений должно сократить затраты компании на найм, обучение и удержание персонала. С помощью финансовой отчетности можно проследить, сколько средств уходило на управление персоналом раньше, и сколько тратится теперь.
2. Время на задачи. Проследить, как изменилось время, которое требуется на подбор, оценку сотрудников и обучение, можно с помощью специальных систем вроде Mirapolis HCM. Решение позволяет автоматизировать полный цикл подбора персонала, сократив время на поиски и адаптацию сотрудника.
3. Информированность сотрудников. Когда сотрудники знают о внутренних процессах, это снижает уровень тревожности и повышает прозрачность компании. Корпоративный портал Mirapolis Portal позволяет оформить ленты новостей и объявлений, где рассказывать о наиболее важных изменениях внутри компании. А в корпоративном блоге можно размещать более общую информацию. Например, рассказывать об изменениях в законодательстве или последних разработках в отрасли. Понять, как сотрудники используют портал, помогают встроенная система отчетов о посещаемости и другие средства аналитики.
4. Мотивированность сотрудников. Ее надо повышать, чтобы сотрудники были заинтересованы в эффективной работе. Для этого важно внедрить эффективную систему премирования. Но повысить мотивацию можно использовать и другие способы. Блок геймификации в составе корпоративного портала Mirapolis Portal создаст нематериальную мотивацию для выполнения рутинных задач. Настроив систему достижений и рейтинга или и использовав другие возможности портала, можно превратить рутинные задачи в интересный процесс. Оценить уровень мотивации сотрудников помогают опросы и голосования, которые также можно проводить на корпоративном портале.

Следовательно, эффективность внедрения цифровых решений надо отслеживать, и помочь в этом может, например, Mirapolis HCM. Система позволяет контролировать HR-процессы, которые происходят в компании. Ее преимущество в том, что решение можно дополнить Mirapolis Portal — все продукты Mirapolis интегрируют друг с другом для повышения эффективности.