Компания столкнулась с необходимостью оптимизации работы службы подбора персонала с бизнес-заказчиком и внедрения единой методологии подбора персонала для всех юридических лиц X5

Компания X5 Retail Group

О компании

Retail Group («Х5») — крупнейшая российская продуктовая розничная компания.

В группу X5 входят супермаркеты «Перекрёсток», магазины «у дома» под брендом «Пятёрочка», гипермаркеты «Карусель». По итогам 2018 года рыночная доля по выручке составила 10,7 %.

Занимает второе место после компании Лукойл в рейтинге крупнейших частных компаний, по версии российского издания журнала Forbes в 2018 году и вошла в топ-10 ритейлеров Европы по товарообороту по версии IGD.

В декабре 2018 года открылся 14 000-й магазин Х5 и в компании работает около 278400 человек.

X5 Retail Group регулярно тестирует и внедряет в своих торговых сетях собственные и совместные с другими компаниями разработки, как в области маркетинга и продаж, так и в сфере управления персоналом.

Какие задачи стояли перед компанией

Поскольку только для одной из компаний — «Пятерочка» общий объем найма сотрудников составлял более 8000 человек в месяц, компания столкнулась с необходимостью оптимизации работы службы подбора персонала с бизнес-заказчиком и внедрения единой методологии подбора персонала для всех юридических лиц группы X5 (Пятерочка, Карусель, Перекрёсток).

 Для этой цели решено было использовать систему автоматизации подбора сотрудников.

Задачей было организовать подбор офисного персонала всей группы X5 Retail:

  • руководители подразделений;
  • финансовый контроль;
  • служба безопасности;
  • рекрутеры

Требования к системе автоматизации

Для реализации задач подбора нужна была система, которая позволит:

  • Сократить временные затраты на согласование условий офера, согласование финальных кандидатов, автоматизировать работу по заявкам на оборудование рабочего места;
  • Создать единую базу кандидатов для всех компаний группы X5;
  • Создать электронную анкету кандидата для службы безопасности;
  • Автоматизировать весь процесс согласования кандидата с внутренними службами, перевести из бумажного формата в электронный;
  • Сформировать операционную отчетность для руководителей подбора и бизнес-заказчиков, и аналитику по эффективности процессов подбора;
  • Внедрить инструмент, позволяющий производить объективную оценку деятельности рекрутёров

Исполнителем для этого проекта была выбрана компания Mirapolis и её решение — блок Подбор персонала в составе Mirapolis HCM, поскольку функциональность решения и опыт выполнения подобных задач в крупнейших компаниях позволяет полностью реализовать потребности X5 Retail Group.

Процесс реализации проекта

Проект был реализован в несколько стадий. Первым этапом в базовой функциональности, вторым — в промышленной в части базовой функциональности, а после опытной эксплуатации был передан в промышленную эксплуатацию.

Особенности проекта

Каждый проект имеет свои особенности. Поскольку оргструктура компании X5 Retail Group не соответствовала разделению зон ответственности подразделений по подбору персонала, в системе была сделана параллельная оргструктура. Она автоматически переводит текущую структуру в формат, необходимый для правильного маршрутизации заявок в подразделения подбора.

Другой особенностью стало то, что для каждой компании группы автоматизирован процесс формирования брендированного офера в электронном виде, его согласование и отправка кандидату

В рамках проекта проведена интеграция с SAP HR, позволяющая переносить в Mirapolis все штатное расписание.

Как изменилась работа в компании

Магазины
Магазины компании X5 Retail Group

В рамках проекта были автоматизированы все процессы подбора:

  • Подача заявки и ее согласование на подбор
  • Подбор кандидатов на вакансию
  • Организация процесса собеседований (приглашения, уведомления, напоминания, планирование в календаре)
  • Согласование кандидата с заказчиком
  • Получение обратной связи от заказчика
  • Процесс проверки кандидатов службой безопасности
  • Процессы формирования, согласования и отправки джоб офера
  • Поддержка процесса выхода кандидата

Для поддержки процесса адаптации новых сотрудников были автоматизированы следующие процессы:

  • напоминания про регулярные встречи с новым сотрудников,
  • подведение итогов работы за месяц/испытательный срок и другие.

Итоги проекта

Автоматизация и оптимизация работы рекрутеров позволила свести к минимуму человеческий фактор — забыл, не выполнил задачи, нужно к чему-то подготовиться и т.д. Для компаний с таким большим объёмом подбора персонала крайне важна отлаженность процесса, поскольку сбой на одном из этапов может привести не только к дополнительным затратам на повторные итерации по подбору, но и к потере прибыли и репутационным издержкам.

«Заказчик получил не только удобную автоматизированную систему для подбора персонала, но и эффективный инструмент оценки рекрутеров, который формирует наглядную аналитику и отчеты.

«Блок подбора Mirapolis HCM позволяет контролировать каждый этап подбора кадров и грамотно распределять вакансии между HR-­­специалистами, исходя из их загруженности», — прокомментировал представитель Mirapolis.

Постепенно в систему было перенесено все штатное расписание (190 тыс. активных сотрудников, архив из 550тыс. архивных сотрудников)

Штатных должностей 412 тыс. активных

  • 43 000 подразделений
  • В системе работали 171 рекрутер и 5200 человек активных бизнес-заказчиков
  • Создано на момент входа в промышленную эксплуатацию 1357 вакансий
  • В системе работают все юридические лица X5 Retail Group, весь подбор офисного персонала группы проходит в системе Mirapolis HCM.

По итогам проекта заказчик получил удобную автоматизированную систему, которая позволяет исключить человеческий фактор из рекрутингового процесса и оптимизировать работу HR­­-специалистов.