По данным SuperJob, от 23 до 29 % сотрудников покидали компанию на испытательном сроке. Это количество можно уменьшить на 83 %, говорит Brandon Hall Group, если сделать процесс адаптации более эффективным.
Автоматизация адаптации не просто сокращает временные затраты, но выводит процесс на качественно новый уровень. Разбираемся вместе с экспертом Mirapolis.
Эксперт:
Оксана Богомазова, менеджер по продукту Mirapolis. Более 15 лет работы в HR-Tech
При адаптации сотрудников, проводимой в «ручном» режиме, часто возникают одни и те же проблемы. Причем они могут наблюдаться в компаниях любого масштаба:
- Отсутствующие или занятые сотрудники: руководитель или наставник новичка в нужные дни могут или вовсе отсутствовать на рабочем месте, или быть полностью занятыми текущими задачами и созвонами. В итоге новичку не к кому обратиться за помощью.
- Устаревшие или нерелевантные документы: сотруднику могут предлагаться для ознакомления регламенты и правила, которые либо не относятся к его должности, либо потеряли актуальность.
- Нехватка информации: сотрудника забывают познакомить с важными документами и сведениями.
- Переизбыток информации: только вышедшего сотрудника пытаются познакомить сразу со всеми важными и не очень документами компании и всеми задачами, которые ему предстоит решать, без указания приоритетов.
- Непонятные цели и задачи: новичку непонятно, что и в какой последовательности делать; сотрудник не понимает, какую роль он должен выполнять в компании.
Все эти и другие проблемы адаптации можно устранить благодаря автоматизации. Далее разберем, за счет каких инструментов это происходит.
Шаблоны
Чаще всего сотрудники при адаптации проходят одни и те же задачи, особенно если работники были наняты на похожие или одинаковые должности. Поэтому оптимально не назначать задачи для адаптации каждый раз вручную, а иметь в системе предзаполненный перечень задач для каждой категории сотрудников.
Плюс такого решения, кроме экономии времени, еще и в том, что в плане адаптации точно ничего не будет забыто — все необходимые задачи будут назначены.
Перечень типовых задач может варьироваться в зависимости от данных сотрудника. Например, в готовом решении для адаптации Mirapolis Onboarding перечень задач назначается автоматически на основе любых параметров сотрудника, которые используются в компании:
- должность;
- грейд;
- функциональное направление;
- подразделение;
- группа сотрудников;
- любые другие параметры.
Достаточно настроить все один раз — дальше система будет работать сама. После автоматического назначения можно корректировать план: назначать дополнительные задачи, отменять неактуальные
Кроме этого, в Mirapolis Onboarding вы можете создать библиотеку отдельных задач адаптации и брать предзаполненные задачи оттуда, причем такая библиотека может отличаться для разных отделов или регионов, а может быть своей у каждого руководителя и наставника.
Автоматическое создание плана адаптации
План адаптации автоматически создается в нужный момент, в зависимости от заданных настроек. Например, он может создаваться не только в первый рабочий день сотрудника, но еще на этапе отбора кандидата и сразу после принятия предложения о работе. У вас будет достаточно времени, чтобы внимательно изучить назначенный системой план и при необходимости внести корректировки. Заблаговременная подготовка позволяет учесть все важные аспекты и задачи адаптации.
Также созданный заранее автоматический план адаптации можно отправить на согласование руководителю и/или наставнику. В Mirapolis Onboarding достаточно один раз указать круг ответственных за адаптацию из разных отделов — в дальнейшем система может самостоятельно отправлять все материалы на согласование нужным сотрудникам; статусы согласований будут отражаться в личных кабинетах всех участников.
Разграничение полномочий
Ручное разграничение полномочий требует много усилий и нередко приводит к критичным ошибкам. Но этот процесс легко автоматизируется и сводит к минимуму дальнейшее участие человека. Это позволяет минимизировать риски проблем.
Автоматизация адаптации позволяет разграничивать доступ как к функциям (например, назначение тех или иных задач), так и к данным. При этом вы можете назначать различные условия доступа. Например, в Mirapolis Onboarding разграничение проводится на основе должности и роли сотрудников, подразделения, региона и по другим назначенным компанией параметрам.
Еще один плюс автоматического разграничения полномочий — если у сотрудника меняется статус, это моментально отражается на его доступе к данным.
В Mirapolis Onboarding задачи сотруднику могут ставить несколько руководителей разного профиля, а также HR-специалист и наставник. Полномочия каждого легко настраиваются в системе.
Упрощение проверок и согласований
Проверки на предмет того, что все вовлеченные в процесс лица доступны, получение подтверждения их участия, а также утверждение плана адаптации, подведение итогов и другие задачи согласования — достаточно трудоемкий процесс, если делать это вручную.
В Mirapolis Onboarding вы можете автоматически проверять:
- Отсутствия — например, будет ли в нужные дни на рабочем месте сотрудник, которого мы планируем назначить на роль наставника.
- Ограничения — например, нет ли у планируемого наставника перегрузов: если он уже участвует в адаптации нескольких сотрудников, система может выдавать предупреждение при попытке назначить ему еще одного новичка для наставничества.
С помощью маршрута согласования в системе можно:
- Подтверждать участие в плане адаптации в качестве наставника — готов ли помогать новичку.
- Вносить корректировки и утверждать перечень задач в плане со стороны всех ответственных.
- Подводить промежуточные результаты и итоги прохождения испытательного срока — в форме обратной связи со стороны руководителя и наставника.
- Разграничивать полномочия доступа к данным в зависимости от роли участника и этапа маршрута.
После выполнения сотрудником всего плана адаптации система автоматически проверяет, что все задачи выполнены и что можно подводить итоги.
В Mirapolis Onboarding есть конструктор маршрутов, который позволяет учесть специфику адаптации в вашей компании. Можно настроить различные условия выполнения задач и процедуру согласования для любого участника. В маршруте можно задать параметры, при достижении которых сотруднику будет назначаться план адаптации.
Уведомления
Когда сотрудники, помимо рабочих задач, вовлечены в различные процессы в компании, им легко потеряться в назначенных задачах и пропустить что-то важное. Поэтому так важно, чтобы в системе адаптации можно было гибко настраивать уведомления — о каких событиях сообщать и кому.
В Mirapolis Onboarding уведомления настраиваются очень гибко — на любое событие и на любое приближение события. Но своим клиентам при внедрении системы мы всегда подчеркиваем, что важно найти баланс: если настроить недостаточно уведомлений, сотрудники будут пропускать важные события; переизбыток уведомлений сделает их своеобразным «белым шумом», и сотрудники тоже пропустят всё важное. Со своей стороны мы готовы консультировать по любым вызывающим затруднение вопросам внедрения.
Читайте также: Как «Орматек» автоматизировал адаптацию и перевел на онлайн обучение в 600+ магазинах по всей России
Управление сроками
Когда сотруднику сразу назначается большое количество задач без указания сроков по ним, это может вызывать у новичка беспокойство: непонятно, насколько срочно необходимо выполнить задачи и какой темп выполнения считается нормальным. Поэтому так важно грамотно распределить задачи из адаптационного плана во времени. Автоматизация поможет минимизировать трудозатраты при планировании.
В Mirapolis Onboarding доступны следующие возможности управления сроками задач:
- Сроки выполнения задач могут рассчитываться автоматически в зависимости от заданных условий и могут не совпадать со сроками всего плана.
- Можно настраивать параллельное выполнение (сотрудник сам решает, в каком порядке выполнять задачи) и последовательное выполнение (к следующей задаче можно перейти только после завершения предыдущей).
Мониторинг и аналитика
Аналитика процесса адаптации доступна в полной мере только с использованием систем автоматизации. Ответственные за адаптацию сотрудника смогут мониторить его прогресс и оперативно реагировать, если что-то идет не так.
Кроме того, сбор данных позволяет выявить «узкие места» в адаптации на уровне отдела или компании и оптимизировать существующий процесс.
В Mirapolis Onboarding доступно построение отчетов и дашбордов по любым данным и в любых разрезах. Для различных участников процесса информация будет представлена по-разному.
Читайте также: Как HR-аналитик помогает принимать стратегические кадровые решения на основе данных
Обратная связь
Обратная связь от всех участников процесса позволит убедиться, что адаптация в компании организована действительно оптимально, или выявить моменты, которые требуют улучшения. Кроме того, опросы являются источником бесценных инсайтов, которые не всегда можно получить с помощью отчетов.
В Mirapolis Onboarding вы можете проводить опросы в ходе и по результатам адаптации.
С помощью конструктора опросов вы можете создавать любой опрос. Можно сделать прохождение опроса обязательной частью процесса адаптации — указать соответствующие настройки в системе.
Mirapolis Onboarding — готовое гибкое решение, позволяющее полностью автоматизировать процесс адаптации сотрудников. В нем нашли отражение лучшие практики адаптации: типовые планы адаптации, назначение наставников, разграничение ролей, аналитика и контроль и другие. Свяжитесь с нами, чтобы попробовать нашу систему бесплатно.