Умение быстро и эффективно нанимать сотрудников в наше время превратилось во что-то вроде суперспособности. Компании, которые ее освоили, оптимизируют затраты на найм и зарабатывают баллы к репутации хорошего работодателя. Но как руководителю понять — эффективно его HR-отдел нанимает сотрудников или этот скилл все-таки нужно прокачать?
Выявить слабые стороны процесса помогает аналитика. Цифровая трансформация в HR уже идет полным ходом, потому обрабатывать данные и составлять отчеты вручную больше не приходится. Если делать это на специальной платформе по управлению человеческими ресурсами, можно увидеть реальное положение дел и получить руководство к действию — что и как нужно изменить в подборе, чтобы улучшить основные показатели.
Мы выделим четыре основных метрики, которые помогут выяснить, насколько хорошо реализован процесс отбора персонала в компании.
Показатели по реализации стратегии подбора персонала
Сколько времени уходит на наем
Считаем общее время, потраченное на закрытие вакансии, то есть с момента ее появления до предложения оффера.
Допустим, 8 вакансий на должность официанта в новое кафе появились 15 февраля и были закрыты 26 февраля, то есть спустя 12 дней восемь кандидатов получили job-offer. Тогда затраченное время составит 1,5 рабочих дня (расчеты: 12÷8=1,5).
Также можно считать среднее время закрытия вакансии. Например, 4 вакансии были закрыты за 5, 10, 12 и 20 дней соответственно. Среднее время закрытия — 11,75 рабочих дней (расчеты (5 + 10 + 12 +20 ÷ 4).
Скорость закрытия вакансии рекрутером – показатель эффективности его работы. Норму определяет руководитель, но при этом справедливо выдвигать разные требования к скорости найма в зависимости от вакансии. Нельзя ожидать, что поиск разнорабочего и главного инженера на строительство нового объекта займет одинаковое время.
Во сколько это обходится компании
Зная, сколько «стоит» поиск каждого нового сотрудника, компания может эффективнее распределять бюджет. Помимо административных, следует учитывать такие затраты: на рекламу, на размещение вакансий на работных сайтах, на оплату рабочего времени рекрутеров (описание должностей, разбор резюме, проведение собеседований), на проверку данных о кандидате, а также недополученную прибыль, если вакансия долгое время остается открытой.
Если стоимость найма кандидата слишком высокая, это повод пересмотреть методы привлечения новых кандидатов и, возможно, сэкономить на рекламе или других статьях расходов. Низкая стоимость — все хорошо, продолжайте в том же духе.
Как выполняется план по найму
Если компания работает по утвержденной стратегии, у нее есть четкое представление о том, сколько сотрудников, каких именно и когда ей понадобится. Достаточно сравнить план с реальными результатами. Если бизнес обходится без стратегического планирования, для оценки этого показателя необходимо найти соотношение между успешно выполненными и запланированными задачами.
Допустим, HR-отделу предстояло нанять в течение января 2021 года 90 новых сотрудников на линейные позиции. В реальности удалось нанять 75 человек. Это значит, что план был выполнен на 83% (расчеты: 75÷90*100%=83%).
Результаты выполнения плана по найму позволяют увидеть слабые места в работе HR-отдела и понять, компания предъявляет к кандидатам реальные требования или их нужно адаптировать под текущее состояние рынка труда.
Показатели по источникам поиска кандидатов
Для одной компании лучшие каналы для привлечения кандидатов – работные сайты и социальные сети. Для другой — кадровые агентства и центры трудоустройства при курсах переквалификации. Чем больше заявок приходит через конкретный канал, тем выше у него приоритет и тем больше его нужно развивать.
Блок ”Подбор” в Mirapolis HCM помогает автоматизировать поиск по работным сайтам, размещение вакансий и сбор откликов. В личном кабинете можно управлять базой кандидатов и историей, узнать, какие источники приводят наилучших кандидатов, оценить эффективность команды подбора и каждого участника. Те каналы, которые приводят меньше всего кандидатов, можно игнорировать, чтобы высвободить время на более приоритетные задачи.
Показатели по кандидатам
Количество заявок на одну вакансию
По количеству заявок на вакансию можно оценить эффективность каналов привлечения кандидатов, понять, котируется ли эта вакансия на рынке труда и как вообще соискатели относятся к работодателю.
Много заявок поступило на каждую вакансию — значит, с репутацией работодателя, условиями работы и оплатой все хорошо. Но возникает такая коллизия: при большом количестве резюме проще отобрать максимально подходящего под вакансию кандидата, но стоимость найма при этом вырастет. Слабые отклики говорят о проблемах внутри компании: ей могут не доверять как работодателю, у нее могут быть завышенные требования к соискателям, а зарплата — ниже средней по рынку.
Сколько кандидатов прошли отбор
По этому показателю мы оцениваем, насколько эффективным был отбор на каждом этапе воронки найма — от привлечения кандидатов и обработки их резюме до оценки способностей и финального результата (предложения оффера).
Допустим, среди 50 откликнувшихся кандидатов первый этап отбора прошли только 15. Тогда эффективность найма составит 30 % (расчеты: 15÷50*100% = 30 %)
Если показатели эффективности найма низкие, значит, необходимо искать причины, по которым кандидатов чаще всего отсеивают. Чтобы оптимизировать процесс, от потенциально неподходящих кандидатов необходимо избавиться на начальном этапе. Например, как можно раньше давать тестовые задания и рассказывать о спорных моментах в работе, которые могут подойти далеко не всем.
Рейтинг кандидатов
После оценки навыков и компетенций, тестирования и результатов собеседования с рекрутерами кандидаты получают баллы, на основе которых формируется их рейтинг. Большое количество соискателей с высоким рейтингом говорит о том, что вакансия составлена корректно и выбраны правильные каналы привлечения персонала. Низкие — нужно более четко указать требования к кандидатам, чтобы отсеять их на начальном этапе отбора.
Показатели по работающим сотрудникам
Сколько уволились за время испытательного срока
По данным кадрового агентства Robert Half & Associates в среднем до 28 % сотрудников увольняются в течение первых 90 дней работы, то есть во время испытательного срока. Если в компании испытательный период не пережили более трети сотрудников, это повод пересмотреть подход к адаптации. Чаще всего они сталкиваются с быстрым выгоранием, когда на новичка обрушивается слишком много новых обязанностей.
В Mirapolis HCM задача адаптации решается в блоке «Адаптация персонала» — в сервисе можно прикрепить наставника, дать доступ к учебным материалам, внутренним регламентам компании и другой полезной информации. Фактор прохождения испытательного срока можно привязать к мотивации рекрутера.
Сколько прошли испытательный срок
Текучесть персонала
Текучесть персонала показывает, сколько сотрудников уволились или были уволены из компании за определенный промежуток времени — например, в течение первого года или после трех лет работы. Для расчета текучести находят соотношение количества покинувших работу сотрудников к общему числу штатных.
Допустим, в течение первого года в штате в среднем числилось 150 сотрудников (эта цифра незначительно менялась в зависимости от сезона). За этот период компанию покинули 18 рабочих. Тогда показатель текучести будет равняться 12 % (расчеты: 18÷150 * 100 %= 12%).
Чем выше показатель текучести кадров, особенно в первый год работы, тем больше ошибок допускает компания в подборе персонала. Возможны и другие причины — те же пробелы в адаптации, отсутствие системы мотивации, конфликты на рабочем месте с другими сотрудниками и руководителями, сильное расхождение «ожидание-реальность».
Средний возраст сотрудников
В одних компаниях этот показатель помогает преодолеть разницу в менталитетах разных поколений и сделать их совместную работу более комфортной. В других — создавать сбалансированные по возрастному признаку команды, в которых опыт старших сотрудников подкреплен амбициями и инновационным подходом более молодых. Плюс знание среднего возраста упрощает подбор системы поощрений и мотиваций, а значит, положительно влияет на подбор и адаптацию новых сотрудников. Делать общий просчет среднего возраста по организации не информативно, чаще этот HR-показатель рассчитывают отдельно для женской/мужской части или для сотрудников, работающих в одном подразделении. Подсчеты делаются легко: возрасты всех сотрудников суммируются и делятся на их количество.
Средний стаж сотрудников
Рассчитывается по тому же принципу, что и средний возраст. Этот показатель позволяет оценить лояльность сотрудников к компании, их удовлетворенность условиями труда и заработной платой, системами поощрения и мотивации. Если в вашей компании не задерживаются больше года – это повод пересмотреть подходы к управлению человеческими ресурсами. Большой средний стаж — признак того, что у компании репутация хорошего работодателя, сотрудникам комфортно и нет причин искать другое место.
KPI работников HR-подразделения
Ключевые показатели эффективности (KPI) работы рекрутеров чаще всего не качественные, а количественные — сколько вакансий и за какой срок закрыл конкретный сотрудник HR-отдела или весь отдел.
Измерить количество закрытых вакансий легко, но оценить — много это или мало — в разы сложнее. Многое зависит от того, кого искал рекрутер (массовый подбор персонала на линейные позиции или точечный на топовые должности), в какой сфере и на каких условиях. К тому же закрытая вакансия не равняется решенной задаче: иногда рекрутеры быстро закрывают вакансии, но кандидаты покидают компанию во время испытательного срока или по его итогам.
В Mirapolis HCM есть блок «Подбор персонала», который позволяет рекрутерам автоматизировать подбор с момента появления потребности в кандидате до выхода на работу нового сотрудника. Все кандидаты попадают в единую базу, по которой легко отследить историю взаимодействия с ними, обработать резюме, провести тестирование и оценку навыков, настроить воронку подбора и получить развернутую аналитику, чтобы узнать, как быстро закрывались вакансии, какие источники кандидатов оказались самыми эффективными и во сколько обошелся подбор.
Выигрывает тот, кто считает
Используя всего четыре метрики (на самом деле, их больше), руководитель компании может понять, с какими трудностями сталкивается HR-отдел во время найма, на каком этапе и как это влияет на скорость закрытия новых вакансий. Компания, которая делает процесс подбора измеримым, получает дополнительное конкурентное преимущество. Она и быстро устраняет проблемные места в найме персонала и получать на выходе кадры, которые закрывают ее потребности. Платформа Mirapolis HCM сокращает путь к получению этого результата и делает найм максимально прозрачным и понятным для всех участников.