Исследования в области HR доказывают, что эффективная адаптация новых сотрудников – это отправная точка для удержания специалистов и их дальнейшей продуктивной работы.
Аналитики Officevibe, опросив сотрудников более чем 1 000 организаций в 157 странах мира, выяснили, что:
- В компаниях, где грамотно проводят адаптацию, показатель удержания персонала на 50 % больше, чем в организациях без нее.
- 69 % сотрудников, прошедших хорошую адаптацию, работают в компании не менее трех лет.
- 20 % сотрудников демонстрируют более продуктивное взаимодействие с руководством, если для них проводят тренинги по адаптации.
Почему нельзя без адаптации
Адаптация влияет не только на текучесть кадров и репутацию работодателя, она напрямую связана с бюджетом компании, и, если процесс не отлажен и сотрудники быстро увольняются, это приводит компанию к убыткам.
Допустим, в организацию пришел новый менеджер, отработал две недели и уволился. Компания потеряла деньги. При зарплате менеджера в 35 000 рублей убытки для компании могут составить более 90000 рублей:
И это с учетом того, что новый сотрудник за эти дни не принес компании прибыли, но уже потрачены ресурсы на сам подбор, время руководителя и прочее. А если из компании уволятся сразу несколько человек? Сумма невозвратных расходов увеличится в разы. А адаптация сократит эти издержки.
Адаптация помогает не только новичку освоиться на новом месте, быстрее включиться в работу, вникнуть в бизнес-процессы, но и «старым работникам» при переходе на более высокую должность. Вторичная адаптация поможет разобраться в обязанностях и документах, выйти на другой уровень отношений с коллегами, которые переходят в разряд подчиненных.
Цели адаптации
Цель адаптации – сформировать у человека два вида мотивации: внешнюю и внутреннюю. Внешняя связана с экономической выгодой: получением бонусов и премий, повышением зарплаты. Внутренняя дает возможность развиваться внутри компании, помогает приобщиться к корпоративной культуре и стать ее частью.
По данным крупного рекрутингового агентства Hays, главные факторы трудовой мотивации у молодежи от 18 до 25 лет распределяются следующим образом:
Материальные
- 64 % – базовый оклад (зарплата);
- 48 % – возможность заработать бонусы за выполнение целей;
- 47 % – «белая» зарплата;
- 44 % – медицинская страховка;
- 44 % – компенсация дополнительного профессионального образования / языковых курсов (частичная/полная).
Нематериальные
- 62 % – дружный коллектив и комфортная атмосфера;
- 60 % – возможность подниматься по карьерной лестнице;
- 55 % – хороший контакт с руководителем;
- 54 % – возможность соблюдать баланс между рабочим и личным временем;
- 50 % – возможность выполнять разноплановые и интересные задачи.
Как видно, новое поколение, которое в скором времени станет основным контингентом для работодателей во всех сферах, возможность роста и комфортную рабочую обстановку ценит не меньше высокой зарплаты. Это должны учитывать эйчары при формировании адаптационного процесса в компании.
Советы HR’у:
Хорошим инструментом для адаптации новичка может стать доска с фотографиями всех сотрудников фирмы. На ней можно разместить интересные факты о человеке или забавные подписи. Новый сотрудник увидит свое фото и будет чувствовать себя частью команды. Для тех, чьи офисы рассредоточены по стране или в которых работают сотни или тысячи человек, альтернативой является корпоративный портал. Там новичка ждёт справочник сотрудников с фото каждого работника компании и руководства, электронными фотогалереями с мероприятий, новости компании и многое другое.
Виды адаптации
Адаптационная стратегия персонала включает прохождение сотрудником трех видов адаптации и используемые при этом методы и инструменты. Универсальной стратегии не существует. Применять один и тот же подход к младшему бухгалтеру, программисту и секретарю иррационально.
Поэтому в компаниях, где заинтересованы в привлечении хороших кадров и в росте сотрудников, составляют планы адаптации для каждой должности. В плане есть все необходимые работнику документы, инструкции и учебные материалы, задачи, которые необходимо выполнить новичку, и контактное лицо, с которым он может решать свои вопросы (наставник).
На средних и крупных компаниях с десятками отделов создавать, контролировать и анализировать адаптацию помогает автоматизация этого процесса.
Организационная
Она начинается с первого дня работы. Сотрудника знакомят с коллегами, руководством, структурой предприятия, иерархией. Объясняют, где какой отдел находится, где принято обедать, а где отдыхать, как решаются бытовые проблемы.
Если автоматизировать адаптацию с помощью Mirapolis Onboarding, то тогда все новички попадут в систему из базы данных, например 1С. Для каждого из них в ней уже будет план адаптации, из которого сотрудник узнает, какие на испытательном сроке выполнить задачи, изучить документы и пройти курсы.
Новичку также доступен справочник сотрудника. Там содержится важная на начальном этапе информация: разделы «О компании», «Миссия», «Ценности». Есть отдельный раздел FAQ с ответами на частые вопросы. Изучить все работник может в офисе, по дороге на работу или дома – справочник доступен на мобильном телефоне, планшете или ПК.
Совет HR’у:
Не переусердствуйте с адаптацией! Не старайтесь загружать новичка информацией в первый же день. Вводите его в курс дела поэтапно, шаг за шагом, день за днем.
Социально-психологическая
На новом месте человек, как правило, чувствует себя неуютно и скованно. Он не знает, где и что находится, к кому и с каким вопросом можно обратиться, с кем посоветоваться. Чтобы новичок не чувствовал себя растерянным и изолированным, ему требуется наставник. Он помогает освоиться на рабочем месте, разобраться в оборудовании и программах, подскажет, к кому обратиться по решению задач, ответит на разные вопросы, в том числе и на те, которые неуместно задавать руководству, к примеру: «Где у вас тут курилка для сотрудников?»
Наставничество – взаимовыгодное решение. Новичок быстро входит в рабочую колею, а наставник оттачивает навыки социального менеджмента и получает позитивные эмоции от успехов своего подопечного.
В Mirapolis Onboarding каждому новичку назначается наставник. При входе в систему сотрудник видит, кто будет ему первым помощником, как его зовут и как он выглядит, и может сразу обращаться за помощью. Кстати, наставника в системе можно назначать не только на весь период адаптации, но и на выполнение конкретной задачи.
Совет HR’у:
Для создания комфортной психологической обстановки в коллективе используйте практику тимбилдингов. Совместный поход в боулинг-клуб, выезд на природу, вечеринка в офисе с играми и конкурсами – все это позволит новым коллегам лучше узнать друг друга и обеспечит высокий уровень доверия в коллективе.
Профессиональная
На этом этапе сотрудник начинает погружаться в профессию, приобретает необходимые навыки, обучается работе с техникой и софтом. У него вырабатываются профессиональные качества и формируется позитивное отношение к своей деятельности. Эффект от профессиональной адаптации будет выше, и проходить она будет быстрее в системе Mirapolis Onboarding: здесь у новичка уже будет доступ к учебным программам, курсам и тренингам, подобранным специально под его опыт и квалификацию.
Совет HR’у:
Некоторые предприятия используют игровую форму как метод адаптации. Когда новичок по нескольку дней работает в разных подразделениях и выполняет разные обязанности. За свою работу в новой роли сотрудник получает наградные баллы. Желание получить больше очков мотивирует работника трудиться более эффективно. К тому же за время ротаций новичок более глубоко усваивает, как функционирует предприятие, получает полезные навыки и знания.
Кроме того, Mirapolis Onboarding легко подключается к системе дистанционного обучения Mirapolis LMS, а управлять обоими системами можно из единого интерфейса. Руководству не придется тратиться на сторонних коучеров и многодневные тренинги – весь процесс обучения автоматизируется и гибко настраивается под каждого сотрудника с учетом его рабочего времени.
Адаптация даст максимальный выхлоп, когда ее анализируют и совершенствуют
Чтобы понять, насколько эффективно срабатывает тот или иной метод, решает ли поставленные задачи намеченная адаптационная стратегия и как это сказывается на финансах и развитии компании, нужны измеряемые показатели.
В этом отношении система аналитики, которую собирает автоматизированная система адаптации, просто незаменима для анализа. Нужную для себя информацию видят менеджер по персоналу, руководитель подразделения, глава компании и сам сотрудник. Весь процесс адаптации прозрачен и не выходит из-под контроля.
В сводных отчетах для руководства собраны данные по сотрудникам во всех филиалах и подразделениях. Эйчар в системе получает обратную связь от наставников и сотрудника, следит за выполнением задач по адаптации и может своевременно заметить проблемы и скорректировать стратегию, чтобы улучшить ее и предотвратить увольнение сотрудника.
Благодаря аналитике и контролю всегда можно сформировать процесс адаптации под конкретного человека и, основываясь на полученных данных, составлять типовые планы адаптации по должностям, которые помогут компании формировать крепкий коллектив из квалифицированных кадров и ускорят адаптационный процесс.
Интересный опыт
В заключение приведем несколько интересных примеров адаптаций сотрудников из блога контент-стратега Officevibe Элисон Робинс, которые применяют в крупнейших мировых компаниях:
В Twitter адаптация начинается сразу, как только кандидат на должность согласился на работу. Компания готовит рабочее место новичку: устанавливает необходимую технику, настраивает софт, снабжает работника канцелярией и готовит небольшой сюрприз – новый сотрудник может обнаружить в своем выдвижном ящике бутылку хорошего вина. А в столовой компании новичкам сразу определяют места за столами, где сидят сотрудники его отдела.
В IBM программа адаптации персонала рассчитана на два года! Компания использует множество инструментов для эффективного вовлечения сотрудников в рабочий процесс: внутренние соцсети, систему наставничества, помощь в формировании планов карьерного роста и отслеживание по их выполнению.
В Warby Parker руководство направляет новичку приветственное электронное письмо, в котором рассказывает историю бренда, его миссию и ценности компании. Вечером перед первым рабочим днем сотруднику звонит руководитель, чтобы уточнить, куда и во сколько за ним приезжать. А с утра новичка ждет приветственный набор от фирмы:
- книга Джека Керуака «Бродяги Дхармы» (компания названа в честь персонажей);
- тетрадь для заметок;
- подарочные сертификаты на бесплатное обследование зрения;
- две пары очков;
- крендельки Martin`s (любимый деликатес основателей фирмы);
- подарочный сертификат в тайский ресторан.
В Zappos новички проходят 4-недельный интенсивный курс с наставниками. Цель курса – создать сильную замотивированную команду и сформировать долгосрочные отношения в коллективе. При этом в конце обучения каждый новичок проходит своеобразную проверку – ему предлагают уволиться в обмен на 4 000 долларов. Так компания может убедиться в истинных мотивах сотрудника: пришел он ради денег или имеет искреннее желание работать.
С Mirapolis Onboarding можно автоматизировать процесс адаптации и значительно улучшить показатели по ее проведению.