Согласно исследованию, проведенному Equifax Workforce Solutions, более чем в 40 % случаев новые сотрудники увольняются в течение месяца после начала работы. Еще 10 % уходят до окончания полного рабочего года.
Существует прямая связь между эффективностью адаптации, удержанием и вовлечением сотрудников. В течение первого года работы 91 % сотрудников остается в компаниях, которые используют программу адаптации. В тех компаниях, где нет такой программы, показатель не превышает 50 %. Чтобы сохранить кадры, очень важно привлечь и заинтересовать новичка с первого дня.
Зачем нужна программа адаптации новых сотрудников
Проблемы с адаптацией новых сотрудников стоят компаниям больших денег и даже могут привести к потере репутации хорошего работодателя. Практика показывает, если получается улучшить процесс адаптации новичков в первые 45 дней, можно сократить отсев новых сотрудников примерно на 20 %.
Если сотрудник уходит после первого года работы, это прямые потери: приходится не только искать, но и снова обучать нового человека.
Надо иметь в виду, что адаптация сотрудника и ориентация – не тождественные понятия. Провести по помещению и познакомить с персоналом – только малая часть адаптации новичка. Весь процесс более длительный, и его главная цель – вывести сотрудника с минимального уровня функциональности на достаточный уровень освоения бизнес-процессов компании.
Инвестиции в качественную адаптацию окупаются многократно. Исследования Brandon Hall Group демонстрируют: структурированный онбординг сокращает текучесть кадров на 82% и ускоряет выход новичков на полную продуктивность более чем на 70%. Данные BambooHR подтверждают — качественная адаптация повышает вовлеченность у 89% новых сотрудников, при этом уровень их удовлетворенности работой возрастает в 30 раз. Несмотря на очевидную выгоду, у большинства компаний отсутствуют стандартизированные планы введения в должность, программы наставничества работают бессистемно, а цифровые инструменты для автоматизации адаптации практически не применяются.
Способы улучшить процесс адаптации
1. Долой универсальный подход
Обычно универсальная вещь выполняет несколько задач одинаково плохо. Представьте себе одинаковый план адаптации для менеджера по продажам и дизайнера. Это невозможно.
Но разница в планах адаптации для разных должностей или отделов – это еще не индивидуальный подход. У каждого нового сотрудника свой бэкграунд – и нет смысла тратить время на то, в чем он разбирается.
Основная часть плана адаптации для конкретной должности никуда не девается, но в каждом конкретном случае из нее убирается лишнее и добавляется необходимое.
2. Добейтесь участия руководителя в адаптации
Чаще всего за адаптацию персонала отвечает HR-менеджер или менеджер по адаптации, но непосредственный руководитель нового сотрудника должен принимать участие в разработке плана и в процессе адаптации. На этапе формирования плана он поможет HR-специалисту правильно выстроить процесс, а в ходе адаптации поможет сотруднику быстрее социализироваться. Его участие важно и потому, что это даст обратную связь с двух позиций: от самого сотрудника и от руководителя и позволит влиять на процесс адаптации, избегая недопонимания.
В автоматизированной системе адаптации Mirapolis Onboarding руководитель новичка, наставники и менеджер по адаптации включены в процесс адаптации, могут назначать задачи, обмениваться мнениями, отслеживать результаты и оперативно вносить коррективы.
3. Добейтесь единоначалия в процессе адаптации
«Если за ошибку в расчете отвечает больше одного человека, виноватых не найти», гласит один из законов Мерфи. Кто отвечает за процесс адаптации персонала? Чье слово окончательное?
Любым процессом должен в конечном итоге управлять один человек. Им чаще всего выступает HR (тогда руководитель нового сотрудника помогает тому социализироваться, а отдел обучения проводит конкретные мероприятия).
Процессом может рулить непосредственный руководитель сотрудника, а остальные фигуранты занимаются своей работой. Тогда процесс адаптации распределен: за него отвечает руководитель каждого отдела.
4. Автоматизируйте процесс адаптации
Если можно решить задачу одному, не надо привлекать десять человек. Да, адаптация персонала – сложный комплекс усилий и мероприятий, но если в нем можно сократить долю ручного труда – это нужно сделать.
Адаптацию персонала можно и нужно автоматизировать: тогда не придется организовывать этот процесс с нуля. В системе адаптации уже есть планы адаптации, прописаны нужные роли, разработана система наставничества, есть справочник сотрудников, готовые отчеты по процессу прохождения плана.
Оперативный сбор обратной связи от руководителей и новых сотрудников: если у вас есть электронная система адаптации, менеджер по адаптации или HR увидят обратную связь от сотрудника и руководителя в реальном времени. Это позволит вмешаться и повлиять на процесс, если появились отклонения в негативную сторону.
Система Mirapolis Onboarding – готовое решение, которое автоматизирует процесс адаптации новых сотрудников и сократит время на его организацию.
5. Сделайте ставку на общение
Человек попал в новый коллектив. Велика вероятность, что он ни с кем не знаком (кроме HR-специалиста, который проводил собеседование). Важно создать условия, при которых новичок поймет стиль общения с сотрудниками всех рангов и табуированные темы для обсуждения.
Социальной адаптации помогут, например:
- список сотрудников, в котором видно, кто за что отвечает;
- карта офиса;
- участие в очных неформальных мероприятиях или тренингах;
- обратная связь.
6. Используйте наставничество
Нужно найти сотрудника, который покажет новичку самое необходимое и познакомит с коллегами. Наставник станет опорой в чужой пока что среде и поможет быстро решить мелкие вопросы: где можно курить, как принято общаться, можно ли пить чай на рабочем месте и т. д.
Но его роль этим не ограничивается: параллельно он помогает изучить историю, структуру и культуру организации – для отдельных задач можно выделить наставника, который поможет сотруднику именно с ней. Наставник в отдельных случаях также поможет скорректировать план адаптации и будет контролировать выполнение задач новым сотрудником.
С Mirapolis Onboarding можно назначать несколько наставников под разные задачи сотрудника.
7. Не переусердствуйте
Первые дни работы сотрудника всегда очень трудные и крайне неэффективные. Он сталкивается с новыми людьми (иногда, новой для него сферой деятельности), правилами.
Распределите поток информации и нагружайте новичка поэтапно. Если сразу загрузить его всем, взрыв мозга почти неизбежен. А это приведет к обратному эффекту: вместо того чтобы проникнуться работой, человек испугается и захочет сбежать. Удержать его в дальнейшем будет трудно.
