«Опять не ответили!» — с досадой отмечает соискатель, о котором «забыли». Ему неприятно, что его кандидатуру отклонили без комментариев, а у рекрутера не хватило ресурсов перезвонить или написать, чтобы объяснить причины. Если организация регулярно ищет новых сотрудников и рекрутеры ежедневно просматривают сотни резюме, разорвать этот замкнутый круг поможет автоматизация. Разбираемся, как с ее помощью на платформе Mirapolis HCM давать фидбеки кандидатам по каждому этапу приема на работу и объясняем, почему компания вредит себе, играя в молчанку, когда нужно прямо отказать.
Так ли нужна обратная связь?
Кандидат, которому так и не ответили, может посчитать рекрутера невежливым человеком или плохим специалистом. Однако соискатель часто не знает, что поведение рекрутера в большинстве случаев зависит не от личных качеств, а от позиции его работодателя. В одних компаниях принято отвечать хотя бы в электронном письме и сообщать причины отказа. Другие — их большинство — отмалчиваются, заставляя кандидата нервничать, или ограничиваются формальным отказом. Первые поступают дальновидно, а вот вторые неосознанно вредят себе.
- Отвергнутый или получивший формальный отказ кандидат может вести себя агрессивно — например, оставлять о компании негативные отзывы в интернете. Последнее плохо влияет на репутацию работодателя и усложняет поиск новых сотрудников.
- Среди не прошедших отбор кандидатов могут оказаться такие, которые понадобятся компании в будущем. С ними выгодно поддерживать связь, чтобы быстрее закрывать следующие вакансии. Если грамотно и человечно отказать кандидату, то позже, набравшись опыта, он может снова откликнуться на ту же или другую вакансию.
- Кандидат, которому отказали в мягкой форме, останется лояльным к несостоявшемуся работодателю и с высокой вероятностью будет о нем положительно отзываться. Допустим, соискателя не приняли на кондитерскую фабрику, но у него остались хорошие впечатления о компании. Он может заинтересоваться продукцией фабрики, стать постоянным покупателем и рассказать о ней своему окружению.
Для мягкого отказа подходит правило «сэндвича», когда соискателю сообщают причину отказа, но до и после акцентируют внимание на чем-то положительном. Простой пример такого отказа: «У вас хорошие рекомендации, но обязанности на прошлом месте работы недостаточно релевантны для этой должности. Надеемся, вы будете и дальше интересоваться нашими вакансиями — мы с удовольствием рассмотрим вашу кандидатуру повторно».
Когда нужно объяснять причины отказа и какими они бывают
Согласно ТК РФ (часть 1 статьи 64) нельзя отказывать кандидату без объективных причин. И если кандидат захочет узнать эти причины и подаст письменный запрос, работодателю придется дать обратную связь в семидневный срок. Игнорировать такой запрос компании невыгодно — в этом случае она будет оштрафована.
Юридически подкованные кандидаты могут оспорить неправомерный отказ в суде. В статье 3 Трудового кодекса РФ такими причинами называют пол, национальность, язык, происхождение, имущественное, семейное, социальное положение, возраст и так далее. Неправомерным будет отказ беременным и имеющим детей женщинам, а также работникам, которые приглашены письменно на условиях перевода от другого работодателя. В двух словах: противозаконными будут все отказы, не имеющие отношения к профессиональным и деловым качествам кандидата.
По каким причинам можно отказать правомерно:
- образование не соответствует выполняемым обязанностям;
- мало опыта работы на аналогичной должности;
- нет необходимой квалификации;
- медицинские противопоказания.
Частые причины отказа
Законные основания отказать соискателю у работодателя тоже есть. Кандидат может быть без профильного образования, необходимого опыта работы и квалификации, а в некоторых случаях физически не сможет выполнять должностные обязанности по медицинским причинам.
Согласно опросу международной рекрутинговой компании HAYS, работодатели чаще всего отказывают по таким причинам:
- недостаточный уровень квалификации — 93 %;
- личные качества кандидатов — 59 %;
- отсутствие интереса или мотивации — 50 %;
- плохие рекомендации с предыдущего места работы — 31 %;
- нечестность кандидатов — 17 %;
- несоответствие корпоративным ценностям компании — 1 %.
На фоне этой статистики интересно выглядят результаты опроса на портале «Работа.ру». Там выяснили, что почти половину работодателей отталкивают… орфографические и пунктуационные ошибки, которые кандидаты допускают в резюме. Но лидирующей причиной отказа стала все-таки не низкая грамотность, а несоответствие требованиям, указанным в вакансии. По этой причине мгновенно отказывают кандидатам 69 % работодателей.
Самые странные причины отказа
- Вы не подходите нам по знаку зодиака. Люди вашего знака…
- Вам 28, вы скоро выйдете замуж, родите ребенка и уйдете в декрет.
- Вы ненадежный человек, так как резко переехали ради предыдущей работы в другой город.
- Судя по модели наручных часов, у вас совсем нет мотивации работать у нас.
- На фото в резюме вы не выглядите на свой возраст. Возможно, вы и в других вещах соврали.
- Вы слишком отчаянно ищете работу.
Откажи и все! В чем проблема?
Не так сложно честно сказать кандидату, почему он не подошел на конкретную должность. Компании, которые дорожат репутацией и собеседуют максимум десяток кандидатов раз в полгода, так и поступают, чтобы оставить о себе хорошее впечатление.
Проблемы появляются там, где крупная компания с соответствующим штатом начинает рутинно нанимать персонал. Когда рекрутеры ежедневно просматривают несколько сотен резюме, собеседуют десятки кандидатов, идея отвечать всем с подробными объяснениями превращается в утопию. Если уделять даже пять-десять минут каждому такому кандидату, HR-специалисту не хватит рабочего дня. Это будет гуманно по отношению к соискателям, но абсолютно неприемлемо для работодателя. Что делать в таком случае?
Самый очевидный вариант — во время собеседования сообщить кандидату что из-за большого потока заявок не всегда есть возможность лично сообщать об отказе. Но есть и другой способ, более экологичный и позволяющий охватить абсолютно всех кандидатов, отсеянных в ходе отбора.
Использовать современные технологии
HR-платформа Mirapolis HCM предлагает инструменты для автоматизации подбора персонала и управления человеческим капиталом компании. В блоке «Подбор персонала» можно управлять всеми этапами найма сотрудника, от отбора его на вакансию по нужным критериям и до приёма документов при положительном ответе. Можно задать критерии и собрать потенциально интересных кандидатов с сайтов по трудоустройству, из социальных сетей и своей резервной базы, а затем разослать им приглашения на собеседования. Кандидаты также видят статус рассмотрения их резюме в своем личном кабинете. Отказ также формируется в личном кабинете. Причем это будут не формальные отписки, а персонализированные письма, в которых к соискателю обращаются по имени и указывают реальную причину. В результате процесс приема на работу становится более прозрачным для всех сторон.
Мы подготовили несколько рекомендаций, которые помогут сделать отказ менее травматичным для кандидата и сохранить с ним дружеские отношения.
- Начните с личного обращения к кандидату, пишите или говорите как человек, а не как бездушный робот и не прячьтесь за избитыми шаблонами.
- Укажите на сильные стороны кандидата — его профессиональные или личные качества, которые важны для должности, на которую он претендовал.
- Четко формулируйте причину отказа, чтобы кандидат не смог трактовать ее как-либо иначе (и воспринять отказ как дискриминацию).
- Не используйте оценочные суждения, особенно в отношении soft-skills.
- Перечислите ошибки, которые были допущены во время собеседования и выполнения тестового задания.
- Порекомендуйте улучшить скиллы — например, пройти обучение на курсах повышения квалификации, прочитать определенные книги и т. п.
- Предложите кандидату следить за жизнью компании в соцсетях и подавать заявки на другие вакансии (в других отделах).
- Обязательно закончите коммуникацию на положительной ноте.
Приведем пример того, как составить отказ вежливо, лаконично и с учетом перспективы сотрудничества в будущем.
Пример шаблона письма об отказе
(…), здравствуйте!
Хотим поделиться нашими впечатлениями о вашей кандидатуре на должность (…).
Что нам понравилось:
- …
Однако этих профессиональных и деловых качеств оказалось недостаточно:
- …
К сожалению, мы не готовы сейчас предложить вам сотрудничество. Искренне благодарим за время, которое вы потратили на знакомство (собеседование/выполнение тестового задания/технические интервью)!
Предлагаем оставаться на связи и следить за другими нашими вакансиями — они регулярно появляются на сайте по трудоустройству (…) и на нашем корпоративном сайте.
Если у вас остались вопросы, ответьте на это письмо или напишите мне в (…)
Электронное письмо — привычная, но точно не единственная форма коммуникации. Mirapolis HCM позволяет настроить автоответы так, чтобы соискатели получали их на том сайте по трудоустройству, с которого откликнулись на вакансию. А еще есть чат-боты, голосовые боты, соцсети — всегда можно выбрать тот формат общения, который будет удобен всем сторонам.
Заключение
Компания, которая будет аргументировать причину отказа в приеме на работу, улучшит свою репутацию и избежит обсуждения в негативном ключе. Но невозможно позволить себе тратить время своих специалистов, связываясь с каждым кандидатом персонально, если речь идет о постоянном массовом найме. Кроме того, если в компании постоянно идёт подбор персонала, тот специалист, кому сначала отказали, может подойти на другую должность. Mirapolis HCM поможет сделать процесс подбора прозрачным и для кандидатов, и для компании на всех этапах: от рассмотрения резюме и до отказа. Рекрутерам не нужно будет тратить огромные ресурсы на оповещение кандидатов о ходе подбора – это сделает система. А специалисты принесут компании больше пользы, если потратят свободные часы на общение с самыми перспективными кандидатами.