Согласно исследованию, проведенному Equifax Workforce Solutions, более чем в 40 % случаев новые сотрудники увольняются в течение месяца после начала работы. Еще 10 % уходят до окончания полного рабочего года.
Существует прямая связь между эффективностью адаптации, удержанием и вовлечением сотрудников. В течение первого года работы 91 % сотрудников остается в компаниях, которые используют программу адаптации. В тех компаниях, где нет такой программы, показатель не превышает 50 %. Чтобы сохранить кадры, очень важно привлечь и заинтересовать новичка с первого дня.
Зачем нужна программа адаптации новых сотрудников
Проблемы с адаптацией новых сотрудников стоят компаниям больших денег и даже могут привести к потере репутации хорошего работодателя. Практика показывает, если получается улучшить процесс адаптации новичков в первые 45 дней, можно сократить отсев новых сотрудников примерно на 20 %.
Если сотрудник уходит после первого года работы, это прямые потери: приходится не только искать, но и снова обучать нового человека.
Надо иметь в виду, что адаптация сотрудника и ориентация – не тождественные понятия. Провести по помещению и познакомить с персоналом – только малая часть адаптации новичка. Весь процесс более длительный, и его главная цель – вывести сотрудника с минимального уровня функциональности на достаточный уровень освоения бизнес-процессов компании.
Способы улучшить процесс адаптации
1. Долой универсальный подход
Обычно универсальная вещь выполняет несколько задач одинаково плохо. Представьте себе одинаковый план адаптации для менеджера по продажам и дизайнера. Это невозможно.
Но разница в планах адаптации для разных должностей или отделов – это еще не индивидуальный подход. У каждого нового сотрудника свой бэкграунд – и нет смысла тратить время на то, в чем он разбирается.
Основная часть плана адаптации для конкретной должности никуда не девается, но в каждом конкретном случае из нее убирается лишнее и добавляется необходимое.
2. Добейтесь участия руководителя в адаптации
Чаще всего за адаптацию персонала отвечает HR-менеджер или менеджер по адаптации, но непосредственный руководитель нового сотрудника должен принимать участие в разработке плана и в процессе адаптации. На этапе формирования плана он поможет HR-специалисту правильно выстроить процесс, а в ходе адаптации поможет сотруднику быстрее социализироваться. Его участие важно и потому, что это даст обратную связь с двух позиций: от самого сотрудника и от руководителя и позволит влиять на процесс адаптации, избегая недопонимания.
В автоматизированной системе адаптации Mirapolis Onboarding руководитель новичка, наставники и менеджер по адаптации включены в процесс адаптации, могут назначать задачи, обмениваться мнениями, отслеживать результаты и оперативно вносить коррективы.
3. Добейтесь единоначалия в процессе адаптации
«Если за ошибку в расчете отвечает больше одного человека, виноватых не найти», гласит один из законов Мерфи. Кто отвечает за процесс адаптации персонала? Чье слово окончательное?
Любым процессом должен в конечном итоге управлять один человек. Им чаще всего выступает HR (тогда руководитель нового сотрудника помогает тому социализироваться, а отдел обучения проводит конкретные мероприятия).
Процессом может рулить непосредственный руководитель сотрудника, а остальные фигуранты занимаются своей работой. Тогда процесс адаптации распределен: за него отвечает руководитель каждого отдела.
4. Автоматизируйте процесс адаптации
Если можно решить задачу одному, не надо привлекать десять человек. Да, адаптация персонала – сложный комплекс усилий и мероприятий, но если в нем можно сократить долю ручного труда – это нужно сделать.
Адаптацию персонала можно и нужно автоматизировать: тогда не придется организовывать этот процесс с нуля. В системе адаптации уже есть планы адаптации, прописаны нужные роли, разработана система наставничества, есть справочник сотрудников, готовые отчеты по процессу прохождения плана.
Оперативный сбор обратной связи от руководителей и новых сотрудников: если у вас есть электронная система адаптации, менеджер по адаптации или HR увидят обратную связь от сотрудника и руководителя в реальном времени. Это позволит вмешаться и повлиять на процесс, если появились отклонения в негативную сторону.
Система Mirapolis Onboarding – готовое решение, которое автоматизирует процесс адаптации новых сотрудников и сократит время на его организацию.
5. Сделайте ставку на общение
Человек попал в новый коллектив. Велика вероятность, что он ни с кем не знаком (кроме HR-специалиста, который проводил собеседование). Важно создать условия, при которых новичок поймет стиль общения с сотрудниками всех рангов и табуированные темы для обсуждения.
Социальной адаптации помогут, например:
- список сотрудников, в котором видно, кто за что отвечает;
- карта офиса;
- участие в очных неформальных мероприятиях или тренингах;
- обратная связь.
6. Используйте наставничество
Нужно найти сотрудника, который покажет новичку самое необходимое и познакомит с коллегами. Наставник станет опорой в чужой пока что среде и поможет быстро решить мелкие вопросы: где можно курить, как принято общаться, можно ли пить чай на рабочем месте и т. д.
Но его роль этим не ограничивается: параллельно он помогает изучить историю, структуру и культуру организации – для отдельных задач можно выделить наставника, который поможет сотруднику именно с ней. Наставник в отдельных случаях также поможет скорректировать план адаптации и будет контролировать выполнение задач новым сотрудником.
С Mirapolis Onboarding можно назначать несколько наставников под разные задачи сотрудника.
7. Не переусердствуйте
Первые дни работы сотрудника всегда очень трудные и крайне неэффективные. Он сталкивается с новыми людьми (иногда, новой для него сферой деятельности), правилами.
Распределите поток информации и нагружайте новичка поэтапно. Если сразу загрузить его всем, взрыв мозга почти неизбежен. А это приведет к обратному эффекту: вместо того чтобы проникнуться работой, человек испугается и захочет сбежать. Удержать его в дальнейшем будет трудно.