Лет двадцать назад мало кто мог представить, что работа может быть полностью удаленной. Сегодня бизнес отказывается от офисных помещений без вреда для себя, и при том глобально – офисов нет ни у головного предприятия, ни у филиалов. Все возможные минусы такого подхода нивелируются технологиями, рассказываем почему.
Без офиса: что это означает и как компании это делают
Можно предположить, что активному переходу бизнеса на удаленную работу поспособствовали ковидные 2019-2020 годы. Однако, несмотря на скачок популярности, компании без офиса уже существовали.
Студия дизайна и брендинга Gagarin Studio, выполняющая работы для бизнес-гигантов и имеющая филиалы в нескольких странах СНГ, к 2021 году практиковала удаленный подход к работе уже 7 лет. Или, например, ИТ-подразделение компании Travelmart, одного из лидеров цифровизации бизнес-тревел в России, с 2017 года практиковало работу без офиса, объединяя сотрудников со всей страны.
Что было стимулом? Если в нулевых-десятых годах компьютеры, офисная техника, периферия и интернет еще были достаточно дороги, то сегодня любой может иметь стабильный доступ к глобальной сети с мобильника. В остальном вопросы решаются за счет внедрения IT-решений.
Так, например, внедрение удаленки повлияло на то, что сегодня IT закрывает все вопросы управления кадрами:
- Подбор персонала. Средства автоматизации сами фильтруют резюме и обновляют вакансии, помогают вести поиск и общение с кандидатами в социальных сетях;
- Адаптация и контроль за испытательным сроком. Приложения и HCM-платформы работают на обучение и адаптацию, автоматическое заполнение «карт новичка», что делает процесс проще и нагляднее;
- Обратная связь с персоналом. Единые решения для HR позволяют наладить сбор откликов и пожеланий каждого сотрудника, объединить их в единую картину и сделать выводы относительно слабых мест в рабочем процессе;
- Системы смешанного обучения не только используют преимущества онлайн-курсов, но и позволяют организовать офлайн-обучение, тренинги и т.п.
- Поддержание и оптимизация бизнес-процессов. Системы управления человеческим капиталом решают глобальные вопросы HR: онбординг, оценка KPI, управление карьерой и вознаграждениями. Всё это можно делать онлайн.
Информационные технологии позволяют разгрузить HR-специалистов и дают возможность для системного анализа всей картины рабочих взаимодействий. Для режима удаленной работы это более чем важные факторы – краеугольные камни для успешной реализации системы работы без офиса.
Работать, ни разу не встретившись
Несмотря на активный вывод штата на удаленку в 2020, в следующем году мировой бизнес задумался на возвращении в офис. По данным CNN, ссылающимся на опрос аудиторов KPMG, лишь 17% из 500 опрошенных компаний планируют использовать удаленный формат работы. В пандемийный год их число составляло 69%.
Поборникам классического трудоустройства можно противопоставить опыт нескольких компаний, активно практикующих удалеку за счет HR-Tech:
- PR-агентство
Используется полностью удаленный SMM-отдел. В компании отмечают, что работа в офисе снижает продуктивность, поскольку сотрудники теряют мотивацию от осознания необходимости проводить в нем время при отсутствии работы. Системы контроля рабочего времени вызывают при этом негатив.
Поняв, что постоянный контроль отрицательно действует на желание работать, руководство внедрило таск-трекер и групповые чаты для общения по проектам. Этого хватило, чтобы поддерживать продуктивное взаимодействие и соблюдать дедлайны.
- Агентство делового туризма
Сотрудники компании называли важным преимуществом работы без офиса возможность сосредоточиться на важной задаче. Компания оценивала риски к переходу на удаленный режим, но в итоге решила все поставленные задачи.
Внедрив онлайн-инструменты контроля и взаимодействия между сотрудниками, руководство компании отмечало даже активное повышение продуктивности некоторых специалистов. В организации только часть штата работает удаленно – в основном практикуется гибридный формат, однако ИТ-средства позволяют комбинировать отслеживание KPI и производительности труда всех форматов разом.
- Облачный провайдер
Как отмечает генеральный директор, офис в компании используется как штаб. В нем проводятся только глобальные совещания, переговоры и встречи с клиентами. В остальном за счет использования ЭДО удалось не только организовать HR, но и наладить работу с клиентами и партнерами.
Проблемы и преимущества удаленного формата
Есть у удаленного формата и риски.
Основной из них – необходимость удерживать командное взаимодействие на должном уровне. Без этого команда «расползется», может утратить вектор развития, перестанет следовать цели и задачам проекта.
Зачастую это касается новых сотрудников, студентов на стажировке – отсутствие точки сбора в виде офиса может снизить их интерес к развитию и вовлечению. Мотивация на удаленке – серьезный вопрос, требующий ответа со стороны HR.
Отвлечение от корпоративной жизни – второй момент, требующий внимания. Лояльность сотрудников подкрепляется не только данными компанией возможностями, но и возможностью быть вовлеченным в ее жизнь. Без офиса это сделать сложнее.
Преимущества работы без офиса должны перекрывать риски.
Если большинство сотрудников считает более комфортным работать в нужных им условиях, то удаленный формат даст больше лояльности и мотивации. Плюсом подхода является наличие средств HR-Tech, позволяющих в данном случае решить вопросы командного взаимодействия и вовлеченности.
Скажем, виртуальный офис дает все преимущества реального, но пользователь физически находится там, где ему комфортнее.
Для руководителя и HR-менеджера при этом возникает возможность внедрить единое решение (HCM), позволяющее консолидировать результативность использования такого офиса с управлением штатом, наймом и увольнением. Статистика при этом автоматизирована, KPI считаются сами.
Разберем подробнее.
Как организовать управление удалённым офисом через HCM
HCM или система управления человеческим капиталом – это решение для глобальной работы HR в удаленном (гибридном) режиме, позволяющее закрыть все вопросы, которые специалист ранее решал личным присутствием на встречах:
- Найм. Модуль подбора персонала автоматически подгружает резюме и позволяет делить их на категории по этапу подбора. Весь процесс взаимодействия с пулом кандидатов нагляден, можно отследить каждый этап общения с соискателем и заказчиком. HR при этом не теряет данные и всегда осведомлен о дальнейших шагах процесса найма.
- Оформление. Виртуальная система позволяет держать все документы сотрудников под рукой, сохраняя в защищенной базе данных. Работа с удаленщиками предполагает отправку документов – этот процесс также автоматизирован и нагляден, менеджер всегда знает о состоянии отправки и необходимости досылки чего-либо.
- Адаптация и удержание. Решения HCM дают возможность интегрировать процесс адаптации в общую модель жизненного цикла сотрудника в компании. Интеллектуальные алгоритмы оценивают рабочий процесс и органично встраивают в него данные и интеграции. Это препятствует перегоранию, способствует быстрому вливанию работника в коллектив без снижения продуктивности. При этом система позволяет управлять вознаграждениями, обучением и компетенциям каждого сотрудника.
- Оценка и KPI. Автоматический сбор данных о компетенциях и KPI сотрудников предоставляет широкие возможности в построении рабочих портретов сотрудников. На их основе закладываются кандидаты в кадровый резерв, потребности в обучении, оценки совместимости и коллектива в целом.
- Увольнение. HCM может рекомендовать увольнение сотрудников в том случае, если фиксируется определенный уровень компетенции. При самостоятельном решении работника HR остается только зафиксировать момент увольнения в системе, которая предложит план дальнейших действий и автоматически закроет рабочую карту по итогу.
Опыт компаний, практикующих работу без офиса, говорит о перспективах подхода в такой формат во многих сферах бизнеса.
Использование HCM позволяет удаленно управлять всеми этапами работы с соискателем, начиная от сбора резюме и заканчивая увольнением, что в значительной мере оптимизирует работу HR, освобождая время и ресурсы на то, что требует больше внимания.
Готовые решения, такие как Mirapolis HCM, подтверждают сказанное. Сочетая глобальный подход с лучшими SaaS-решениями, система успешно функционирует на рынке с 2012 года, являясь законодателем в мире HR-tech России. В 2023 году ее функционал поддерживает любые географически распределенные команды, предоставляя возможности для управления и аналитики работы удаленного коллектива. Mirapolis HCM успешно внедряется как в крупнейших компаниях страны, так и в предприятиях среднего бизнеса, активно практикующих работу без офиса.