Как презентовать корпоративный портал руководству

Сотрудникам часто приходят в голову хорошие идеи. Одна из них – внедрение корпоративного портала. Когда варишься внутри коллектива, видишь, как сложно адаптироваться новичкам и как непросто порой получить информацию и найти нужного сотрудника. Необходима система!

Объединение всех данных в одном месте – верный путь к порядку и повышению эффективности работы. В этом на личном примере убедилась администрация сети кафе быстрого и здорового питания «ПРАЙМ», где запустили корпоративный портал Mirapolis Portal и систему управления обучением Mirapolis LMS.

Как изменилась ситуация в «ПРАЙМ» с использованием портала

В сети – 100 кафе по Москве и МО. В сегменте fastfood традиционно высокая текучка кадров. Назрела необходимость поддерживать единые стандарты работы и быстро адаптировать новичков. Руководитель корпоративно-образовательного портала команды PRIME Елена Маясова предложила использовать решения Mirapolis.

С помощью Mirapolis Portal удалось улучшить коммуникации, добиться большей вовлеченности сотрудников, упростить и ускорить распространение информации и повысить эффективность бизнес-процессов. Сократился срок адаптации персонала, повысились уровень сервиса и скорость обслуживания, выросла выручка.

Все корпоративные знания собрали в одной системе, пропал хаос, и в центральный офис больше не обращаются с многочисленными однотипными вопросами – ответы на них есть на портале! Все рецепты хранятся в единой базе: при смене повара новый сотрудник готовит по корпоративным стандартам. Если меняется рецепт, все вовремя узнают, что нужно готовить по-новому.

Почему руководитель отказывается?

Все мысли руководителя можно условно разделить на пять:

1. Вероятно, он хочет корпоративный портал, но почему-то не внедряет. Таких «почему-то» может быть несколько: не до конца уверен, что это нужно; не хочет возиться; появляются более важные дела; раньше жили без этого и ничего… В таком случае нужно продемонстрировать реальные выгоды от внедрения корпоративного портала в вашей компании.
2. Был неудачный опыт ранее, возможно, на другом месте работы; неудачный опыт партнеров – внедрили, вложили деньги, а люди не пользуются порталом или другие стоп-факторы. Здесь важно понять, что мешает принять решение, и убедить в его принятии на фактах.
3. Идей много, ресурсов мало. IT-директор требует обновить оборудование в серверной, руководитель HR-департамента – открыть новые вакансии, отдел маркетинга – запустить новую тестовую кампанию… Приходится отказывать людям, а тут еще идея с корпоративным порталом. Убедите руководителя, что затраты окупятся, приведите в доказательство расчеты.
4. Не хочет финансировать. Возможно, желает больше вкладывать в другие направления или думает, что корпоративный портал – это дорого. Наглядно показать, что благодаря готовым решениям эффективность работы сотрудников существенно возрастает.
5. Не хочет выделять людей. Боится, что, занимаясь порталом, команда запустит основную работу. Тут достаточно привести пример «ПРАЙМА», где всего один человек за три месяца запустил корпоративный портал с нуля.

Как переубедить руководителя – план действий

Выявляем боли компании

Чаще всего среди них оказываются:

• Беспорядок в документах: путаница со стандартами, регламентами, шаблонами бланков.
• Куча рутинных задач с заявками отнимает у сотрудников много времени и усилий, и нет понимания, как это автоматизировать.
• Низкая лояльность сотрудников – игнорирование целей и ценностей компании, корпоративной культуры, отсутствие желания работать лучше.
• Сложности в коммуникациях – сотрудники не могут разобраться, кто чем занимается, кто за что отвечает и как связаться с нужным человеком.
• Большая текучка, из-за которой много средств уходит на поиски, адаптацию и обучение сотрудников.
• Руководитель понимает необходимость внедрения интранета, но не знает, с какой стороны подойти к этому вопросу и кому его доверить.

Общаемся с руководителем вживую

Вы четко понимаете, что корпоративный портал устранит большинство проблем с внутренними коммуникациями в компании, но, прежде чем настаивать на его внедрении, нужно узнать мнение руководителя.

В личной беседе с руководителем выскажите мнение, что в сложившихся условиях корпоративный портал принесет компании пользу. Если находите отклик на предложение, начинайте детально разбираться в вопросе и готовить презентацию для защиты проекта. Если идею не поддержали, соберите больше доказательств в ее пользу и повторите попытку.

Проводим предварительное совещание

Если идея одобрена руководителем, перед подготовкой презентации проекта проведите небольшое исследование и предварительное совещание.

Общаемся с руководителем и узнаем:

• насколько задача актуальна;
• какие проблемы из списка важны для решения;
• берем на себя ответственность изучить рынок, предложить конкретное решение и подготовить презентацию;
• узнаем, что конкретно руководитель хочет видеть в презентации;
• озвучиваем, сколько времени займет подготовка, заверяем, что она не отвлечет от основной работы, называем точную дату (с запасом, нарушать срок нельзя).

Готовим презентацию

План презентации лучше построить так:

1. Текущее состояние компании. Вступление с пометками, где можно что-то улучшить. Например, отметить сложности в поиске информации и коммуникациях, отсутствие единой библиотеки шаблонов документов и так далее. При этом важно показать компанию в позитивном ключе и подвести к тому, что внедрение портала повысит имидж и эффективность работы.
2. Оценить проблему в деньгах. Делается опционально, только если точно понятны цифры. К примеру, можно просчитать, во сколько обходится компании превышение среднего уровня текучки по рынку, сколько рабочего времени сотрудники тратят на поиск информации и так далее.
3. Решение. Предложить корпоративный портал и рассказать, как он поможет решить каждую из озвученных проблем. Нужно представить конкретные кейсы и озвучить ожидаемый эффект – цифры должны быть адекватные.
4. Ожидаемый результат от внедрения портала. Подводим итоги по каждой проблеме с суммой возможной экономии. Даем общую сумму ожидаемого экономического эффекта от портала. Описываем дополнительные выгоды, которые нельзя оценить в цифровом измерении: создание комфорта для работы, возможность обсуждать проблемы на форуме и так далее.
5. Оценка бюджета. Нужно учесть стоимость ИТ-решения, собственные трудозатраты и трудозатраты ИТ-специалиста, человека или людей, которые будут вести новостную ленту. Указать сроки внедрения.

После выступления получите обратную связь по презентации. Возможны дополнительные вопросы и уточнения. Когда обсуждение закончится, предложите внедрить портал. Для этого продумайте дальнейший план действий, например:

• собрать пожелания всех заинтересованных подразделений;
• утвердить список с генеральным директором.

Что делать дальше?

Когда решение «порталу быть!» принято и список пожеланий утвержден, составьте план по реализации проекта.

• В первую очередь изучите рынок решений и сделайте сравнительный анализ. Детальное знакомство с предложениями поможет получить демоверсии вендоров. Как правило, они есть у всех поставщиков, предлагающих облачные решения. Главные критерии выбора:

• наличие инструментов для реализации необходимого функционала;
• простой и интуитивно понятный интерфейс;
• легкая настройка;
• отзывчивость вендора – помощь в реализации проекта, техподдержка, оперативное реагирование.

• Получите конкретные предложения по бюджетам и срокам и выберите поставщика.
• Заключите договор с вендором и начинайте работу.
• Внедряйте портал поэтапно, следуя принципу, сначала приоритетные функции, а затем все остальные. 
• Перевести решение в эксплуатацию. Недостаточно назначить дату запуска, нужно привлечь максимум внимания и вызвать заинтересованность у сотрудников. Освещайте запуск корпоративного портала, можно даже связать старт со значимой для компании датой. Это поможет привлечь к проекту больше внимания.

План действий согласуйте с руководителем, после чего приступайте к его реализации.