В этой статье мы обсудим, что такое система KPI и зачем ее разрабатывают, разберемся, как внедрить KPI в короткие сроки и добиться успешной работы с помощью инструментария Mirapolis HCM.
Что такое KPI и примеры показателей эффективности
В общем смысле KPI – это система управления эффективностью сотрудников компании. В буквальном понимании – это бизнес-индикаторы, которые отражают полноту достижения целей, поставленных перед сотрудником или подразделением. По сути, это цифры, от которых зависит прибыль предприятия.
Для понимания приведем примеры показателей KPI:
- KPI производительности – соотношение результатов к затраченному времени, например количество продаж за месяц в магазине или число исходящих звонков за месяц в кол-центре.
- KPI эффективности – соотношение результатов к затраченным ресурсам, это может быть, к примеру, стоимость одной продажи.
- KPI функционирования – оценка соответствия бизнес-процесса разработанному алгоритму, например полнота выполнения заявленных требований.
Выделяют KPI индивидуальные, командные, проектные, корпоративные. Универсальных индикаторов для всех видов деятельности не существует. Каждая компания самостоятельно определяет индивидуальные метрики в соответствии с особенностями бизнеса и методы расчета KPI для каждой категории сотрудников, подразделений.
Зачем разрабатывают систему KPI и по какому алгоритму
Показатели KPI позволяют:
- Разработать систему оплаты труда по результатам деятельности.
- Получить инструмент для быстрой оценки текущего положения компании.
- Оценивать работу отделов, не вникая в их внутреннюю кухню.
Алгоритм разработки системы включает три шага:
- Определить цели компании. Они могут быть разными, но чаще всего это увеличение прибыли за конкретный промежуток времени, повышение рентабельности, развитие бренда, улучшение качества обслуживания клиентов и т. п.
- Определить задачи для достижения целей и количественные показатели, влияющие на этот процесс.
Например, сотрудники отдела маркетинга предлагают услуги компании и генерируют лиды для продажников. Чем больше лидов будет в течение месяца, тем больше шансов на увеличение количества продаж.
- Разработать по каждому направлению показатели для развития бизнеса, систему оценок и мотивации сотрудников. Заниматься этим должны специалисты, хорошо разбирающиеся в бизнес-процессах компании и имеющие компетенции в областях, для которых разрабатывается KPI.
Например, для финансового отдела можно предусмотреть премию за соблюдение бюджета расходов, сотрудникам отдела продаж добавить к фиксированному окладу процент за совершенные сделки и премию за перевыполнение плана.
Чтобы система KPI работала, все показатели нужно измерять и контролировать.
К KPI сотрудников нужно подготовить
Обязательное условие при внедрении системы KPI – разъяснительная работа. Сотрудников нужно проинформировать, зачем вводятся показатели, как их будут подсчитывать и как они будут влиять на зарплату каждого из них. Важно донести мысль, что новый подход позволит не только развиваться компании, но и сотрудникам зарабатывать больше.
Например, продавцам магазина электроники нужно объяснить, что если они продадут больше товара, чем нужно по плану, то получат премию, а за продажу дополнительных услуг для них будут действовать бонусы.
Разработка KPI также предполагает внесение изменений в трудовые договоры, а при расширении полномочий сотрудников – в должностные инструкции, штатное расписание и прочую рабочую документацию.
Как показывает практика, сначала стоит внедрить KPI в одном отделе и посмотреть на эффективность работы. Если результат устроит, подключать другие подразделения, если нет – провести работу над ошибками и изменить индикаторы эффективности.
Упрощаем задачу – управляем KPI с помощью Mirapolis HCM
У вас готова система KPI, вы заинтересованы в ее внедрении и успешной работе. Тогда удобнее автоматизировать все, что можно автоматизировать. Для этого в Mirapolis HCM есть блок «Оценка KPI».
Весь инструментарий системы помогает решать задачи по достижению основной цели – развития бизнеса за счет повышения эффективности работников компании. Оценивая каждого сотрудника и помогая ему развиваться, вы усиливаете весь бизнес.
В системе можно управлять эффективностью компании, независимо от ее размеров. В режиме реального времени отследить, как каждый сотрудник влияет на развитие бизнеса.
Вы настраиваете KPI и цели (индивидуальные, командные, проектные). Они автоматически назначаются по должностям, грейдам, бизнес-функциям, чтобы сотрудники видели, к каким показателям должны стремиться.
Также автоматически формируются отчеты – индивидуальные по сотрудникам, сводные по подразделениям, дашборды для руководителей. По ним видно, как выполняется стратегия развития компании в целом и какую роль в этом играет каждый сотрудник.
Это позволяет вовремя назначать обучение, развивающие активности, принимать правильные управленческие решения по ротации кадров, чтобы скорректировать движение компании к цели и мотивировать сотрудников на продуктивную работу. Оповещения о собранной за определенный период статистике руководитель также может получать автоматически.
Отслеживание KPI сотрудников в автоматическом режиме помогает избежать ненужных финансовых трат и предвидеть возможные риски. Например, можно увидеть, как работает каждый из менеджеров отдела продаж. Какая у него цель и на каком пути ее достижения он находится. И если вы видите, что на каком-то из этапов менеджер проседает, сможете вовремя разобраться в ситуации и исправить ее. Допустим, у продажника срываются сделки на этапах переговоров, при разборе ситуации выясняется, что он плохо знает продукт и не может донести нужную информацию до клиента. Тогда ему назначаются курсы о продукте.
Особое удобство для эйчара представляет матрица потенциала nine-box. Эта модель позволяет легко оценить настоящую и будущую ценность сотрудников и является полезным инструментом целеориентированного управления.
Пользуясь решением Mirapolis HCM, вы получаете доступ к лучшим практикам настройки HR-процессов, которые успешно работают в крупных компаниях – РЖД, «Почте России», ФСК и других. Все процессы будут настроены индивидуально под ваш бизнес.
Развитие бизнеса становится управляемым процессом. Вы планируете сроки достижения цели и, исходя из этого, выбираете интервалы оценки KPI: ежемесячный, ежеквартальный или ежегодный. Получаете аналитику по этим данным, видите, как каждый сотрудник влияет на эффективность бизнеса, и при необходимости корректируете оценку.
Например, если главная цель компании – увеличить годовой доход на ХХХХ, то задача для топ-менеджера – повысить за месяц выручку на ХХХ, а для маркетолога – за этот же период привлечь ХХ лидов. (скрин: корпоративные цели)
Преимущества автоматизации оценки KPI:
- Наглядная целостная картина о выполнении целей, которую в реальном времени видят все лица, принимающие решения.
- Увеличивается скорость оценки эффективности персонала.
- Сокращаются до 30 % затраты на оценку персонала.
- Есть возможность использовать для оценки свои данные или имеющиеся в системе.
- Система учитывает дополнительные факторы, благодаря чему компания получает инсайты о том, как развивать сотрудников.
- Больше возможностей для бизнеса. Параллельно с оценкой KPI компания может автоматизировать, к примеру, и обучение. И тогда на основе результатов достижения целей назначать обучение конкретному специалисту или группе сотрудников, чтобы улучшить показатели.
Mirapolis HCM помогает сориентировать людей на результат и достичь синергетического эффекта за счет деятельности сотрудников, направленной на выполнение стратегии компании.