В этой статье мы обсудим, что такое система KPI и зачем ее разрабатывают, разберемся, как внедрить KPI в короткие сроки и добиться успешной работы с помощью инструментария Mirapolis HCM. 

Что такое KPI и примеры показателей эффективности

В общем смысле KPI – это система управления эффективностью сотрудников компании. В буквальном понимании – это бизнес-индикаторы, которые отражают полноту достижения целей, поставленных перед сотрудником или подразделением. По сути, это цифры, от которых зависит прибыль предприятия.

Для понимания приведем примеры показателей KPI:

  • KPI производительности – соотношение результатов к затраченному времени, например количество продаж за месяц в магазине или число исходящих звонков за месяц в кол-центре.
  • KPI эффективности – соотношение результатов к затраченным ресурсам, это может быть, к примеру, стоимость одной продажи.
  • KPI функционирования – оценка соответствия бизнес-процесса разработанному алгоритму, например полнота выполнения заявленных требований.

Выделяют KPI индивидуальные, командные, проектные, корпоративные. Универсальных индикаторов для всех видов деятельности не существует. Каждая компания самостоятельно определяет индивидуальные метрики в соответствии с особенностями бизнеса и методы расчета KPI для каждой категории сотрудников, подразделений.

Зачем разрабатывают систему KPI и по какому алгоритму

Показатели KPI позволяют:

  • Разработать систему оплаты труда по результатам деятельности.
  • Получить инструмент для быстрой оценки текущего положения компании.
  • Оценивать работу отделов, не вникая в их внутреннюю кухню.

Алгоритм разработки системы включает три шага:

  1. Определить цели компании. Они могут быть разными, но чаще всего это увеличение прибыли за конкретный промежуток времени, повышение рентабельности, развитие бренда, улучшение качества обслуживания клиентов и т. п.
  2. Определить задачи для достижения целей и количественные показатели, влияющие на этот процесс.

Например, сотрудники отдела маркетинга предлагают услуги компании и генерируют лиды для продажников. Чем больше лидов будет в течение месяца, тем больше шансов на увеличение количества продаж.

  1. Разработать по каждому направлению показатели для развития бизнеса, систему оценок и мотивации сотрудников. Заниматься этим должны специалисты, хорошо разбирающиеся в бизнес-процессах компании и имеющие компетенции в областях, для которых разрабатывается KPI.

Например, для финансового отдела можно предусмотреть премию за соблюдение бюджета расходов, сотрудникам отдела продаж добавить к фиксированному окладу процент за совершенные сделки и премию за перевыполнение плана.

Чтобы система KPI работала, все показатели нужно измерять и контролировать.

К KPI сотрудников нужно подготовить

Обязательное условие при внедрении системы KPI – разъяснительная работа. Сотрудников нужно проинформировать, зачем вводятся показатели, как их будут подсчитывать и как они будут влиять на зарплату каждого из них. Важно донести мысль, что новый подход позволит не только развиваться компании, но и сотрудникам зарабатывать больше.

Например, продавцам магазина электроники нужно объяснить, что если они продадут больше товара, чем нужно по плану, то получат премию, а за продажу дополнительных услуг для них будут действовать бонусы.

Начальник хвалит сотрудника
KPI и мотивация повышают уровень удовлетворенности сотрудников, так как риски и поощрения распределяются справедливо

Разработка KPI также предполагает внесение изменений в трудовые договоры, а при расширении полномочий сотрудников – в должностные инструкции, штатное расписание и прочую рабочую документацию.

Как показывает практика, сначала стоит внедрить KPI в одном отделе и посмотреть на эффективность работы. Если результат устроит, подключать другие подразделения, если нет – провести работу над ошибками и изменить индикаторы эффективности.

Упрощаем задачу – управляем KPI с помощью Mirapolis HCM

У вас готова система KPI, вы заинтересованы в ее внедрении и успешной работе. Тогда удобнее автоматизировать все, что можно автоматизировать. Для этого в Mirapolis HCM есть блок «Оценка KPI».

Весь инструментарий системы помогает решать задачи по достижению основной цели – развития бизнеса за счет повышения эффективности работников компании. Оценивая каждого сотрудника и помогая ему развиваться, вы усиливаете весь бизнес. 

В системе можно управлять эффективностью компании, независимо от ее размеров. В режиме реального времени отследить, как каждый сотрудник влияет на развитие бизнеса. 

Вы настраиваете KPI и цели (индивидуальные, командные, проектные). Они автоматически назначаются по должностям, грейдам, бизнес-функциям, чтобы сотрудники видели, к каким показателям должны стремиться.

Также автоматически формируются отчеты – индивидуальные по сотрудникам, сводные по подразделениям, дашборды для руководителей. По ним  видно, как выполняется стратегия развития компании в целом и какую роль в этом играет каждый сотрудник. 

Это позволяет вовремя назначать обучение, развивающие активности, принимать правильные управленческие решения по ротации кадров, чтобы скорректировать движение компании к цели и мотивировать сотрудников на продуктивную работу. Оповещения о собранной за определенный период статистике руководитель также может получать автоматически.  

Оценка KPI
Управление процедурами оценки

Отслеживание KPI сотрудников в автоматическом режиме помогает избежать ненужных финансовых трат и предвидеть возможные риски. Например, можно увидеть, как работает каждый из менеджеров отдела продаж. Какая у него цель и на каком пути ее достижения он находится. И если вы видите, что на каком-то из этапов менеджер проседает, сможете вовремя разобраться в ситуации и исправить ее. Допустим, у продажника срываются сделки на этапах переговоров, при разборе ситуации выясняется, что он плохо знает продукт и не может донести нужную информацию до клиента. Тогда ему назначаются курсы о продукте.

 Особое удобство для эйчара представляет матрица потенциала nine-box. Эта модель позволяет легко оценить настоящую и будущую ценность сотрудников и является полезным инструментом целеориентированного управления.

Автоматизация оценки KPI
Отображение разных категорий целей в компетенциях сотрудника

Пользуясь решением Mirapolis HCM, вы получаете доступ к лучшим практикам настройки HR-процессов, которые успешно работают в крупных компаниях – РЖД, «Почте России», ФСК и других. Все процессы будут настроены индивидуально под ваш бизнес. 

Развитие бизнеса становится управляемым процессом. Вы планируете сроки достижения цели и, исходя из этого, выбираете интервалы оценки KPI: ежемесячный, ежеквартальный или ежегодный. Получаете аналитику по этим данным, видите, как каждый сотрудник влияет на эффективность бизнеса, и при необходимости корректируете оценку. 

Например, если главная цель компании – увеличить годовой доход на ХХХХ, то задача для топ-менеджера – повысить за месяц выручку на ХХХ, а для маркетолога – за этот же период привлечь ХХ лидов. (скрин: корпоративные цели)

Матрица потенциала
Информативная матрица потенциала сотрудников, сформированная в системе Mirapolis HCM

Преимущества автоматизации оценки KPI:

  1. Наглядная целостная картина о выполнении целей, которую в реальном времени видят все лица, принимающие решения.
  2. Увеличивается скорость оценки эффективности персонала.
  3. Сокращаются до 30 % затраты на оценку персонала.
  4. Есть возможность использовать для оценки свои данные или имеющиеся в системе.
  5. Система учитывает  дополнительные факторы, благодаря чему компания получает инсайты о том, как развивать сотрудников.
  6. Больше возможностей для бизнеса. Параллельно с оценкой KPI компания может автоматизировать, к примеру, и обучение. И тогда на основе результатов достижения целей назначать обучение конкретному специалисту или группе сотрудников, чтобы улучшить показатели.

Mirapolis HCM помогает сориентировать людей на результат и достичь синергетического эффекта за счет деятельности сотрудников, направленной на выполнение стратегии компании.