Исследования показывают, что большинство попыток трансформировать компанию, будь то ее структура или бизнес-процессы, терпят неудачу. Все дело в том, что сотрудники с трудом принимают новые правила, такова психология. Но сейчас автоматизация рутинных процессов помогает существенно упростить внедрение перемен. Рассказываем, как HR может помочь сотрудникам и компании пройти непростой период с помощью корпоративного портала.
Управление изменениями: что это значит для HR
Что такое управление изменениями
«Чтобы ты жил в эпоху перемен» — известное проклятие то ли английского, то ли китайского происхождения. На любом языке понятно: перемены — всегда про потерю контроля, пусть и временную, а, значит, про стресс. Не случайно в менеджменте существует отдельная дисциплина — управление изменениями. Она изучает методологию трансформации организации, чтобы компания могла пройти этот период с наименьшими потерями.
К изменениям в менеджменте относят объединение отделов, создание новых бизнес-единиц и введение новых должностей, внедрение автоматизации и новых технологий производства и многое другое, что напрямую влияет на структуру организации и должностные инструкции.
Управление изменениями — это система проверенных опытным путем методик, которые помогают организациям меняться. Знания в этой области помогают менеджерам во время трансформации вести бизнес-процессы так, чтобы не распугать сотрудников и не развалить компанию.
А ведь это не пустые риски. Известная консалтинговая компания McKinsey&Company приводит такие цифры: 70% программ изменений не достигают своих целей. В основном — из-за сопротивления сотрудников и отсутствия поддержки со стороны руководства. При этом, когда люди действительно заинтересованы в переменах, вероятность того, что они приживутся, на 30% процентов выше.
Роль HR-отдела в управлении изменениями
Чаще всего глобальные изменения внедряют топ-менеджеры или, если речь идет о проектном управлении, руководители уровнем пониже. Как правило, HR-специалист в этом процессе — человек, который «оттаскивает раненых». То есть тот, кто работает с последствиями, но кого крайне редко привлекают к планированию перемен.
Радикальные изменения слишком опасны для HR-подразделений, потому что добавляют стрессовые ситуации в трудовые отношения, и не приветствуются ими, отмечает Ицхак Адизес, один из мировых экспертов по управлению изменениями.
Он рекомендует компаниям делить функции HR на два независимых подразделения, чтобы пройти этап перемен. Первое — HRA (управление человеческими ресурсами), связано с администрацией. Оно участвует в администрировании заработной платы, аттестациях, найме и увольнении, обучении сотрудников тому, как работать лучше в текущей структуре и роли.
Второе подразделение — HRD (развитие человеческих ресурсов) — имеет дело с изменением организационных структур и необходимой сменой ролей, сопровождающей такие изменения. К его функциям относятся организационное развитие, командообразование, улучшение коммуникаций, коучинг руководителей среднего звена, защита интересов сотрудников компании и т. д.
Во время внедрения изменений на первый план выходят задачи HRD. И именно на них должны быть направлены усилия HR-специалистов, считает Адизес.
Другой мировой эксперт, теоретик и практик управления изменениями, Джон Коттер, напротив, отводит HR главную роль в нелегком периоде. Он разработал 8-шаговую модель — спасительный алгоритм для компаний. Она базируется на том, что если сотрудники поймут ценность преобразований и свою роль в них, процесс пойдет продуктивнее.
Почему реформы проваливаются?
Сотрудники негативно относятся к переменам, и это — нормально. Потому что очень по-человечески. Быстро адаптироваться им поможет грамотное управление. Чем больше людей в компании принимают изменения, тем ближе организация к достижению желаемых результатов, подтверждают теорию Коттера исследователи McKinsey&Company.
Российские исследователи выделяют три группы причин сопротивления:
- Индивидуальные
- Групповые
- Организационные
Например, в индивидуальных причинах может быть страх потери авторитета или достатка, боязнь своей некомпетентности на новом месте и в новой роли, переживания по поводу изменения привычных отношений с коллегами, чувство незащищенности.
С точки зрения группы помехой становится так называемое групповое мышление — склонность принимать позицию большинства. Это работает на руку руководителям, когда надо вдохновить коллектив, но играет против, когда сотрудники чувствуют колебания и группируются вокруг мнения лидера, который подхватит и умело масштабирует их опасения.
К организационным причинам сопротивления исследователи относят неэффективную координацию и коммуникацию и несоответствие организационных изменений ценностям компании.
Как эффективно внедрять изменения?
Выделяют четыре основных этапа внедрения изменений:
- подготовки и планирования;
- изменения процессов и структур;
- получения первых результатов (этап оценки);
- калибровки изменений.
Активное участие HR-подразделения может потребоваться не на всех из них. Но точно необходимо там, где есть работа с персоналом.
Вот какие 8 шагов, сопровождающие перемены, советует совершить Коттер:
- Создать ощущение неотвратимости перемен (Create Urgency).
- Собрать группу поддержки (Form a Powerful Coalition).
- Создать видение (Create a Vision for Change).
- Обсуждать видение (Communicate the Vision).
- Устранить препятствия (Remove Obstacles).
- Добиться первых побед (Create Short-Term Wins).
- Масштабировать изменение (Build on the Change).
- Создать традицию (Anchor the Changes in Corporate Culture).
Соберите данные и донесите до сотрудников максимум информации о том, почему важно внедрять изменения и делать это именно сейчас. Информирование — одна из важных ролей HR-отдела в условиях изменений.
Такая мера поможет управлять групповым мнением. В этой группе должны быть формальные и неформальные лидеры, те, кого в командах считают авторитетами. Начинать любое действие по внедрению перемен нужно с их участием. Оцените коллектив, выявите лидеров и найдите добровольцев, верно понимающих суть перемен. Работайте с ними.
Коллектив должен не просто понимать, почему нужны перемены, но и видеть картину будущего. Коттер рекомендует взывать не только к разуму, но и чувствам. Визуализируйте перемены, используйте графику, диаграммы или даже комиксы.
Сотрудников нужно выслушивать. Предложите им ввести свои изменения, ведите диалог, отвечайте на вопросы. Сбор обратной связи — одно из самых результативных действий. И легко выполнимых.
Выясните тревоги коллектива. Что именно беспокоит сотрудников? Проведите опрос на корпоративном портале, чтобы это выяснить. Решайте последовательно: где-то может банально не хватать знаний о новых условиях работы, а кого-то может настраивать негативно коллега, с которым важно поговорить.
Перемены, особенно структурные — это долго. Даже небольшие заметные улучшения окрыляют. Вознаграждайте сотрудников за успехи в новых условиях. Гецмифицируйте перемены. Например, это можно делать на корпоративном портале Mirapolis Portal. Геймификация делает скучные вещи интересными, создает нематериальную мотивацию для выполнения полезных действий.
Например, геймификацию активно использовали на корпоративном портале сети кафе PRIME для вовлечения сотрудников в обучение: за прохождение курсов начисляются очки, присваиваются звания и составляется рейтинг.
Рассказывайте, что уже изменилось, собирайте идеи о том, как можно сделать больше на пути перемен. Опросы, конкурсы, дискуссионные клубы очно и в чатах — все может помочь.
Зафиксируйте новые правила в корпоративной культуре. Сделайте их частью доступных всем сотрудников ритуалов и событий. Напоминайте о новых условиях как об общих договоренностях.
В McKinsey&Company советуют принять похожие меры для эффективного закрепления перемен. Но делать это рекомендуют сразу в цифровых системах, например, на корпоративном портале.
Советы McKinsey&Company:
1. Своевременно предоставляйте обратную связь.
Делайте это с помощью персональных сообщений. Например, это могут быть напоминания о новых задачах или поздравления с первыми результатами.
2. Персонализируйте опыт.
Фильтруйте информацию, например, на корпоративном портале, таким образом, чтобы она была уникальной для пользователя. Это поможет подчеркнуть значимость и вклад каждого сотрудника.
3. Нарушайте иерархию.
Создавайте прямые связи между людьми в организации. Это позволит не только сократить время, необходимое для выполнения задач, но и сблизит коллектив. Нарушение иерархии позволяет сотрудникам обмениваться важной информацией, быстро находить ответы и получать помощь и советы от людей, которым они доверяют.
4. Развивайте общие цели.
В крупных компаниях, где есть филиалы, сотрудники физически далеки друг от друга. Ставьте перед ними общие цели в рамках изменений. Поиск общих решений и их обсуждение сблизят сотрудников.
Для улучшения взаимодействия в условиях перемен McKinsey&Company советуют использовать общие информационные ленты, визуализацию работ, геймификацию, рейтинги и внутренние неформальные форумы. Эти возможности логично интегрировать в корпоративный портал. Например, готовое решение Mirapolis Portal помогает в простой и удобной форме доносить до сотрудников информацию о компании, новостях, бизнес-процессах и формировать корпоративную культуру.
5. Демонстрируйте прогресс.
Сообщайте в режиме реального времени, что меняется в компании. Особенно если новости хорошие и вдохновляющие.
Цифровые решения помогают
Компаниям нужно быть быстрыми. Они вынуждены меняться и адаптироваться к изменениям в условиях конкуренции. Топ-менеджерам приходится быстрее принимать решения, их подчиненным — оперативнее реагировать на возможности и угрозы. Все сотрудники должны быть более гибкими и готовыми к сотрудничеству.
Для HR управление изменениями — это сопровождение всех новых процессов, которые затрагивают сотрудников. Здесь и составление новых кадровых стратегий, учитывающих слияние и разделение отделов и бизнес-единиц, и составление новых инструкций и вакансий, и формирование бюджета, адаптация работников к новым ролям. Но главная роль — поддержка команды в переходный период.
Делать все это куда проще с использованием цифровых решений, таких как HCM-системы или корпоративные порталы. Ленты новостей, неформальное общение, персональные рекомендации — простые и привычные функции, которые помогут компании не растерять сотрудников во время шторма перемен.