«Меня сложно найти и легко потерять» – наверняка вы встречали такой пост в соцсетях у какой-нибудь девушки. Но посмотрите на эту фразу глазами HR-менеджера – она сразу приобретает более глубокий смысл. Специалист по подбору персонала знает, сколько нужно отсмотреть резюме и провести собеседований, чтобы найти подходящего кандидата. И сколько ресурсов нужно вложить в адаптацию, чтобы этот кандидат разобрался в процессах, нарастил компетенции, влился в работу и начал себя окупать.
Об адаптации сотрудников у нас в блоге есть отдельная статья. В данном материале расскажем, как этот процесс можно автоматизировать без потери качества.
Когда нужна автоматизация адаптации
Если кратко, то когда по-другому уже не получается эффективно организовать процесс. С этой проблемой сталкиваются компании, в которой работают более 300 человек.
Возьмем, к примеру, организацию с численностью штата 3 000 сотрудников, которая набирает 50 новых сотрудников одновременно. Это могут быть совсем разные позиции – менеджеры по продажам и по работе с клиентами, по развитию продукта и по его тестированию, юристы и маркетологи. Плюс работа в разных филиалах и даже в разных часовых поясах. Вводить в работу всех новичков в таких условиях вручную – значит снижать качество адаптации из-за потери коммуникаций и недостаточной прозрачности как для самого соискателя, так и для компании.
Но процесс можно значительно упростить и сделать более технологичным с помощью системы автоматизированной адаптации Mirapolis Onboarding.
Автоматизация адаптации не заменяет живого контакта между сотрудником и работодателем. Но она систематизирует и упорядочивает знакомство новичка с компанией, рабочим функционалом, коллективом. Помогает со сбором обратной связи и выстраиванием разноформатной отчетности для руководителей, отражает реальную картину по новым кадрам.
Как автоматизировать адаптацию с Mirapolis Onboarding
Это готовое решение для автоматизации адаптации, которое снимает целый ряд вопросов с вовлечением нового персонала в жизнь компании. Посмотрим, какие именно задачи автоматизирует Mirapolis Onboarding.
Назначение ролей
В компаниях с большой численностью штата и развитой сетью офисов отслеживать, кто и за что отвечает в процессе адаптации сотрудников, – задача почти непосильная. В системе Mirapolis Onboarding она решается через назначение ролей:
- Менеджер по адаптации – администратор системы, который формирует адаптационный план, следит за его прохождением .
- Новый сотрудник – выполняет адаптационный план, дает обратную связь наставнику и руководителю подразделения.
- Руководитель – участвует в формировании плана, часто он это делает вместе с менеджером по адаптации. В режиме реального времени они могут оценить, насколько успешно проходит адаптация, есть ли риски увольнения, соответствует ли сотрудник ожиданиям компании, доволен ли сам новой работой. Например, если подчиненный перевыполняет намеченные планы, руководитель может предложить сократить испытательный срок и поручить этому сотруднику более сложные задачи, что повысит его мотивацию.
- Наставник – непосредственно курирует новичка, помогает погрузиться в специфику работы.
Название ролей носит условный характер. Например, руководитель подразделения может быть одновременно и наставником, если это соответствует кадровой политики компании. К одному сотруднику также можно прикрепить несколько наставников – каждый будет курировать свой круг вопросов.
План адаптации
Все новые сотрудники загружаются в Mirapolis Onboarding, и каждому из них автоматически назначается план адаптации: типовой – разработанный для конкретной позиции или индивидуальный. Он включает в себя:
- Список задач со сроками и контролем их выполнения для успешного прохождения испытательного срока. Типовой список при необходимости можно легко изменить в зависимости от квалификации и опыта сотрудника.
- Инструкции, презентации, учебные материалы, шаблоны, помогающие быстрее освоиться и приступить к работе.
Аналитика в Mirapolis Onboarding позволяет контролировать прохождение профессиональной адаптации сотрудника, тонко настроить ее процесс под конкретного работника и на основе полученных данных улучшать типовые планы – добавлять нужное и убирать лишнее.
Доступы к актуальной информации
- Справочник сотрудника с информацией о компании, ее ценностях, правилах поведения, а также с указанием должностей и контактов всех специалистов для быстрых коммуникаций и оперативного решения рабочих задач. Здесь же находится раздел с часто задаваемыми вопросами.
- Логины и пароли от рабочих программ в соответствии с должностными обязанностями. Так, менеджер по продажам получит доступ к базе клиентов, а логист – к системе управления складом.
Назначение наставника
Более опытный сотрудник помогает новичку освоиться, разобраться с рабочим оборудованием, программами.
В Mirapolis Onboarding можно назначить одного наставника или несколько под разные задачи, на весь срок адаптации или на более короткий промежуток времени. По согласованию с руководителем наставник может скорректировать адаптационный план: поменять очередность и сроки выполнения задач, добавить новые.
Контроль адаптации
Руководитель в любой момент времени может оценить динамику недавно пришедших сотрудников – насколько быстро и успешно они справляются со стартовыми заданиями. Это, в свою очередь, дает возможность вовремя увидеть риски увольнения и принять меры. К тому же в системе новички могут оставлять вопросы и пожелания. Так налаживается связь между старшим звеном и подчиненными: первые оперативно реагируют на замечания, а вторые видят, что им уделяют внимание и не чувствуют себя потерянными. За счет этого в компании укрепляются связи между всеми участниками адаптационного процесса.
Кроме того, Mirapolis Onboarding выдает подробную аналитику по прохождению адаптационного плана в виде сводных отчетов по временным отрезкам, городам, отделам, филиалам, должностям. Эта информация будет актуальна для топ-менеджмента.
Прошедший адаптацию или испытательный срок сотрудник может при необходимости вернуться к пройденным материалам и после завершения программы адаптации.
Автоматизация адаптации + обучение = наилучший результат
Преимущество готовых решений для автоматизации HR-процессов Mirapolis в том, что они легко интегрируются друг с другом: адаптация и обучение, обучение и оценка, обучение и корпоративный портал.
Как показывает практика, объединение продуктов позволяет добиться впечатляющих результатов:
- сотрудники быстрее проходят испытательный срок, набираются опыта, становятся частью команды и успешно проявляют профессиональные навыки.
- сокращается количество ошибок, которые совершают новички в первые недели работы;
- повышается мотивация на дальнейшее повышение квалификации;
- растут скорость и качество работы;
- не тратится время на однотипные вопросы руководству – необходимая информация всегда под рукой.
Сочетание адаптации и дистанционного обучения успешно применили в розничной сети по производству и продаже мебели и матрасов «Орматек», включающей 3 000 сотрудников. Используя возможности Mirapolis Onboarding с электронными курсами, геймификацией и тестированием, в компании стандартизировали обучение в филиалах, выстроили устойчивую систему адаптации новичков, снизили текучку кадров.
Заключение
Резюмируем основные возможности, которые предоставляет система для автоматизации адаптации Mirapolis Onboarding:
- Управление адаптационными планами.
- Загрузка учебных материалов,инструкций.
- Информации о компании, ЧАВО.
- Мониторинг динамики и сроков прохождения плана.
- Напоминания и сбор обратной связи.
Все важные, но по сути рутинные циклы, связанные с обучением и вовлечением в работу принятых соискателей, будут оптимизированы.
Для работы с системой не нужно обладать специальными знаниями. Решение обладает дружественным для пользователя интерфейсом, а эксперты Mirapolis помогут настроить систему под потребности компании и окажут техническую поддержку. Это значит, что заказчик получает готовое и эффективное решение и при этом не тратит ресурсы на привлечение разработчиков и IT-специалистов.