Выбирая новый смартфон или бытовую технику, мы всегда изучаем ее функционал. Зачем переплачивать за то, чем не будешь пользоваться? Этот же принцип работает при создании корпоративного портала. При выборе разделов нужно в первую очередь руководствоваться потребностями бизнеса и сотрудников.
Четкое понимание того, что действительно необходимо, сэкономит бюджет и время. Сформировать его помогут:
- оценка имеющихся ресурсов;
- обратная связь от сотрудников;
- анализ корпоративных выгод.
Теперь обо всем по порядку.
Оценка имеющихся ресурсов
При внедрении корпоративного портала нас интересуют прежде всего такие ресурсы, как:
- люди;
- время;
- финансы.
Чтобы портал хорошо работал, все выбранные разделы нужно наполнять, поддерживать и продвигать. Поэтому важно определить не только состав команды внедрения, но и ответственных исполнителей, которые будут следить за пополнением и обновлением информации в конкретном разделе. Кроме того, на внедрение всегда выделяется строго ограниченный бюджет и сроки.
Планировать ресурсы нужно в команде, обязательно закладывая ресурс на непредвиденные обстоятельства, доработку и прочее.
Обратная связь от сотрудников
Никто не сможет лучше рассказать о потребностях персонала, чем сами сотрудники. Узнайте у директоров департаментов или руководителей отделов, какие инструменты им нужны.
Наша задача – определить функционал, необходимый для оптимизации процессов отдельных подразделений и всей компании в целом.
Как показывает практика, самый распространенный запрос – размещение на портале документов и важных материалов. Например, для HR-отдела удобна автоматизация заявки на подбор сотрудников, для бухгалтерии – на получение справки 2 НДФЛ.
Когда компания крупная и/или территориально распределенная, сложно ориентироваться в организационной структуре и запрос на систематизацию информации по подразделениям, сотрудникам и руководителям уходит на второе место.
Анализ корпоративных выгод
Как бы пафосно это ни звучало, реализовать на портале нужно только боли, а не благие намерения сотрудников. То есть ставим плюсик перед пунктами, описание которых начинается со слов: «без этого просто невозможно…», «это отнимает больше всего времени…», «так делать крайне неудобно…» И смело рисуем минус перед пунктами: «а вот хорошо бы еще было…», «может, сделаем так… это будет красиво», «а там-то я видел так-то…»
Хороший пример объективной потребности: + «Создайте раздел «Рабочие группы», чтобы наш отдел из восьми человек мог работать в нем над проектами».
А вот в этом запросе от IT-отдела нет объективной потребности, поэтому ставим минус: − «Создайте рабочие группы, а то отделу качества негде создавать проекты».
Отделить зерна от плевел поможет вопрос: «А вы будете этим пользоваться?» В первом случае ответ – да. Во втором – нет, ведь это нужно не нам, а отделу качества.
Даже если в подобной вам компании внедрили портал с определенным набором функций, это вовсе не значит, что вам нужно то же самое. Оцените свои потребности.
Если вы внедряете функции «чтобы было», рискуете попасть в нелепую ситуацию. Во-первых, удалять лишний функционал из системы довольно сложно. Во-вторых, придется объяснять руководству, почему этот раздел оказался ненужным. В-третьих, вы понесете двойные финансовые затраты: сначала на внедрение функционала, затем на его удаление.
Правильный подход к выбору функционала
После того как решение внедрить портал принято и задачи поставлены, нужно определиться с функционалом на корпоративном портале.
В первую очередь, мы рекомендуем внедрить тот функционал, который принесут пользу при минимуме усилий. Можно руководствоваться эмпирическим законом Парето (80/20), собственным представлением об эффективности функций или статистикой. Главное, чтобы уже на первом этапе портал был готов к работе, представлял собой MVP (минимально жизнеспособный продукт).
Блоки, которые всегда нужны и эффективны:
- Организационная структура, информация о компании, новости – обеспечивают коммуникации и формируют отношение сотрудников к компании.
- Справочник сотрудников – упрощает общение между сотрудниками разных подразделений (горизонтальные коммуникации), в него же заносят информацию о новеньких, создают доску почета.
Как показывает практика, 50 % трафика среднестатистического портала идет из раздела «Справочник сотрудников». Вместе со «Структурой компании» он составляет MVP.
- Документы и приложения – раздел включает регламенты, приказы, шаблоны и бланки документов, облегчает поиск необходимой информации. По сути, это база корпоративных знаний.
- Заявки и self-сервисы – заявки HR- и IT-отдела, бухгалтерии и административно-хозяйственного отдела.
Кроме этих разделов можно внедрить те, в которых есть необходимость: совместная работа, геймификация и др.
О сроках внедрения
Желательно внедрить необходимый функционал портала за 2–3 месяца. Концентрированная работа не даст затухнуть энтузиазму. К тому же, когда сотрудники будут быстро видеть результат, популяризовать портал получится быстрее.
Итерационное развитие всех информационных систем поможет добиться высокого результата на выходе. Лучше всего работать по принципу:
- Внедрили функционал.
- Протестировали.
- Собрали обратную связь от сотрудников.
- Внесли корректировки.
Сроки в несколько месяцев кажутся нереальными? На самом деле это достижимо, если использовать готовое решение с минимумом программирования, такое как Mirapolis Portal.
Вот восемь возможностей, которые предоставляет Mirapolis Portal:
- Информирование с важными уведомлениями и лентой новостей.
- Улучшение коммуникаций с организационной структурой и мессенджером.
- Социализация с форумом, доской объявлений, видео- и фотогалереями.
- Геймификация с рейтингами сотрудников для мотивации на полезные действия.
- Совместная работа с личным кабинетом руководителя, рабочими группами, страницами проектов.
- Сервисы и бизнес-процессы с функциями заказа справок и подбора персонала.
- Хранение документов с библиотекой, историей изменений и гибкой системой доступа.
- Аналитика с отчетами о посещаемости портала и статистикой по интересам сотрудников.
Чтобы более детально познакомиться с инструментами Mirapolis Portal, оставляйте заявку на бесплатный тест системы.