Порассуждаем о стандартных и неочевидных расходах на обучение и о том, что с этим делать

Обучение сотрудников становится всё популярнее. Вырастить первоклассных специалистов в компании выгоднее, чем «охотиться за головами». Чем выше квалификация сотрудников, тем больше идей они генерируют и тем быстрее выполняют работу.

Перед специалистами по обучению стоят глобальные задачи:

  • найти или получить бюджет на адаптацию и развитие персонала;
  • сократить расходы на обучение без потери качества;
  • сделать его доступным для сотрудников всех уровней, а не только для ключевых;
  • получить большое количество ресурсов, которые позволят одновременно обучать специалистов разных профессий.

Задачи каждой компании зависят от стартовых условий. У одних дела с обучением обстоят неплохо и вопрос лишь в масштабируемости. Другие до такой степени ограничены в ресурсах, что не позволяют себе думать о повышении квалификации линейного персонала и лишь изредка обучают руководителей. Можно ли в таких случаях установить баланс между качеством обучения и бюджетом? Порассуждаем в статье. 

Затраты и финансовые потери при обучении персонала

Затраты на обучение выражаются не только в деньгах, хотя это первое, что считает собственник бизнеса. Так, чтобы провести в компании тренинг, нужно пригласить тренера. Его услуги встанут от 5 000 р./час до 500 000 р./день плюс представительские расходы. Придется выделить бюджет на оснащение класса, методические материалы и маркетинг.

Проводить тренинги могут и внутренние специалисты. Тогда расходы снижаются: остаются зарплата, вложения в создание курсов и организацию обучения, командировочные (если бизнес имеет обширную географию и в филиалах нет тренеров).

Неочевидная трата, которая выливается в финансовые потери, – время. Очный тренинг отрывает персонал от обязанностей, а, значит, компания теряет прибыль. Это особенно актуально в сфере продаж: за 1–2 рабочих дня менеджеры закрывают несколько сделок, но в момент обучения этого не происходит. Издержки на оплату труда сотрудников во время простоя составляют минимум 7 % от суммы годового оклада.

Не менее важно время специалиста по обучению: из-за неверно выстроенных процессов он вынужден большую часть времени выполнять рутинные задачи, а основные, связанные с развитием персонала, – делать по остаточному принципу. Например, вместо анализа эффективности обучения с помощью готовых отчётов по результатам обучения и обратной связи от участников обучения, поиска новых решений и методов улучшения процесса специалист сводит аналитику из разных файлов в один. 

После подсчета всех затрат и потерь становится ясно, почему компании стремятся внедрить СДО (систему дистанционного обучения). С одной стороны, она сохраняет возможность организовывать очное обучение, если от него нельзя отказаться, с другой – переводит его частично или полностью в дистанционный формат. При этом управлять обучением можно из единого интерфейса, что уменьшает временные потери специалиста по обучению. Например, в Mirapolis LMS он без труда сделает автоматическую рассылку с оповещением об очном тренинге или назначит вебинары и тесты нужной группе сотрудников.

Какие сложности возникают у компаний с разными задачами 

девушка с ноутбуком
Управлять обучением с помощью LMS — легко

Когда компания разрастается и количество сотрудников перешагивает за 100, становится труднее управлять обучением. 

Внутреннему специалисту физически сложно управляться с таким количеством людей. Изучить компетенции каждого, подготовить материал и актуализировать его – задача не из легких. Пока специалист крутится, новые работники усваивают устаревшую информацию и трудятся неэффективно. 

В Mirapolis LMS процесс выстроен иначе: все участники обучения уже есть в системе, обучающие материалы легко загружать в базу и актуализировать. Также специалист по обучению выбирает, какие группы сотрудников будут проходить те или иные курсы и тесты. Можно настроить индивидуальные траектории обучения и использовать сценарий обучения многократно. Дальше рутинные задачи выполняет система. 

Она назначает тесты, замеряет уровень знаний, предлагает повторить плохо усвоенный контент или пройти новый. В процессе обучения и по его итогам всегда можно увидеть отчеты по обучению разной степени детализации и вовремя влиять на процесс. Это делает удобным управление десятками тысяч сотрудников.

Более очевидные сложности у компаний с широкой географией. Если каждый офис будет обучать сотрудников как захочется, они не смогут взаимодействовать между собой. Снизится скорость реакции на проблемные ситуации, их решение не будет стандартизированным, а результат станет непредсказуемым. 

С Mirapolis LMS реально управлять обучением во всех филиалах компании, формировать для сотрудников единые инструкции и контент. Непосредственный руководитель может помогать формировать программу обучения своих подчиненных, видеть отчеты по достигнутым результатам.

Руководитель знает, какие навыки нужно прокачать его подчиненным, поэтому при необходимости он сам может назначить им дополнительный курс.

Почему обучать удаленных сотрудников и партнеров классическими методами невыгодно

Трудности с организацией обучения испытывают компании с удаленными сотрудниками в штате. Ехать за свой счет невыгодно им, за счет компании – работодателю. Проживающие близко от офиса тоже находят причины для неявки. 

Электронное обучение не решает проблему повышения квалификации. Материалы хранятся в облаке месяцами, пока удаленщики не найдут время посмотреть их. Бывают исключения, но количество обязательных людей ничтожно мало по сравнению с общим числом сотрудников.

Тождественная проблема у компаний, которые обучают и сертифицируют партнеров. Им приходится даже хуже: проверить уровень знаний тех, кто не значится в штате, почти невозможно.

Внедрение системы дистанционного обучения в обоих случаях – необходимость. Пренебрегать активностью в системе не удастся: так, в Mirapolis LMS прогресс сотрудников фиксируется, специалист по обучению и руководитель контролирует его. Сам факт присмотра дисциплинирует учеников и заставляет следовать индивидуальному плану развития (ИПР) прилежнее. LMS можно интегрировать с HCM-модулями, чтобы, например, видеть в одном окне статистику по обучению и результаты (KPI).

Решает ли СДО все проблемы с обучением персонала

Не существует инструмента, который разом решит все проблемы. СДО – выгодно не всем, однако некоторым компаниям сложно обойтись без автоматизации обучения. Из-за большого количества сотрудников, филиалов и форматов взаимодействия расходуются большие средства на обучение. 

Теряется время и прибыль, истощаются внутренние ресурсы ответственных сотрудников, методические материалы устаревают быстрее, чем работники успевают их пройти. В этом хаосе система дистанционного обучения экономит время, оптимизирует процессы и форсирует адаптацию новых людей. Делает процесс их обучения непрерывным, а деятельность специалистов по обучению осознанной и целенаправленной.

Внедрение СДО не всегда дешевле традиционной организации обучения. Однако система дает результаты и в краткосрочной, и в долгосрочной перспективе. Сотрудники получают знания в индивидуальном темпе, руководители и специалисты по обучению оценивают их в удобных аналитических отчетах, на основании которых делают точные прогнозы по бюджетированию.

Заключение

Обучать сотрудников дорого, но если точно определить задачи компании, можно сократить расходы за счет системы дистанционного обучения. Улучшится качество и увеличится скорость обучения: независимо от должности сотрудники получат ИПР и смогут заниматься в любое время, в том числе без отрыва от работы. Сотрудники смогут смотреть курсы на своем смартфоне в любом месте.

Также увеличится количество вариантов обучающих материалов, они перестанут терять актуальность. Избавив специалиста по обучению от рутинных задач, вы позволите ему сфокусироваться на:

  • улучшении качества обучения;
  • выявлении потребностей сотрудников;
  • грамотном анализе результатов;
  • подборе качественных курсов и компетентных спикеров для вебинаров;
  • создании качественных тестов. 

Инструменты для всего этого есть в системе, а значит расходовать время на поиск сторонних решений не придется.