Особенности планирования обучения сотрудников, основные этапы и чек-лист по созданию эффективной системы обучения.

Вы приняли решение, что необходимо обучать сотрудников, и находитесь в поиске грамотного и эффективного решения. Мы расскажем, как выстроить систему обучения для достижения результатов, а не для галочки в ежегодном отчете. 

Что нужно для работающей системы обучения

Крупный ритейл, добывающее предприятие или компания IT-индустрии используют разные программы и формы обучения в зависимости от бизнес-задач. Но добиться все хотят одного – повысить квалификацию своих сотрудников и, впоследствии, увеличить прибыль компании. Рассмотрим по пунктам, что требуется для работающей системы обучения.  

Оценить базовую ситуацию

Самое короткое руководство по достижению цели звучит так: «Оцените существующую ситуацию и опишите желаемую. Теперь подумайте, что нужно сделать, чтобы преодолеть расстояние между ними. Начнем с анализа базовой ситуации. Он нужен, чтобы выявить существующие потребности в обучении. В этом вопросе не обойтись интуицией и силой мысли, для правдивости картины нужна статистика.

Соберите информацию от руководителей подразделений, проведите опросы и полноценную оценку персонала. Полученные данные покажут, насколько работники владеют определенными навыками и какие компетенции нужно улучшить. 

Конечная цель любого обучения – обеспечить компании конкурентные преимущества на рынке за счет квалифицированного персонала. 

Установите цель обучения

Оценив базовую ситуацию, вы сформируете потребности, которые лягут в основу целеполагания системы обучения персонала.

Они могут быть следующими. 

  • Повысить квалификацию сотрудников, чтобы увеличить производительность труда.
  • Обучить для работы в новой должности.
  • Обучить новых сотрудников для их успешной адаптации.
  • Научить пользоваться новым продуктом или технологией, которые внедряет компания.
  • Обучить стандартам компании. 

К примеру, когда нужно сократить период адаптации новых сотрудников и быстро научить их принятым стандартам, целью станет программа обучения новичков.

Определяем целевую аудиторию

Когда выявлены потребности и обозначены цели, определить целевую аудиторию нетрудно. Если нужно подготовить сотрудников к переходу на другую должность, то целевой аудиторией будут основные кадры. Программа адаптации рассчитана на вновь принятых сотрудников. 

В ситуации, когда целевая аудитория не явная или есть несколько потенциальных потребителей обучающего курса, необходимо адаптировать программу под каждую группу. 

Например, вы хотите обучить всех сотрудников работе с новым высокотехнологичным продуктом. Но для разных подразделений курсы будут отличаться. Сотрудникам отдела продаж, которые будут реализовывать продукт, нужна более глубокая проработка, чем специалистам call-центра, которым не нужно погружение в специфику. 

Учитывайте также пол, возраст, уровень образования и профессиональной подготовки целевой аудитории. Это поможет найти правильный язык подачи, нужные формы и инструменты обучения.  

Целевая аудитория

Четкое выделение целевой аудитории обеспечивает максимальную адресность программы обучения 

Определите измеримые задачи для каждого курса

Каждый курс будущей программы обучения должен решать свою задачу. Попытка объединить несколько задач в один курс – путь к нулевому эффекту обучения.

Хорошая задача должна быть:

  • измеримой;
  • достижимой;
  • ограниченной по времени.

Пример хорошей задачи: «новый сотрудник отдела функционального тестирования должен освоить регламент и стандарты компании за 3 месяца».

Пример плохой задачи: «адаптация новых сотрудников».  

Для четкого формулирования задачи нужно знать желаемый результат. Что вы хотите получить на выходе? Это может быть знание нового продукта, которое проверяется получением определенного количества баллов в тестировании. Умение работать с холодными звонками оценивается по числу продаж, объему выручки, количеству звонков, показателю качества обслуживания, переводов клиента на следующий этап воронки. 

Ответив четко на этот вопрос, вы сформулируете задачу курса. 

Составьте бюджет

Стоимость обучения во многом зависит от набора факторов. В первую очередь, это определение форматов и методов обучения – в зависимости от выбора возникают разные статьи расходов.

На первом этапе понадобится инвентаризация собственных ресурсов, чтобы правильно рассчитать финансы. Есть ли помещения для семинаров? Какие обучающие материалы у вас имеются: инструкции, правила, лекции, видеоуроки или другой обучающий контент? Исходя из этого выбирайте подходящий вариант.

Выбрали открытый тренинг? Придется оплатить работу коуча, расходы на дорогу. Если тренинг проводится с отрывом от работы, потребуется выплатить зарплату (при том что сотрудник не был на работе). Наем преподавателя в штат позволяет избежать расходов на дорогу, но потребует ежемесячно выплачивать зарплату.

Дистанционное обучение позволяет многократно использовать курсы и не тратить деньги на аренду, командировочные и тренеров. При этом с помощью дистанционного обучения можно привлекать к обучению внешних и внутренних тренеров, используя, например, очную трансляцию через вебинарную систему. В системе Mirapolis LMS она встроенная.

Если вы выбрали дистанционное обучение, используйте только необходимый на текущий момент набор модулей СДО – но выбирайте платформу, которая позволит в будущем его расширить.

Затраты на e-learning в основном фиксированные. Другие формы системы обучения требуют регулярной оплаты каждого человеко-часа обучения, если оно проводится в рабочее время. 

На фото – девушка представляет презентацию

При составлении бюджета учитывайте не только прямую стоимость, но и затраты на поддержку и актуализацию программ

Форматы и методы обучения

В программе обучения комбинируют разные виды образовательных активностей. Для удобства применения их классифицируют по различным признакам. 

Таблица. Форматы обучения

Критерий Описание критерия
По вовлеченности Активные и пассивные. В первом случае преподаватель активно взаимодействует с аудиторией, во втором – слушателям просто излагают материал
По форме обучения Групповое и индивидуальное
По срокам Длительные программы рассчитаны на полгода и более. Короткие – на несколько дней или часов
По отрыву               от производства Обучать персонал можно на рабочем месте, без отрыва от основной деятельности. Некоторые форматы предполагают выезд за пределы предприятия или города
Офлайн- или онлайн-формат Для офлайн-обучения подходят тренинги, семинары и прочие виды группового взаимодействия. Онлайн-платформы дают простор для индивидуального подхода: для каждого сотрудника можно выбрать форму обучения – лекцию, кейс, игру, стрим

Преподаватель рассказывает лекцию студентам
Комбинируйте форматы обучения

Таблица. Методы обучения

Метод Описание метода
Лекция Форма пассивного группового обучения. Эффективна, когда нужно донести информацию до большого количества людей. Неэффективна в качестве основного и единственного метода обучения, так как не предполагает активного вовлечения слушателей, что препятствует формированию практических навыков по применению новых знаний. Может проводиться и в видеоформате
Семинар Форма группового активного обучения. Предполагает постоянный контакт с аудиторией, ее вовлечение в обсуждение и обратную связь. Эффективна для групп до 20–22 человек. Большее количество охватить затруднительно, тогда семинар превратится в лекцию. Для онлайн-обучения популярны семинары в формате стрима
Кейсы Практические примеры из реального бизнеса, которые разбирают со слушателями. Эффективны для практического освоения материалов курса
Тренинги Групповая активная форма кратковременного обучения. Эффективны для быстрого практического овладения навыками. Не всегда обеспечивают психологический комфорт участников
Модульное обучение Деление курса на простые и сложные модули, каждый из которых решает свою мини-задачу. Используется повсеместно
Обучение в форме игры (геймификация) Включает элементы игры для вовлечения персонала в работу, такие как: соревнования между сотрудниками, подсчёт очков, рейтинги, игровая валюта, которую можно обменивать на подарки и услуги. К примеру, компания Деньгимигом использует назначение категорий поясов, как в карате, для обозначения рейтингов сотрудников. От белого — для новичка, до чётного — для гуру. Эти элементы повысили мотивацию к обучению и интерес к работе в целом.
Мозговой штурм Вид групповой активности, когда нужно за короткий период сгенерировать как можно больше идей, не анализируя их
Наставничество Одна из эффективных индивидуальных форм, реализуемая практически в любой программе обучения

Формат подбирают под целевую аудиторию и задачи, но в целом обозначился тренд на концепцию «обучая, развлекай». В дополнение к лекциям и семинарам все чаще идут мозговые штурмы, тренинги и приемы геймификации. 

Существует стереотип, что «обучая, развлекай» – тренд исключительно для молодой аудитории. Возможно, люди постарше более усидчивые и терпеливые, но это не означает, что их удел – скучные лекции. Разумная доля игрового и соревновательного элемента подогреет их интерес к учебе, а кейсы, семинары и деловые игры дополнят программу. 

На фото – студенты

Комбинация разнообразных форматов обучения делает программу эффективной для максимального количества слушателей

Разработка обучающих программ и их оценка

Обучающие программы разработают преподаватели. Предоставленные вами практические материалы по целевой аудитории, формату и предпочтительным формам обучения помогут сделать программу максимально приближенной к запросам и потребностям компании. 

Готовую программу предоставляют на экспертизу в компании.  Она должна отвечать следующим критериям:

  • Актуальность – программа отвечает сформулированным задачам обучения.
  • Реалистичность – даст обучающимся навыки и практические знания, а также метрики, по которым эти навыки и знания будут оценивать.
  • Реализуемость – программа может быть проведена в существующих условиях.
  • Открытость – методики и инструменты, которые используют в программе, четко описаны в методологических документах и пояснительной записке. Результат применения обучающих инструментов прогнозируем и понятен.

Анализируя представленную программу, задайте себе 4 вопроса: 

  • Соответствует ли курс поставленной задаче?
  • Научит он ваших сотрудников тому, что запланировали? 
  • Насколько прозрачна методология программы?
  • Включены в программу метрики качества обучения?

Если у вас нет ответа на основные вопросы, программу нужно доработать.

Процесс обучения

После утверждения обучающих программ можно планировать тайминги обучения. В зависимости от выбранного формата обучение может быть:

  • очным;
  • заочным;
  • дистанционным;
  • смешанным.

В крупных и распределенных компаниях востребованы две последние модели – так можно охватить нужное количество сотрудников из разных городов и филиалов. При этом качество обучения остается на хорошем уровне.

На фото – девушка с планшетом

Отслеживание эффективности повышает актуальность обучения

Оцениваем и отслеживаем эффективность обучения

Без оценки эффективности невозможно понять, удалось или нет достичь цели обучения и насколько оправданны затраты на это. По итогу проведенного обучения необходимо оценить результаты. Оцените и сравните уровень знаний и навыков по компетенции до начала обучения, в процессе и после него. Так вы получите данные для анализа и выводов об эффективности обучения. 

Методы, которые помогут отследить эффективность:

  • Мнение обучающихся. Достаточно небольшого опросника для слушателей, чтобы оценить эффективность по их отзывам.
  • Усвоение материала. Для оценки по этому критерию можно подготовить выходное тестирование или контрольные опросы по курсу.
  • Поведенческие изменения. Если сотрудники начинают применять в работе новые знания и практические навыки – это признак высокой эффективности обучения.
  • Рабочие результаты. Повышение производительности труда, прибыльности сотрудника, департамента и в целом организации – это и есть та самая конечная цель обучения, о которой мы уже упоминали. Рост экономических показателей – подтверждение успешности обучения.

Помимо финального оценивания полезно проводить и промежуточное. Контрольные методы анализа позволяют оперативно реагировать на проблемы, возникающие в процессе работы. Например, если упал интерес к курсу или промежуточные результаты ниже ожидаемых, – это повод задуматься, насколько хорошо составлена и проводится программа. Возможно, ее необходимо актуализировать или адаптировать.

Эффективность затрат

Оценить эффективность затрат на обучение поможет система ROI. Однако, делая расчеты, следует избегать классической ошибки, когда в расчет берут показатели чистой прибыли и полного объема расходов. Этот способ не подходит для анализа результатов обучения. 

Чтобы сделать вывод об эффективности обучения, необходимо учитывать дополнительные факторы:

  • Причинно-следственное влияние, которое включает анализ тенденций, изучение показателей контрольной группы и систему проверенных оценок. 
  • Финансовую выгоду – она включает не только прямую прибыль, но и сокращение убытков или дополнительных расходов, например на рекламации.
  • Устойчивость результатов – можно оценить тестированием сотрудников через некоторое время после обучения.
  • Цена решения – включает все расходы на обучение и поддержку его результатов. 

Чек-лист для планирования успешного обучения

  1. Оцените текущую ситуацию по уровню знаний и навыков ваших сотрудников и определите цели обучения.
  2. Определите целевую аудиторию.
  3. Сформулируйте измеримые задачи для каждого курса или его этапов.
  4. Составьте бюджет исходя из ваших возможностей и потребностей.
  5. Выберите формат и в его рамках комбинируйте различные методы обучения. Ориентируйтесь на свои задачи, цели и аудиторию.
  6. Составьте программу по каждому курсу.
  7. Оцените эффективность проведенного обучения.

Создать эффективную корпоративную образовательную базу помогут комплексные решения для организации обучения и развития персонала.