График отпусков — это базовая мера для обеспечения нормальной работы компании даже в летний период. В дополнение к нему каждая компания разрабатывает свои лайфхаки, которые помогают ей сохранить продуктивность в любое время. Мы попросили HR-специалистов и руководителей компаний поделиться такими лайфхаками, чтобы вы могли взять в свою практику самые полезные из них.
Пересматривать график отпусков вместе с сотрудниками
График отпусков составляют за две недели до начала нового календарного года. Его должны соблюдать и работодатель, и сотрудник, но по соглашению сторон в него можно вносить изменения. Так, руководитель может попросить сотрудника перенести отпуск, если в период, когда он был запланирован, в компании будет проходить крупное мероприятие, или если изменились сроки сдачи проекта.
Кроме того, полезно, чтобы к общему графику отпусков имели доступ все сотрудники. Это упростит различные переносы отпуска и поможет сотрудникам спланировать свою работу. Обеспечить такую информированность помогут простые онлайн-таблицы или календарь отсутствий сотрудников на корпоративном портале.
Анастасия Усанова,
Директор по персоналу SBS Consulting
В нашей компании преобладает проектная работа. Мы заранее составляем график отпусков с учетом плана проектов и предстоящей загрузки. В течение года график регулируется каждый месяц при обновлении плана проектов, чтобы сотрудники могли отдохнуть без ущерба для компании. При появлении дополнительных задач очередность отпусков пересматривается и обсуждается с коллегами в случае изменений.
Совет: если в вашей компании тоже преимущественно проектный характер работы, полезно составить сводный график отпусков по всем сотрудникам, которые участвуют в том или ином проекте, а также по отпускам согласующих лиц из компаний-партнеров и заказчиков. Такой график поможет распределить задачи по проекту в соответствии с предполагаемыми периодами отсутствий сотрудников.
Наладить обмен знаниями внутри компании
HR-специалист или непосредственный руководитель сотрудника должны проследить, чтобы тот подготовился к уходу в отпуск. Есть вопросы, которые наверняка придется отложить до возвращения, но некоторые задачи можно закрыть заранее. Это позволит избежать перегрузок специалистов, которые временно будут его замещать.
Подготовку к передаче дел на время отпуска стоит начинать за 2-3 недели до запланированной даты, чтобы проконтролировать завершение важных задач и ввести в курс замещающего сотрудника.
Специалисты того же профиля, что и отпускник, должны знать, как устроен рабочий процесс, в том числе где находятся нужные файлы и какой пароль для просмотра электронной почты используется. И все равно стоит быть готовым к тому, что замещающий сотрудник не сразу разберется в специфике работы коллеги. Поэтому желательно, чтобы в компании был налажен обмен знаниями или создана база знаний.
Создать корпоративную базу знаний поможет Mirapolis Portal. Здесь удобно собирать библиотеку регламентов и шаблонов. Система сохранит информацию о версиях документов и историю их изменений. Вы можете настроить гибкий доступ к документам в зависимости от должности и уровня сотрудника. Найти нужную информацию поможет полнотекстовый поиск по документам. Все важные сведения и доступы всегда будут под рукой, даже если кто-то из сотрудников ушел в отпуск.
Сергей Кирилловский,
Генеральный директор ООО «ЮБК «Бизнес диалог»»
Если наш сотрудник уходит в отпуск, то он должен передать письменно все свои дела ответственному работнику. Мы используем электронную регистрацию передачи дел, где все необходимые документы, контакты и ссылки на инструкции хранятся на одном экране.
Оксана Михеева,
Генеральный директор консалтингового агентства «Стратегия и управление»
Целесообразно весь функционал сотрудника разделить на две значимые категории: А — обязательно к выполнению, В – можно отложить до возвращения сотрудника из отпуска.
По тем делам, которые невозможно отложить до окончания отпуска сотрудника составляются подробные пошаговые инструкции, определяются исполнители и проводится обучение.
Читайте также: Как презентовать корпоративный портал руководству
Определите правила связи с отпускником
В некоторых случаях все равно приходится связываться с сотрудником, который находится в отпуске. Когда это допустимо, каждая компания решает сама, но характер таких ситуаций должен быть четко определен. Сотрудники должны понимать, что если руководство беспокоит их во время отпуска, это действительно важно и решить проблему иначе не удалось.
Можно определить канал связи и договориться, что при уходе в отпуск каждый специалист проверяет почту или мессенджер с определенной периодичностью. Но лучше не беспокоить отпускника и дать ему возможность полноценно отдохнуть. Тогда он сможет перезагрузиться и после возвращения работать более эффективно.
Сергей Кирилловский,
Генеральный директор ООО «ЮБК «Бизнес диалог»»
Если у сменщика появились вопросы, он должен их задать сотруднику в отпуске. Для этого у нас работает особый режим «непрерывной связи». Это означает, что каждый из нас обязан проверять свою электронную почту и мессенджеры несколько раз в день, даже находясь за границей. Если возникают какие-то проблемы, мы обязательно должны связаться с коллегами (включая тех, кто находится в отпуске) и решить их вместе.
Владимир Дорецкий,
Руководитель маркетингового агентства Height Line
В электронной почте мы используем пометку «для прочтения по возвращении». Это позволяет отправить сообщение, не беспокоя отпускника, но при этом убедиться, что он увидит его сразу по возвращении. Если вопрос требует срочного решения, к отпускникам разрешено обращаться только после одобрения от непосредственного руководителя того сотрудника, который находится в отпуске.
Автоматизировать рутинные задачи
Автоматизация полезна для компании в целом, так как является одним из способов сократить затраты в системе любого уровня и позволяет сосредоточиться на выполнении более сложных задач.
Читайте также: Выгоды от цифровизации и автоматизации в HR — на реальных кейсах
В период отпусков автоматизация процессов становится особенно важна, так как облегчает работу оставшихся специалистов и позволяет им не тратить время и силы на рутинные вопросы.
Владимир Дорецкий,
Руководитель маркетингового агентства Height Line
Современные технологии позволяют автоматизировать многие процессы, от отчетности до мониторинга KPI. Это значительно облегчает работу оставшегося в офисе персонала и позволяет сфокусироваться на важных задачах.
Управлять всеми HR-процессами в организации, в том числе минимизировать потери продуктивности в период отпусков, поможет Mirapolis HCM. В числе прочего система позволяет автоматизировать основные направления HR-работы: подбор, обучение, оценку компетенций сотрудников, оценку KPI и выполнения целей для отдельных сотрудников и отделов, расчет индивидуальных премий.
После отпуска: пересмотр приоритетов по задачам
Внедрите в компании правило: после отпуска сотруднику необходимо заново пересмотреть все свои задачи и приоритеты по ним. Возможно, за время отсутствия возникли срочные вопросы, о которых сотрудник не знал.
При необходимости можно разработать универсальную для компании форму обратной передачи дел — от замещающих сотрудников к основному после его выхода из отпуска.
Резюме
Стабильную работу компании в период отпусков обеспечивают регламенты, четкая расстановка приоритетов по задачам и формально зафиксированные договоренности и сведения.
В идеальном варианте развития событий благодаря этому компании не придется беспокоить сотрудника в отпуске. Сотрудник благодаря этому сможет максимально восстановиться для дальнейшей продуктивной работы, а компания не будет тратить время на ожидание ответа от сотрудника, которого нет на рабочем месте — замещающие его специалисты смогут оперативно решить все вопросы.
HR-специалист вряд ли сможет (да и вряд ли должен) подключаться перед каждым отпуском каждого сотрудника. Более полезным будет инициировать разработку единого стандарта для компании или отдела по передаче дел на период отпуска, чтобы свести к минимуму потери информации.