Планируете запуск электронного обучения сотрудников в компании? Или ищете способы повысить эффективность уже существующего? Проверьте свой план по нашему чек-листу того, как поэтапно выстроить эффективную систему дистанционного обучения с полным охватом всех поставленных задач.

Стадия 1: «концептуальная» 

Главный вопрос: «каковы цели электронного обучения?» Весь инструментарий и все дальнейшие шаги по запуску обучения зависят от того, как вы ответите. Если вам нужно организовать обучение сотрудников в филиалах территориально распределенной компании, инструменты будут одни, если ваша цель – адаптация и обучение новых сотрудников – другие. В каких-то случаях достаточно коротких обучалок, в других необходим многофункциональный образовательный портал. 

Например, в ОАО «РЖД» первоначально возникла необходимость оптимизировать расходы на обучение 128 000 работников локомотивных бригад по всей России. При этом систему знаний требовалось привести к единому стандарту, а процесс обучения сделать непрерывным, с продуманной системой мотивации. В офлайне задачу решить можно, но обойдется это компании дорого: при таком количестве сотрудников по всей России только оплата командировок съест весь бюджет. Значит, нужна система дистанционного обучения. Результат: ежегодно в компании успешно проходят миллионы человеко-курсов, а систему дистанционного обучения стали использовать и в других дирекциях ОАО «РЖД».

Другая ситуация: руководство крупнейшего в России онлайн-аукциона по продаже автомобилей с пробегом CarPrice искало более действенный способ обучения сотрудников региональных представительств. Ранее в компании использовали очные занятия с тренерами. Такая форма обучения обходилась дорого, и при этом не позволяла анализировать результаты. 

Использование Mirapolis LMS позволило создать единый стандарт для всех обучающих курсов во всех подразделениях компании. Что это значит для бизнеса? 

  • Объективная оценка в ходе тестирования: стало возможным оценить компетенции сотрудников по единой шкале. 
  • Детальная аналитика, которая позволяет быстро оценить эффективность обучения и при необходимости оперативно реагировать.
  • Вовлечение сотрудников в процесс обучения и его развитие за счет обмена опытом. 

Стадия 2: «техническая»

Список процессов обучения
Инструментарий СДО должен в идеале учитывать потребности всей группы сотрудников и каждого участника курса в отдельности

Сколько сотрудников вам нужно обучать? Меньше 50? – тогда пока можно проводить короткие обучалки, храня материалы в облаке, проводить вебинары, вести статистику в MS Excel, а оповещать сотрудников о начале обучения по почте. Если сотрудников больше сотни, такие инструменты теряют эффективность: лучше организовать обучение с помощью системы дистанционного обучения (СДО). 

Выбор инструментария зависит не только от ваших задач, но и от ваших внутренних бизнес-процессов. Выделим инструментарий, который необходим для обучения сотрудников: 

  • вебинары – обеспечивают широкий охват сотрудников в любой точке, новые знания передают в простой и доступной форме без необходимости вычитывать огромные тексты, живое общение или общение в чате, можно собирать статистику по посещениям. Современные сервисы дают возможность использовать инструменты вовлечения на вебинаре. Хорошо, когда сервис для проведения вебинаров интегрирован с системой дистанционного обучения. 

Например, компания «Хенкель Баутехник» благодаря этому смогла увеличить посещаемость вебинаров в 4 раза, сотрудники могли регистрироваться прямо из календаря мероприятий в СДО.

  • Система управления обучением (learning management system, lms) – это комплексное решение для управления обучением, оценки его эффективности и автоматизации рутинных процессов. Систему можно установить на собственном сервере компании или хранить в облаке.      

Система управления обучением позволяет:

  • автоматизировать процессы дистанционного и очного обучения, сведя рутину к минимуму;
  • использовать учебные материалы в любом формате;
  • проверять знания с помощью тестов, практических заданий и др.;
  • контролировать прогресс обучения с помощью преднастроенных отчетов;
  • сделать обучение мобильным;
  • создавать индивидуальные траектории обучения сотрудников;
  • осуществлять контроль и управление обучением сотрудников со стороны руководителя; 
  • мотивировать и вовлекать сотрудников с помощью геймификации;
  • собирать обратную связь и оповещать сотрудников;
  • подключать дополнительные модули для адаптации, оценки и других HR-процессов.

Для создания базы знаний можно использовать готовый бесплатный контент, приобрести готовый курс или заказать разработку индивидуальных курсов . Если есть желание самостоятельно разрабатывать  электронные курсы, компонуя текст, графику и анимацию, можно использовать конструктор курсов.

Важно понимать: в среднесрочной и долгосрочной перспективе можно столкнуться с нехваткой инструментов обучения, поэтому отталкивайтесь от задач, чтобы не пришлось менять систему управления обучением.

Например, если одной из задач является адаптация новичков, убедитесь, что вы сможете организовать ее с помощью СДО. Для этого проверьте, сможете ли вы выстроить траекторию обучения, автоматически назначать задачи и welcome-курсы. У новичков еще нет четкого понимания организационной структуры компании – но и это можно решить с помощью справочника по всем подразделениям и или информирования о кадровых изменениях. 

Если в вашей сфере часто обновляется информация о продукте, важен обмен знаниями между сотрудниками и нужна динамичная база практических знаний, полезным инструментом может стать «Форум» или раздел «Вопросы и ответы». Так, например, они используются в компании «Хенкель Баутехник», где сотрудники технологического отдела могут быстро обратиться к коллегам-экспертам и получить оперативный ответ. 

Если вы планируете собирать обратную связь от сотрудников, должна быть возможность проводить голосования и видеть результаты в удобной форме.

Хочется больше активности от сотрудников? Можно использовать геймификацию: получение бонусных очков, статусов и доска почета для самых успешных и эффективных учеников, реальные призы в «Магазине товаров». 

Стадия 3: разработка плана запуска

Презентация проекта
Четкая и понятная презентация плана– одно из условий успешного запуска обучения

Поставленные цели и выбранные функции определяют бюджет учебной программы. Предусмотрите расходы на:

  • инструменты для электронного обучения;
  • оплату команды обучения (в небольшой компании достаточно одного сотрудника);
  • материалы для курсов, если вы покупаете их;
  • оборудование, если в обычное время работники трудятся не за ПК.

После того как бюджет посчитан, составьте подробный план на согласование руководству, укажите сроки по каждому пункту, обоснуйте расходы и спрогнозируйте результаты.

Примерно план может выглядеть так:

  1. Обозначить измеряемую и достижимую цель. Цель проекта, например – стандартизировать обучение во всех филиалах в России. По результатам группы тестов специалисты технического отдела должны набрать не менее 85 баллов. 
  2. Выгода для компании в сравнении с действующей системой обучения или ее отсутствием. Сейчас на очное обучение уходит N дней, результаты по тестам в среднем M баллов, затраты на организацию очного обучения составляют L рублей и т. д.
  3. Необходимые ресурсы: LMS, интегрированная платформа для проведения вебинаров, электронные курсы, рабочие ПК для сотрудников в филиалах, сотрудники отдела обучения (2 человека) и т. д.
  4. Бюджет. 
  5. Сроки – от начала запуска с датами по каждому этапу. 

Важно: при выборе СДО учитывайте не только текущие потребности (например, возможность проводить вебинары и хранить обучающие материалы в корпоративной базе), но и будущие. Например, вы планируете проводить оценку KPI или компетенций. Подумайте, как вы организуете эти процессы, будет ли возможность быстро подключить эти функции и иметь доступ к статистике в одном окне. 

Презентация плана должна быть аргументированной, лаконичной и емкой. Проводите ее при участии всех ключевых сотрудников: топ-менеджеров и начальников подразделений. В дальнейшем это позволит избежать лишних вопросов, обсуждений и эффекта неожиданности («моим подчиненным нужно что-то учить, а я не в курсе»).

После прохождения технических стадий можно переходить к работе с СДО.

Стадия 4: запуск обучения и сбор обратной связи 

Обучающие материалы
Для максимальной эффективности обучения в СДО должно быть предусмотрено удобное хранилище материалов

На этом этапе вы можете оценить систему и понять, как ваши бизнес-процессы выглядят в системе управления обучением. Если ранее у вас не было обучения в компании, все процессы нужно будет создавать с нуля. В Mirapolis LMS предусмотрены возможности для быстрого старта в любых условиях.

Mirapolis LMS за счет широкого функционала позволяет не только организовать сложившиеся в компании практики обучения сотрудников (если они были ранее), но развивать новые процессы, расти. СДО позволяет организовать дистанционное обучение, хранить все обучающие материалы в одном месте. Их можно загружать в виде сгруппированной по различным темам структуры с правами доступа: юристам – один сегмент, отделу продаж – другой, бухгалтерии – третий. Материалы не теряются, каждый сотрудник может прочитать или посмотреть документ в любом формате.

Назначте обучение тестовой группе сотрудников:вебинары, тесты, практические задания

Попробуйте создать тест и дайте его пройти сотрудникам. Проведите пробный вебинар, посмотрите статистику по результатам пробного обучения и тестам.

Сообщить сотрудникам о начале обучения можно с помощью функции оповещения в СДО, и все сотрудники тестовой группы получат персональные уведомления. Более того, здесь можно настроить маршрут согласований обучения. Так, информацию о том, что сотруднику назначено обучение, получит он сам, его непосредственный начальник, который может согласовать или не согласовать его.

На первых порах необязательно покупать и создавать дорогой контент: ролики можно снимать на смартфон, делать презентации и подбирать материалы из открытых источников информации. Вводные модули должны быть краткими, актуальными и информативными. Учтите, что одни и те же учебные блоки могут понадобиться нескольким подразделениям – это, кстати, поможет сэкономить бюджет на обучении

Для повышения качества контента используйте мультиформатность: короткие лекции, проектные работы, вебинары. Последние могут быть встроены в систему управления обучением, как в Mirapolis LMS). 

Постоянно собирайте обратную связь, особенно это важно на старте — для этого в СДО есть встроенные опросы и голосования  обязательно узнайте, как прошла обкатка системы. Вы увидите в каком ключе развивать обучение как скорректировать формат, подачу материала и его содержание. 

Стадия 5: внутренний PR-обучения

Интерфейс системы дистанционного обучения на примере компании Балтийский лизинг

Сотрудники не должны учиться по приказу начальства – эффективность обучения «из-под палки» как минимум сомнительна. Обучение нужно проводить с постоянным подкреплением мотивации и чувства вовлеченности в процесс. Большую роль в этом играет внешний вид обучающего портала: красивая, современная СДО с удобным интерфейсом, интересными виджетами, привлекательными баннерами и лентой новостей создает положительный имидж у сотрудника. 

Екатерина Зинченко, тренинг-менеджер «Балтийский Лизинг» :

«Мы закупили и опубликовали на обучающем портале курсы по управленческим навыкам и личной эффективности, что помогло вовлечь в обучение руководителей подразделений.
Руководители стали активнее интересоваться результатами обучения подчиненных, и не только запрашивают эту информацию у нас, но и сами смотрят в системе Mirapolis LMS на панели руководителя».

Специальным инструментом для вовлечения сотрудников в СДО является геймификация, которая привносит в обучение соревновательный элемент: стремление получить награду – отличный способ вовлечения в образовательный процесс. Кто из сотрудников освоил больше всех курсов? – все это видно в рейтинге на образовательном портале. 

Mirapolis LMS можно использовать игровую валюту, начислять  баллы и формировать на их основе рейтинг рейтинг. Сотрудники выполняют практические задания (например, это успешно реализовано в компании «Деньгимигом»), сотрудники стараются превзойти результаты свои и коллег, заработать достижение, вырваться в топ лидеров. В результате обучение становится действительно увлекательным занятием без принуждения. 

Эффективным способом внутренней рекламы учебного курса станут новости и баннеры на корпоративном образовательном портале, летучки внутри отделов и филиалов с обсуждением учебных материалов. Чтобы отметить результат сотрудника можно выдавать сертификаты за прохождение курсов.

Активным участником внутреннего PR может стать и руководитель компании: в личном кабинете руководителя он видит активность подчиненных и сам может вовлекать новых «учеников». 

Внутренний PR учебных курсов – это не разовая процедура. Рекламировать СДО нужно с самого первого дня и в течение всего процесса обучения.

Стадия 6: оценка эффективности

Оценка эффективности СДО
Мало провести занятия, нужно понимать их результат

Чтобы понять, выполняются ли задачи дистанционного обучения, нужна постоянная обратная связь от сотрудников. Используйте для сбора регулярной обратной связи  опросы и голосования, а на форуме создаются ветки с обсуждениями. Оценить эффективность обучения  можно также с помощью готовых типовых отчетов, которые могут быть предусмотрены в системе управления обучением. 

Сервис для голосований
Собирайте обратную связь в LMS с помощью голосований

В Mirapolis LMS предусмотрена огромная и постоянно пополняемая библиотека готовых отчетов для всесторонней оценки обучения с глубокой аналитикой без потери данных.

Необходимо постоянно отслеживать эффективность обучения и на основе обратной связи от обучающихся, тренеров и руководителей, корректировать содержание и формат обучающего курса. Если обучающий курс перестал выполнять поставленные перед ним задачи, нужно уже перед запуском следующего потока исправить его, чтобы тот работал на достижение поставленных перед обучением целей.

Заключение: чек-лист по запуску дистанционного обучения

  1. Определитесь с целью и задачами.
  2. Выберите под них эффективные инструменты.
  3. Составьте план запуска и бюджет проекта.
  4. Протестируйте систему с помощью пробного запуска. Соберите обратную связь.
  5. Организуйте внутреннюю PR-кампанию обучения и поддерживайте интерес сотрудников к обучению.
  6. Оценивайте эффективность обучения и своевременно вносите изменения, чтобы придерживаться поставленных перед обучением целей.