Узнайте, какие основные этапы при внедрении портала существуют, какие нюансы нужно учесть. Что нужно учитывать при выборе решения

Создание корпоративного портала начинается с поступления инициативы и одобрения ее руководством. При этом идея о том, что нужно внедрить портал, не всегда базируется на объективных потребностях бизнеса. 

Условно цели внедрения можно разбить на три типа:

  • хочется создать портал, потому что такие системы есть у большинства партнеров и конкурентов;
  • корпоративный портал существует, но не функционирует должным образом и нуждается в доработке;
  • нет портала, но есть потребность в нем для решения конкретных бизнес-задач.

Цели последних двух типов более перспективны: когда портал ориентирован на улучшение работы, а не создается для галочки, вероятность добиться успеха от его использования намного выше.

Корпоративный портал для сотрудников
Корпоративный портал для сотрудников

Бизнес-задачи нужно формулировать конкретно, например:

  • объединить элементы корпоративной культуры;
  • сократить период адаптации новых сотрудников на 20 %;
  • облегчить взаимодействие сотрудников разных подразделений;
  • навести порядок в системе договоров;
  • ускорить процесс согласования и подписания документов на 40 % и т. д.

Портал позволяет организовать единую информационную и рабочую среду для сотрудников. Помогает донести принципы, ценности и цели компании и ориентировать персонал на их достижение. Ускоряет работу за счет автоматизации бизнес-процессов.

Определение функционала

Переходить к данному этапу необходимо, только когда есть принципиальное решение: создаем корпоративный портал. Соответственно, должно быть чёткое представление о цели и конечных пользователях портала.

Прежде всего стоит внедрить те модули, которые направлены на создание MVP (минимально жизнеспособного продукта). Важно, чтобы сотрудники могли использовать портал сразу, решая первоочередные задачи. В дальнейшем новые модули можно добавлять по мере необходимости.

В любом случае уже на первом этапе потребуются следующие блоки:

1. Организационная структура

2. Информация о компании

3. Корпоративные новости

Эти блоки обеспечат коммуникации и формирование отношения сотрудников к компании.

4. Справочник сотрудников

Интерфейс корпоративного портала
Справочник сотрудников упрощает общение

Этот блок упростит коммуникации между сотрудниками внутри и между подразделениями. В нем же указывается информация о новеньких и создается доска почета.

На практике примерно половина трафика среднестатистического корпоративного портала идет из раздела «Справочник сотрудников». Вместе с блоком «Структура компании» он составляет минимально жизнеспособный продукт (MVP).

5. Документы и приложения

Документы всегда в порядке

Блок облегчает поиск необходимой информации и работу с шаблонными документами: приказами, регламентами, бланками. 

6. Заявки и self-сервисы

интерфейс self-сервисы
Автоматизировать заявки отделов просто

С помощью этого блока можно упростить работу HR- и IT-отдела, бухгалтерии и административно-хозяйственного отдела за счет автоматизации подачи заявок.

На первом этапе совсем необязательно использовать только эти блоки: в зависимости от поставленных задач можно внедрить возможность совместной работы, обучение, геймификацию и т. д.

Выбор подходящего софта

От успешного решения этой задачи зависят скорость внедрения и качество готового продукта.

Есть три варианта программного обеспечения:

Типовое. Нацелено на решение определенного круга задач с минимумом настроек и без масштабирования. Самый бюджетный вариант.

Настраиваемое. ПО дорабатывается под потребности заказчика, сразу после его внедрения можно пользоваться гарантированным набором функций, в дальнейшем возможно расширить функционал, а систему масштабировать. 

Уникальное. ПО разрабатывают с нуля под конкретного клиента. Оно полностью отвечает поставленным задачам и бизнес-процессам. Самый долгосрочный и дорогой вариант.

Оптимальный вариант – выбрать настраиваемое решение с необходимыми модулями и возможностью программной доработки. Обязательно нужно учесть возможность масштабирования самой  системы, чтобы с ростом потребностей в развитии персонала корпоративный портал можно было быстро дополнить, к примеру, системой обучения или оценки персонала. При таком сценарии вы получите единый доступ к данным и аналитике из одной точки входа, не тратя время и деньги на интеграцию.

Рынок предлагает множество функциональных, но тяжелых решений, которые требуют серьезных вложений. Их внедрение обходится в тысячи (иногда – десятки тысяч) рублей за рабочее место, а сроки затягиваются на шесть и более месяцев. 

При выборе софта важно четко знать, что нужно для решения ваших задач, и не переплачивать за ненужный функционал из принципа «а вдруг пригодится». Например, решение Mirapolis Portal можно внедрить за четыре недели, сделав его полезным для 95 % сотрудников.

Выбор компании-подрядчика

Выбрав несколько программных продуктов с подходящим функционалом, сделайте запросы поставщикам. Расскажите о своих потребностях и попросите обрисовать возможности, обозначить сроки и цены.

Уже на первоначальном этапе вы сможете оценить потенциального подрядчика по скорости реакции на ваш запрос. Если уже на первых переговорах поставщик делает все не торопясь, не укладывается в сроки, значит, и дальше работа будет пробуксовывать. Это может быть первым тревожным сигналом – но для правильной оценки нужно учитывать все этапы взаимодействия с потенциальным подрядчиком.

Загрузка системы
Берегите нервы! Избегайте работы с медлительными подрядчиками

Изучите отзывы о компании и список ее клиентов: чем больше положительных отзывов и обширнее клиентская база, тем больше доверия заслуживает поставщик.

Внедрение системы

Чтобы ускорить процесс, весь контент для портала нужно подготовить до его внедрения. Важно, чтобы уже с первых недель внедрения системы пользователи имели к ней доступ и могли тестировать. Портал создается для удобства сотрудников и должен быть интуитивно понятным и простым. Предложения и пожелания сотрудников нужно анализировать на предмет объективной необходимости, отметая ненужный функционал.

Желательно, чтобы запланированные разделы и функции внедрили в течение 2–3 месяцев, после чего можно дорабатывать систему.

Усовершенствование портала

Улучшать функционал системы можно уже через полгода, когда будет достаточно опыта ее использования и собран массив данных.

Перед началом доработки желательно еще раз проанализировать запросы от сотрудников, чтобы ничего не упустить.

Ищете корпоративный потрал, который просто внедрить и легко пользоваться? Попробуйте Mirapolis Portal. Поддержим на каждом этапе.