Через 10 лет каждый третий сотрудник будет работать удаленно – с этим заявлением выступило издание Inc. еще в 2018 году. Пандемия только ускорила этот процесс. Перед компаниями стоит вопрос, как строить работу, когда эпидемия закончится: возвращаться в офис, пробовать гибридную форму или переходить на удаленку. Рассказываем о каждом из вариантов.
Постоянно работать в офисе: актуально или нет?
По результатам опроса Superjob в 2020 году, 72 % компаний уже возвращали сотрудников в офис или планировали это сделать. Некоторые не смогли перестроиться, а других обязывала специфика деятельности, например, если работа была связана с коммерческой тайной.
Но в 2021 году становится ясно, что постоянная работа в офисе для многих становится неактуальной. Например, в январе Mail.ru Group завила, что навсегда перейдет на гибридную форму.
Принимайте решение, выстраивать работу в офисе или нет исходя из специфики деятельности и мнения сотрудников: они могут поддержать удаленный формат, но могут выступить против. В офис можно вернуть только часть штата, а взаимодействие с остальными выстраивать с помощью специальных программных инструментов.
Кому подходит свободное посещение?
При свободном посещении или гибридном режиме работы сотрудники выходят в офис на пару дней в неделю, а остальное время работают из дома.
Этот подход показал свою эффективность в компаниях в сферах разработки, банковского обслуживания, телекоммуникаций, а также в творческих подразделениях, которые периодически проводят «мозговые штурмы» и коллективные обсуждения.
Банк «Хоум Кредит» организует в гибридном формате работу нескольких тысяч сотрудников колл-центров и головного офиса. В каждом подразделении формат работы и количество дней в офисе устанавливается индивидуально с учетом мнения работников. В колл-центрах большую часть времени в офисе проводят начинающие специалисты, а опытные сотрудники могут выходить на линию из дома.
В тестовом режиме гибридный формат работы действует в банке с лета 2020 года и показывает свою эффективность – все запланированные на год показатели были достигнуты.
Председатель правления Банка «Хоум Кредит» Дмитрий Пешнев-Подольский заявил, что компания не планирует отказываться от офиса, но преобразует его в пространство для единомышленников с коворкингами, кофейнями, спортивными площадками.
Когда часть сотрудников работает в корпоративном коворкинге, а другая – большую часть времени проводит дома, нужно создать комфортное пространство для общей работы. В этом может помочь Mirapolis Portal – это корпоративный портал, на котором реализованы рабочие группы и сообщества для совместной деятельности.
«Билайн» практикует гибридный формат работы с 2016 года. В компании действует проект BeeFree, участники которого могут посещать офис два-три раза в неделю. Согласно внутренним исследованиям, 92 % из них готовы рекомендовать такой формат. При этом командное взаимодействие сохраняется на должном уровне, об этом упоминают 77 % сотрудников.
Часть административных сотрудников «Билайн» (примерно 50 %) постоянно работает в офисе и имеет закрепленное рабочее место – в основном это работники кадровой службы, администраторы, офис-менеджеры. Другая часть – специалисты по маркетингу, финансам, HR, продажам – посещает офис периодически и имеет мобильные рабочие места. Еще часть – аналитики, технологи, служба поддержки продаж – работает в режиме Home office.
Исполнительный вице-президент по работе с персоналом Ольга Филатова определяет BeeFree как сочетание правильной IT-системы и философии:
«Мы все привыкли работать с 9 до 18, и нам кажется, что мы контролируем людей, которые работают рядом с нами. Это был вызов не только для сотрудников, но и для руководителей, потому что им сложно было управлять удаленными командами. Понимание, что важен результат – и есть то главное изменение философии, которого мы достигли за годы (существования проекта – прим.ред.)».
Для «удаленщиков» в компании тоже есть правила: график вне офиса должен быть согласован, план работы составлен и занесен в todo-лист, и в рабочие часы сотрудник должен быть доступен для коммуникации.
За встречи, командную работу, общение в мессенджерах, еженедельные планерки отвечает руководитель подразделения.
«Инфомаксимум» – продуктовая IT-компания. Территориально находимся в Саранске (респ. Мордовия), на «удаленку» ушли одновременно со всей страной.
До декабря прошлого года были убеждены, что как только ситуация наладится, все сотрудники будут выведены в офис. Однако во время итоговых ревью руководителей стало ясно, что многие ребята полностью адаптировались на «удаленке» и хотели бы продолжать работать в таком формате. Мы привыкли слушать своих сотрудников, и сейчас занимаемся проработкой вопроса работы в гибридном формате. Пока предполагаем, что такой вариант предложим программистам-разработчикам и специалистам по тестированию.
Сейчас офлайн работает 35% сотрудников. Это администрация, техподдержка, продажи, маркетинг, HR, дизайн, проектирование, аналитика данных. На полной «удаленке» у нас весь backend и 90% frontend.
Александр Бочкин, генеральный директор компании «Инфомаксимум»
Как полностью перейти на удаленку и не потерять эффективность?
Удаленная работа строится на обеспечении безопасного взаимодействия с IT-инфраструктурой, внутренних коммуникациях и дистанционном контроле деятельности.
Инфраструктура
Создание и обеспечение доступа к IT-инфраструктуре включает:
- совместную работу с документами;
- удаленный доступ к корпоративным программам и инструментам;
- аудио- и видеосвязь.
«Ростелеком» в апреле 2020 года перевел на удаленную работу более 40 тысяч сотрудников – всех, чьи обязанности могут быть выполнены без присутствия в офисе или на объекте.
Предварительно компания развернула инфраструктуру для дистанционного подключения к внутренним корпоративным ресурсам, почте, IT-решениям для проведения аудио- и видеоконференций. В системе могут одновременно работать примерно 30 тыс. специалистов.
Оперативную информацию о жизни компании сотрудники получают через специальное приложение и корпоративный портал, а навыки развивают в онлайн-университете.
До того, как принять решение об окончательном переходе на удаленную работу, руководители отделов собрали данные о техническом состоянии домашних рабочих мест сотрудников.
Был разработан и согласован чек-лист с набором минимального софта. Благодаря договору с курьерской службой, все вопросы с передачей документов решались при помощи одного телефонного звонка.
Очень пригодился внутренний корпоративный портал. Мы создали там отдельную страницу, где были указаны контакты руководителей и их зоны ответственности, чек-листы и правила использования специального ПО, вопросы по доступам/регламентам/документам, рекомендации по организации времени на «удаленке».
Совещания и встречи фиксировались в календаре, там указывалась ссылка на видеоконференцию, состав участников и повестка. Все совещания были регламентированы и шли четко по графику.
Александр Бочкин, генеральный директор компании «Инфомаксимум»
Корпоративный портал Mirapolis Portal позволяет выстроить коммуникации между сотрудниками и создать единую базу знаний и библиотеку документов для всей компании. Решение помогает структурировать данные и вести по ним поиск. На корпоративном портале можно создать библиотеку регламентов и других документов и гибко настроить уровни доступа для разных сотрудников.
Коммуникации
Процессы, которые в офисе складываются естественно, на «удаленке» требуют внимания. Реорганизация внутренних коммуникаций включает:
- обновление внутренней документации;
- обучение сотрудников удаленной работе;
- изменение HR-процессов (контроль кадров, задач, форм и механизмов отчетности);
- вовлечение и мотивацию.
Мы сделали два типа небольших опросников, при помощи которых узнавали настроения коллектива. Первый – «Как вы себя чувствуете?» отправляли ежедневно в корпоративном чате. Нужно выбрать один из пяти ответов, каждый из которых означает степень настроения. Второй – более расширенный опрос раз в неделю. Для его прохождения нужно 5 минут. По ответам мы понимаем, чувствует ли сотрудник, что стал работать больше, всего ли ему хватает, насколько комфортно в текущих условиях, нужно ли ему больше общения. Опросы проводятся на базе корпоративного портала.
Александр Бочкин, генеральный директор компании «Инфомаксимум»
Контроль
Удаленный контроль может быть:
- постоянным (отслеживание рабочего времени и перемещений по геолокации, мониторинг рабочего стола);
- точечный (исполнителю ставится задача и дедлайн, оцениваются KPI, метрики, результаты).
Второй вариант предпочтительнее, если вы хотите сформировать культуру доверия к сотрудникам.
«Удаленка» делает бизнес эффективнее: расширяет зону поиска специалистов, помогает внедрить гибкие программные решения, мотивирует развиваться быстрее. Компаниям, которые пока не готовы разрабатывать собственные продукты, на помощь приходят готовые решения – корпоративные сервисы, доски задач, программы для адаптации и обучения персонала, учета рабочих процессов.